The beginnings of a new normal: A large-scale agile transformation in a technology company

Loading...
Thumbnail Image
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2022-01-25
Department
Major/Subject
Information Networks
Mcode
SCI3047
Degree programme
Master’s Programme in Information Networks
Language
en
Pages
96+5
Series
Abstract
Agility is in a growing demand across fields and regardless of operation size. Organizational transformation from traditional project-based model to agile method and culture happens gradually through making practical and structural changes, adjusting to the changes, and internalizing the new values and culture. The new normal is created through change management, changes in the actions and thinking of individuals, and sensemaking in everyday interactions. There has been a fair amount of research of large-scale agile transformations. However, less attention has been paid to the impacts, challenges, and experiences of change management by those impacted by the transformation. This thesis aims to bridge the gap by studying the impacts and challenges of the ongoing large-scale transformation in working practices, work order management and leadership. Additionally, this thesis portrays the experiences of change management from employee, leader, and stakeholder perspectives. The thesis is a qualitative case study of an automation unit of a large technology company. Data was collected through 21 theme interviews, which were analyzed following the hermeneutic phenomenological tradition. The results of the study include the impacts and challenges of the transformation and experiences of change management from multiple perspectives. Working practices have been impacted by self-organizing teams and growing transparency in the case unit. High turnover and unit-level cooperation create challenges currently. In work order management, the greatest impacts have been the changes made in order intake and prioritization. Challenges include a large backlog and applying the high-level priorities into practice. Management has been impacted by the changed management roles and clearer communication about goals and vision. Understanding the limits of self-management and lack of individual human relations management bring challenges. All the informant groups found the change management to be successful. However, for the employees, the vagueness of the trajectory of the change, sudden changes in direction, and large turnover have been negatively experienced. The leaders acknowledged that mistakes have been made along the way, and for them the most challenging aspects of change management have been change-resistance and the slow pace of cultural change. From the stakeholder perspective, the change has been implemented based on the demands of the case organization, without paying attention to the needs of other units in collaboration with the case unit. This thesis brings multiple perspectives and change management theory to large-scale agile transformation research. The case study broadens the understanding of impacts and challenges of agile transformation in product development and provides an experiential view of change management. To the case company the thesis provides suggestions on improving operations and change management.

Ketterät menetelmät ovat kasvavassa suosiossa organisaation toimialasta ja koosta riippumatta. Organisaation siirtyminen perinteisestä hierarkkisesta toimintamallista ketteriin menetelmiin tapahtuu vähitellen muuttamalla käytäntöjä ja rakenteita, sopeutumalla tehtyihin muutoksiin ja sisäistämällä uudet arvot ja kulttuurin. Uusi toimintatapa syntyy muutoksen johtamisen, yksilöiden toiminnan ja ajattelun muutoksen, sekä jokapäiväisissä vuorovaikutustilanteissa tapahtuvan merkityksellistämisen kautta. Laajan mittakaavan ketterien muutosten läpivientiä on tutkittu kohtuullisesti, mutta vähemmän on keskitytty muutoksen vaikutuksiin, nykyisiin haasteisiin ja muutosjohtamisen kokemuksiin osallistuvien ryhmien näkökulmista. Tämä diplomityö pyrkii tutkimaan ketterän muutoksen vaikutuksia ja haasteita automaatioyksikön työskentelytavassa, työtilausten hallinnassa ja johtamisessa. Lisäksi tutkimuksen tavoite on kuvata muutosjohtamisen kokemuksia työntekijöiden, johtajien, sekä sidosryhmien näkökulmista. Diplomityö on laadullinen tapaustutkimus suuren teknologiayrityksen tuotekehitysohjelman automaatioyksikössä. Tutkimuksessa toteutettiin 21 teemahaastattelua, jotka analysoitiin iteratiivisesti. Kaikki haastateltavat ovat olleet osana muutosta ja edustavat kolmea eri näkökulmaa: työntekijät, johtajat tai sidosryhmät. Diplomityön tulokset osoittavat muutoksen tuomat vaikutukset ja haasteet ja kokemukset muutosjohtamisesta useasta näkökulmasta. Työskentelytavassa huomattavia muutoksen vaikutuksia ovat tiimityöskentelyn itseohjautuvuus ja työnteon läpinäkyvyys yksikössä. Haasteita on tuottanut korkea vaihtuvuus ja yksikön tason yhteistyö. Työtilausten hallinnassa suurimmat vaikutukset liittyvät työpyyntöjen sisäänottoon ja priorisointiin. Haasteita saa aikaan suuri tilauskanta ja korkean tason prioriteettien vieminen käytäntöön. Johtamisen vaikutuksiin kuuluu johdon roolien huomattava muutos ja sujuvampi kommunikaatio tavoitteista. Haasteita tuottaa itseohjautuvuuden rajojen ymmärtäminen ja yksilötason ihmisjohtaminen. Kaikki ryhmät kokivat muutosjohtamisen pääosin onnistuneeksi. Kuitenkin työntekijöille hämmennystä on tuonut epäselvyys muutoksen kulusta, äkilliset johtajavetoiset suunnanvaihdokset ilman riittäviä perusteita, sekä suuri vaihtuvuus. Johtajat kokivat, että virheitä on tehty muutosjohtamisessa matkan varrella. Muutosjohtamisessa haasteellisinta on ollut muutosvastarinta ja kulttuurinmuutos. Koettiin, että muutosta on johdettu yksikön tarpeisiin perustuen, huomioimatta yhteistyön vaatimuksia ja muiden toimintamalleja. Sidosryhmiä ei ole osallistu muutoksen suunnitteluun riittävästi. Tämä diplomityö tuo suurien ketterien muutoksien tutkimukseen moninäkökulmaisuutta ja hyödyntää muutosjohtamisen teoriaa ketterien menetelmien kontekstissa. Tapaustutkimus laajentaa ymmärrystä ketterän muutoksen vaikutuksista ja haasteista teollisuuden tuotekehitysohjelmissa, sekä tarjoaa kokemuksellisen näkökulman muutosjohtamisen ymmärtämiseen. Kohdeyritykselle työ tarjoaa ehdotuksia, miten toimintaa tulisi kehittää ja muutosta johtaa jatkossa.
Description
Supervisor
Ylitalo, Jari
Thesis advisor
Tarsa, Janne
Keywords
large-scale agile transformation, agile, transformation, change management
Other note
Citation