Implementation of robotic process automation to a target process – A case study

Thumbnail Image

Files

master_Kyheröinen_Tuomas_2018.pdf (1.7 MB)

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.

Authors

Date

2018-05-09

Department

Major/Subject

Operations and Service Management

Mcode

SCI3049

Degree programme

Master’s Programme in Industrial Engineering and Management

Language

en

Pages

68+7

Series

Abstract

Advances in technology have throughout the history enabled organizations to improve their efficiency. With robotic process automation (RPA), organizations can finally begin to properly improve the productivity of knowledge-based work, too. With this prospect now at hand, companies need to figure a way to effectively and efficiently implement RPA to their processes. In knowledge-based work, automation solutions need to be tailored and customized to adapt to the needs for each target process. The RPA literature and project literature offer the building blocks to construct a model for implementing RPA solution to a target process. The aim for this thesis is to develop an understanding on RPA implementations and the forces that govern such projects. To this end, the study first explores relevant literature and synthesizes it to develop a template model for RPA implementation process, which then can be tested in a real life scenario, a case project. Producing, testing and improving the RPA implementation model is the core objective of this thesis. Through meticulously analysing the findings from this course of study, required understanding can be formed. RPA literature in general, due to the technology’s novelty, is not very comprehensive or mature as of yet. The existing literature is focused mostly on presenting what RPA is, instead of diving further down to nuanced connections. This study contributes to the existing literature by binding different established concepts together to form new knowledge. Using the context of RPA as a glue, literature about project life-cycles and project success were fused together to create an implementation process specifically tailored for RPA projects. In creating the RPA process model, project CSFs were closely and meticulously examined and adapted to specifically fit RPA projects. The case project in this study helps in establishing the validity of the aforementioned findings. From a managerial viewpoint, the main contribution of this study is establishing a template for this RPA process model, enabling proper RPA implementation projects. Indicated by the success of the case project, the RPA implementation process model proved to be properly made, successful and suitable for RPA. To help make RPA projects successful, the study introduces multiple critical success factors that need to be fulfilled; by concentrating sufficient resources on each of these factors managers can ensure successful RPA implementation projects. RPA projects can be treated as isolated and still be successful, but by following the established set of CSFs, there is more to gain than just success in singular projects.

Läpi historian teknologian kehitys on mahdollistanut organisaatioiden tehokkuuden kasvun. Robottimaisen prosessiautomaation (RPA) avulla organisaatiot voivat vihdoin kunnolla aloittaa myös tietopohjaisen työn tehokkuuden parantamisen. Tämän mahdollisuuden edessä yrityksien täytyy löytää tehokas ja vaikutuksellinen tapa ottaa RPA käyttöön prosesseissaan. Tietopohjaisessa työssä automaatioratkaisut täytyy räätälöidä ja kustomoida jokaiseen käyttökohteeseen ja prosessin sopiviksi. RPA- ja projektikirjallisuus tarjoavat rakennuspalikat kohdeprosessin RPA-ratkaisun käyttöönottomallin rakentamiseen. Tämän diplomityön päämäärä on ymmärtää RPA-käyttöönottojen ja siihen liittyvien projektien taustalla vaikuttavia voimia. Tätä varten tutkimus aloitetaan kirjallisuudesta, joka syntetisoidaan prosessimalliksi RPA-käyttöönottoprojekteille. Sitten kyseistä mallia testataan käytännössä case-projektissa. Tämän RPA käyttöönottomallin tuottaminen, testaaminen ja parantaminen on työn avaintavoite. Analysoimalla työn löydöksiä tarkasti ja perinpohjaisesti voidaan saavuttaa riittävä ymmärrys työn päämäärän saavuttamiseksi. Johtuen RPA-teknologian uutuudesta, sitä koskeva kirjallisuus ei yleisesti ottaen ole vielä kattavaa. Olemassa oleva kirjallisuus keskittyy suurilta osin esittelemään RPA:n ominaisuuksia, sen sijaan että käsitteitä ja yhteyksiä käsiteltäisiin syvällisesti. Tämä työ täydentää aiempaa teoriaa yhdistelemällä vakiintuneita käsitteitä muodostaen uutta tietoa. Käyttämällä RPA:ta kontekstisena liimana projektielinkaari ja projektien onnistumista käsittelevää kirjallisuutta yhdistetään muodostamaan erityistesti RPA:lle räätälöity käyttöönottoprosessi. Tätä mallia luodessa projektien kriittisiä onnistumiskriteerejä tarkasteltiin ja mukautettiin RPA:han sopiviksi. Case-projekti puolestaan auttaa vahvistamaan edellä mainittujen löydösten validiuden. Johtamisen näkökulmasta työn tärkein anti on RPA-käyttöönottoprojektimalli, joka mahdollistaa kunnollisen RPA-projektien läpiviennin. Case-projektin onnistuminen osoittaa, että käyttöönottomalli on asianmukaisesti rakennettu, onnistunut ja sopiva RPA:han. RPA-projektien onnistumisen edesauttamiseksi työ esittelee monia kriittisiä onnistumiskriteerejä – projektijohtajien tulee kohdistaa riittävästi resursseja jokaiseen näistä kriteereistä, jotta projektien onnistumisesta voidaan varmistua. RPA-projekteja voidaan kohdella itsenäisinä ja ne voivat silti onnistua, mutta onnistumiskriteerejä seuraten voidaan mahdollistaa myös kokonaisen projektiverkon onnistuminen.

Description

Supervisor

Tanskanen, Kari

Thesis advisor

Leppänen, Tony

Keywords

robotic process automation, project management, implementation project, project success

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-201806012945

Collections

[dipl] Perustieteiden korkeakoulu / SCI