Evaluating the Global Design System in Its Early Development Phase
Loading...
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu |
Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Authors
Date
2023-05-15
Department
Major/Subject
Software and Service Engineering
Mcode
SCI3043
Degree programme
Master’s Programme in Computer, Communication and Information Sciences
Language
en
Pages
74 + 6
Series
Abstract
A design system is a set of reusable web components sharing common design principles. Generally a design system consists of web component library, style guide, design guidelines and content guidelines. Design systems are used for constructing user interfaces in organizations in order to ensure design consistency and to reduce number of overlapping work. However, constructing a design system is often not easy. Especially more matured organizations often have a lot of design and technical documentation already in place and that complicates standardization. In addition, building a design system usually requires a lot of resources in all kinds of organizations and therefore some optimization is needed. The goal of this thesis is to investigate how the global design system of the case company could be improved in the future. The results are based on the literature review and the empirical study. In the literature review, the aim was to find out research material on general ways to improve a design system. The empirical study was a case study where the information was gathered through interviews and a survey held in the case company. The interviews were targeted for people working closely with the global design system. On contrary, the survey was aimed for the users of the design system and some of them had also contributed to the system. The empirical study revealed that having global assets has already been found to be beneficial in the case company. The respondents thought that global assets save design and development work in the organization, because there is no need for rebuilding the web components by product teams repeatedly. The increase in global collaboration was also highly valued. However, it was revealed that the adoption of the global design system has not been fully successful due to low number of guidelines and other global assets. There has also been a lot of misunderstanding when it comes to collaboration between the design system team and the product teams. Possible solutions to address the issues are ensuring enough workforce and other resources on the project and focusing on more comprehensive and up-to-date documentation and guidelines for the users of the system. The most important conclusion of the thesis is that the case organization should focus on establishing a clear vision of the global design system, because the misunderstandings of the core of the design system are complicating the adoption process unnecessarily. A clear vision of the global design system and spreading it across the organization would raise the confidence of the product teams on the future existence of the global design system and its benefits. In addition, it helps allocating the company resources into the targets benefiting the global design system the most.Suunnittelujärjestelmä koostuu uudelleenkäytettävistä web-komponenteista, jotka jakavat yhteiset suunnittelun periaatteet. Yleensä suunnittelujärjestelmä koostuu web-komponenttikirjastosta, tyyliohjeista, suunnittelu- sekä sisältöohjeistuksista. Suunnittelujärjestelmiä käytetään käyttöliittymien rakentamiseen organisaatioissa, jotta käyttöliittymien ulkoasu säilyisi yhtenevänä, sekä jotta limittäisen työn määrä vähenisi organisaation sisällä. Suunnittelujärjestelmien kehittäminen ei ole kuitenkaan helppoa. Erityisesti vanhemmissa organisaatioissa suunnitteluun ja tekniseen toteutukseen liittyvää dokumentaatiota on jo ennestään paljon, mikä vaikeuttaa toimintatapojen standardisointia. Lisäksi suunnittelujärjestelmän kehittäminen vaatii paljon resursseja kaiken kokoisissa organisaatioissa, ja sen seurauksena kehitysprosessin optimointi on tarpeellista. Tämän diplomityön tavoite on tutkia, miten tutkittavan yrityksen globaalia suunnittelujärjestelmää voisi parantaa tulevaisuudessa. Työn tulokset pohjautuvat kirjallisuuskatsaukseen sekä empiiriseen tutkimukseen. Kirjallisuuskatsauksessa tavoitteena oli löytää tutkimusmateriaalia yleisistä tavoista parantaa suunnittelujärjestelmiä. Empiirinen tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa tietoa kerättiin haastatteluilla ja kyselyllä, jotka toteutettiin tutkittavassa yrityksessä. Haastattelut kohdennettiin ihmisille, jotka työskentelevät läheisesti globaalin suunnittelujärjestelmän parissa. Sitä vastoin kysely kohdennettiin suunnittelujärjestelmän käyttäjille ja niille, jotka olivat myös mahdollisesti osallistuneet järjestelmän web-komponenttien kehittämiseen. Empiirisessä tutkimuksessa selvisi, että globaalin suunnittelujärjestelmän resurssit ovat jo nyt olleet hyödyllisiä yritykselle. Vastaajien mielestä globaalit resurssit vähentävät suunnitteluun ja kehittämiseen käytettävää aikaa organisaatiossa, koska tällöin ei ole tarvetta rakentaa web-komponentteja toistuvasti uudelleen yrityksen sisällä. Globaalin yhteistyön kasvua arvostettiin myös paljon. Tutkimuksessa kuitenkin huomattiin, että globaalin suunnittelujärjestelmän käyttöönotto ei ole ollut täysin onnistunutta, koska ohjeistuksen ja muiden resurssien määrä koettiin riittämättömäksi. Yrityksen sisällä oli myös väärinymmärryksiä liittyen kollaboraatioon suunnittelujärjestelmän kehitysryhmän sekä tuotetiimien välillä. Mahdollisia ratkaisuja näillä ongelmille on varmistaa riittävä työvoima sekä muut kehitysresurssit globaalin suunnittelujärjestelmän projektille sekä keskittyminen kokonaisvaltaisempaan sekä ajantasaiseen dokumentaatioon ja ohjeistukseen tuotteen käyttäjille. Diplomityön tärkein johtopäätös on, että tutkittavan yrityksen tulisi keskittyä määrittelemään globaalille suunnittelujärjestelmälle selkeä visio, koska väärinymmärrykset suunnittelujärjestelmän ydinasioista vaikeuttavat tuotteen käyttöönottoa tarpeettomasti. Globaalin suunnittelujärjestelmän selkeä visio ja siitä tiedon levittäminen organisaatiossa nostaisi tuotetiimien varmuutta tuotteen olemassaolosta vielä tulevaisuudessa sekä sen hyödyistä. Lisäksi se auttaisi allokoimaan yrityksen resurssit niihin asioihin, jotka hyödyttävät globaalia suunnittelujärjestelmää eniten.Description
Supervisor
Kauppinen, MarjoThesis advisor
Matusevičiūtė, UršulėKeywords
design system, user interface, design guidelines, global software development