The reinforcing loop of precautionary non-use: A qualitative study of generative AI adoption in the Finnish public sector

Abstract

The rapid emergence of Generative Artificial Intelligence (“GenAI”) presents a significant opportunity for transforming operational efficiency, yet its adoption is often hindered by profound human-centric challenges. This is particularly true in large, risk-averse organizations where the tension between innovation and compliance is most acute. This thesis investigates the primary human-centric barriers that restrict employees from effectively utilizing GenAI tools in their work processes.

The study employs a qualitative and exploratory approach, focusing on two large Finnish public sector organizations during their initial pilot of a GenAI toolset. Data was collected through semi-structured interviews with eight employees from diverse roles and organizational levels. The analysis was guided by a multi-level framework for digital transformation, focusing on the interplay between organizational and individual factors.

The findings reveal that the primary obstacle to effective GenAI adoption is not a single barrier, but a systemic, self-sustaining dynamic conceptualized as a "Reinforcing Loop of Precautionary Non-Use." This loop is ignited by critical organizational enablement failures, including passive leadership and a risk-averse culture that discourages experimentation. This passive context amplifies employees' natural scepticism towards the new technology into a foundational mistrust, rooted in severe data security concerns and the perceived unreliability of GenAI outputs. This mistrust leads to cautious, low-impact behaviours that fail to demonstrate value, thereby reinforcing the organization's initial passivity and locking the employees into the negative cycle.

The central implication is that breaking this cycle requires leadership-driven strategy. First, leaders must activate the transformation to counter passive enablement. Next, they must build foundational trust through clear governance and reliable GenAI tools. Subsequently, they can cultivate competence through strategic upskilling to change employee behaviour. Finally, leaders must focus on high-value use cases and success stories to demonstrate a clear return on investment and build positive momentum, creating a cycle of effective GenAI integration over precautionary non-use.

Generatiivisen tekoälyn nopea kehitys tarjoaa huomattavia mahdollisuuksia organisaatioiden toiminnan tehostamiseen, mutta sen tehokasta käyttöönottoa hankaloittaa syvälle juurtuneet ihmiskeskeiset haasteet. Tämä ilmiö korostuu erityisesti suurissa, riskejä karttavissa organisaatioissa, joissa innovaation ja organisaatiota koskevan sääntelyn välinen jännite on voimakkainta. Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena on tutkia keskeisimpiä ihmiskeskeisiä haasteita, jotka estävät työntekijöitä hyödyntämästä generatiivisen tekoälyn työkaluja tehokkaasti työprosesseissaan.

Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullista ja eksploratiivista lähestymistapaa. Tutkimus kohdistui kahteen suureen suomalaiseen julkisen sektorin organisaatioon niiden ottaessa käyttöön generatiivista tekoälyä pilottihankkeella. Aineisto kerättiin puolistrukturoidusti haastattelemalla kahdeksaa eri rooleissa ja organisaatiotasoilla toimivaa työntekijää. Analyysia ohjasi digitaalisen transformaation monitahoinen viitekehys, joka keskittyy organisaatio- ja yksilötason tekijöiden väliseen vuorovaikutukseen.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että tehokkaan käyttöönoton suurin este ei ole yksittäinen haaste, vaan systeeminen, itseään ylläpitävä dynamiikka, joka on käsitteellistetty tutkimuksessa "itseään vahvistavaksi varovaisuuden kierteeksi." Tämä kierre saa alkunsa organisaation puutteellisista tukirakenteista, kuten passiivisesta johtajuudesta ja kokeiluja rajoittavasta varovaisesta kulttuurista. Tämä passiivinen toimintaympäristö voimistaa työntekijöiden luontaista skeptisyyttä uutta teknologiaa kohtaan ja muuttaa sen perustavanlaatuiseksi epäluottamukseksi, joka juontuu tietoturvahuolista ja generatiivisen tekoälyn tuotosten epäluotettavuudesta. Epäluottamus johtaa varovaiseen ja vähävaikutteiseen tekoälyn käyttöön, joka ei tuota lisäarvoa. Tämä puolestaan vahvistaa organisaation alkuperäistä passiivisuutta ja lukitsee työntekijät negatiiviseen kierteeseen.

Tutkimuksen keskeinen implikaatio on, että tämän kierteen murtaminen edellyttää johdolta strategiaa, joka puuttuu kierteen osatekijöihin. Ensinnäkin johdon on aktivoitava muutos ja puututtava organisaation passiivisuuteen. Tämän jälkeen on rakennettava perustavanlaatuinen luottamus selkeällä hallintomallilla ja luotettavilla työkaluilla. Seuraavaksi työntekijät voidaan voimaannuttaa muuttamaan toimintaansa kehittämällä osaamista kohdennetulla koulutuksella. Lopuksi johdon on tuotettava onnistumisia keskittämällä käyttöä onnistuneisiin käyttökohteisiin, jotta tekoälysovelluksen arvo voidaan osoittaa ja positiivinen kierre luoda. Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa on välttämätön, jotta organisaatio voi siirtyä varovaisuuden kulttuurista kohti strategista ja luottavaista generatiivisen tekoälyn integraatiota.