Functional Requirements for Project Portfolio Management Support System

Abstract

Project Portfolio Management (PPM) has become a significant factor of success in today's project-oriented organizations. Decision Support Systems (DSS) are needed to help portfolio decision makers. Academic research has this far to a great extent concentrated on computerizing complex optimization models while other aspects of decision support have been left without much attention.

The research problem of this thesis is: What are the functional requirements for a PPM Support System (PPMSS). The problem is addressed by first conducting a series of literature analyses on decision making, DSS and PPM theories. Decision making is studied from both normative and descriptive viewpoints. Group decision making is analyzed. Furthermore, project evaluation and visual support for portfolio selection and balancing are studied in detail. From the literature analyses a myriad of functional needs for PPMSS is derived. These needs form an initial hypothesis of the functional requirements.

Analyses of four case organizations and a seminar for interviewing case organization's representatives are used in order to support many of the requirements. If a functionality need is encountered also in the cases, it is considered "confirmed" compared to those that are not. This way, the second hypothesis of the functional requirements is constructed. Further support is gained by using the results of a survey among Finnish organizations concerning the current state of the management of multiple projects. The results give insight to the relative importance of the functionalities.

This study identifies 165 different required functionalities for PPMSS. As literature on decision support for PPM concentrates on optimization models implemented in software, this thesis widens the view by identifying many needs in the areas of PPM process support, group decision making, information flows, helping the user of the system, project and portfolio visualization and most importantly, support for heuristic problem solving. Further research is needed to validate the results empirically. Implementation of software fulfilling the requirements can serve as validation.

Projektisalkun kunnollinen hallitseminen on tärkeä menestystekijä nykypäivän projektiorientoituneissa organisaatioissa. Salkkupäätösten tekijät tarvitsevat päätöksenteon tukijärjestelmää tukemaan ryhmän työtä. Tähänastinen akateeminen tutkimus on keskittynyt kompleksisten optimointimallien tietotekniseen toteutukseen. Sen sijaan päätöksenteon tukemisen muut osa-alueet ovat jääneet paljolti huomiotta.

Tämän diplomityön tutkimusongelma on: Mitkä ovat toiminnalliset tarpeet projektisalkun hallinnan tukijärjestelmälle? Ongelman ratkaisemisen ensimmäinen askel on sarja kirjallisuusanalyysejä, joissa pohditaan päätöksenteon, sen tukijärjestelmien ja projektisalkunhallinnan teorioita. Päätöksentekoa tutkitaan sekä normatiiviselta että deskriptiiviseltä kannalta. Lisäksi ryhmäpäätöksenteon erikoispiirteitä analysoidaan. Salkunhallinnan teorioissa keskitytään projektien arviointimenetelmiin sekä salkun valinnan ja tasapainotuksen tukemiseen visuaalisilla apuvälineillä. Koko kirjallisuuskatsauksesta vedetään johtopäätöksinä suuri joukko toiminnallisia tarvemäärittelyjä salkunhallinnan tukijärjestelmää varten. Ne muodostavat ensimmäisen hypoteesin ratkaisusta.

Tutkimuksen toinen askel on tutkia neljää kohdeorganisaatiota sekä erityistä seminaaria tarkoituksena perustella kirjallisuudesta pääteltyjen toiminnallisuuksien tarpeellisuutta. Mikäli tarve toiminnallisuudelle tulee vastaan myös tapaustutkimuksessa, se katsotaan perustellummaksi verrattuna sellaisiin tarpeisiin, jotka eivät esiinny organisaatioissa tai seminaarissa. Lopputuloksena muodostetaan toinen hypoteesi. Kolmas askel käyttää hyväkseen tuloksia kyselytutkimuksesta suomalaisten organisaatioiden moniprojektiympäristön johtamisesta. Tulokset antavat lisävarmennusta osalle toiminnallisista tarpeista sekä tietoa tarpeiden suhteellisesta tärkeydestä.

Diplomityö tunnistaa 165 toiminnallisuutta salkunhallinnan tietotekniselle avustamiselle. Kun kirjallisuus on keskittynyt optimointimallien tietotekniseen toteutukseen, tämä tutkimus laajentaa näkökulmaa löytämällä monia tarpeita tukea salkunhallintaprosessia, ryhmäpäätöksentekoa, järjestelmän käyttöä sinänsä, tietovirtoja, projektien ja salkkujen visualisointia ja tärkeimpänä heuristista ongelmanratkaisua. Lisätutkimusta tarvitaan tulosten empiiriseen validointiin, mikä voidaan tehdä toteuttamalla määrittelyt täyttävä järjestelmä.