Kapeasta näkemyksestä kohti kokonaiskuvan ymmärtämistä - Visualisoidun prosessimallin käyttö julkisten hankintojen sopimusprosessin hahmottamisessa

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2014
Department
Major/Subject
Tietointensiivinen liiketoiminta
Mcode
TU-12
Degree programme
Language
fi
Pages
vi + 76 s. + liitt. 9 s.
Series
Abstract
Public procurement accounts for a significant part of the GDP in Finland. In previous literature public procurement is said to focus handling regulated competitive tendering in a legally sound way. Instead, what should be seen is the bigger picture including planning as well as managing and implementing contracts. The goal of this study is, firstly, to research how people working within public procurement understand the procurement process, what they consider to be its goal and which elements they see relating to success of the procurement. Secondly, this study aims to find out if this understanding can be changed with the help of the visualized contracting process model. This study has been conducted as a qualitative research. Interviewees working within public procurement were interviewed before and after they familiarized themselves with the contracting process model. Part of them did the familiarization independently and part also participated in a workshop. The interview transcripts were analysed using content analysis. Based on the interviews, understanding of public procurement does not concentrate so heavily on competitive tendering as the previous literature states. The goal of procurement was seen to be the fulfilment of the paying unit's needs, getting a good contract and using taxpayers' money efficiently. Planning was considered to be an important part of the process whereas managing and implementing contracts were not highlighted. Need for collaboration within interviewees' own organizations was identified but the market was considered only as a source of the information. Though, the sample of seven interviewees is small and all the interviewees were working in large organizations. For that reason, the results cannot be generalized. The visualized process model succeeded in changing understanding especially with people who had a concrete idea how they would use the model in the future. This finding is in line with the theories of trialogical learning and boundary object stating that a mediating artefact must be useful for people. Outside the workshop, the interviewees did not discuss the model with other people but mainly read it alone. Although, the interviewees whose understanding changed most were planning to use the model in collaboration with others and had probably read the model from that point of view. This supports the importance of developing shared objects in collaboration with others, found in the theory. Even orienting towards future trialog presumably makes a monological learning situation more trialogical and promotes learning. The interviewees did not modify the model during the study. This might be explained with the format of the model, a PowerPoint presentation. Perceived finished ness for a computer based presentations is high, which has been found to be related to finding them less provisional. Also relatively short time between the interviews might explain why the model was not modified.

Julkiset hankinnat edustavat merkittävää osaa Suomen bruttokansantuotteesta. Aiemmassa kirjallisuudessa vallitsee näkemys, että hankintoja tehtäessä painotetaan hankintalain säätelemän kilpailutusvaiheen hoitamista juridisesti oikein. Hankinta tulisi kuitenkin hahmottaa laajemmaksi prosessiksi aina suunnittelusta sopimusaikaan. Tämän työn tavoitteena on ensinnäkin tuottaa tietoa siitä, kuinka julkisten hankintojen parissa työskentelevät ihmiset ymmärtävät hankintojen prosessin, mitä he pitävät sen päämääränä ja minkä asioiden uskovat vaikuttavan hankintojen onnistumiseen. Toiseksi työssä pyritään selvittämään, voidaanko tähän ymmärrykseen vaikuttaa visualisoidun sopimusprosessimallin avulla. Työ on toteutettu laadullisena tutkimuksena, jossa julkisten hankintojen parissa työskenteleviä henkilöitä on haastateltu ennen ja jälkeen sopimusprosessimalliin tutustumisen. Osa haastateltavista tutustui malliin itsenäisesti ja osa osallistui lisäksi workshopiin. Litteroitua haastatteluaineistoa on analysoitu sisältöanalyysin menetelmin. Tehtyjen haastattelujen perusteella ymmärrys julkisista hankinnoista ei ole niin kilpailutuskeskeinen kuin yleisesti ajatellaan. Hankinnan päämääränä nähtiin tilaavan tahon tarpeet täyttävä toimiva sopimus ja julkisten varojen tehokas käyttö. Suunnittelu miellettiin prosessissa tärkeäksi vaiheeksi, mutta sopimusaikaiseen toimintaan ei kiinnitetty yhtä paljoa huomiota. Oman organisaation sisäisen yhteistyön tarve nähtiin, mutta markkinoihin suhtauduttiin lähinnä tiedonlähteenä, johon ei oteta läheisempää kontaktia. Seitsemän haastateltavan otos on kuitenkin pieni, ja haastateltavat edustivat vain suuria hankintaorganisaatioita. Tästä syystä tulokset eivät ole yleistettävissä. Tutkittu visuaalinen prosessimalli onnistui ymmärryksen muuttamisessa erityisesti henkilöillä, joilla oli konkreettinen ajatus mallin jatkokäytöstä. Löydös tukee trialogisen oppimisen ja rajaesineiden teorioita siinä, että yhteisten kohteiden tulee toimiakseen olla ihmisille hyödyllisiä. Haastateltavat eivät workshopin ulkopuolella juuri käsitelleet mallia muiden kanssa, vaan tutustuivat siihen yksin. Tukea teorian esittämälle yhteisen työstämisen tärkeydelle kuitenkin tuo se, että ymmärrystään eniten muuttaneet aikoivat jatkossa käyttää mallia erityisesti yhdessä muiden ihmisten kanssa ja luultavasti ajattelivat sitä tästä näkökulmasta malliin tutustuessaan. Jo pelkkä orientoituminen tulevaan trialogiin tehnee monologisesta oppimistilanteesta trialogisemman ja auttaa oppimista. Haastateltavat eivät juuri muokanneet mallia tutkimusajan puitteissa, mikä voi selittyä mallin PowerPoint-muodolla. Sähköiset esitykset koetaan usein viimeistellyiksi, mikä on tiedon visualisoinnin tutkimuksessa havaittu liittyvän siihen, ettei niitä olla valmiita muokkaamaan. Muokkaamattomuuteen on voinut vaikuttaa myös lyhyt aika.
Description
Supervisor
Smeds, Riitta
Thesis advisor
Noso, Marika
Pohjonen, Soile
Keywords
visualisointi, rajaesine, tiedovälitys, trialoginen oppiminen, julkiset hankinnat, visualization, boundary object, knowledge transfer, trialogical learning, public procurement
Other note
Citation