Managing secrets in an open society: secret organizations and the strategic management of secrecy as a part of organizations’ reputation management

Abstract

The majority of literature on organizational brands and reputation focuses on assessing what an organization wants its brand and reputation to be like, and how (and to what extent) these organizations are then perceived by others. One often-overlooked dimension of organization’s reputation is the situation, where one or several of the key components of the organization are deliberately concealed from outsiders. Very little research has been conducted on what kind of role such organizational secrets and can play in marketing and branding of contemporary organizations, if utilized and leveraged strategically.

In this thesis the first comprehensive overview depicting the dynamics of secrecy management is created, which can be used as a starting point for a completely novel approach to strategically incorporating the use of secrets in brand building and reputation management. The thesis starts with a review of existing literature, theories, and perspectives on secrecy, secrets and secret organizations. After that, a new framework depicting the various dynamics, tensions, and elements of managing secrecy is presented. This framework is applied to analyze three instrumental cases, where organizations which can be categorized as “secret organizations” participated in conscious secrecy management. These cases are then analyzed from the perspective of what made these organizations react - when, why, and how these secret organizations decided to manage their secrecy?

The analysis uncovers different situations within the broader scheme of dynamics of secrecy management: The Perception shift and the Amplifying effect.

The findings and dynamics depicted in this thesis suggest that there is, in fact, potential benefits in utilizing strategic secrecy management as a method of managing reputation and in leveraging the various benefits of secrecy for an organization.

Based on these findings, a set of managerial suggestions on how to utilize strategic secrecy management is presented along with suggestions for future research.

Suurin osa organisaatioiden brändin- ja maineenhallintaan liittyvästä kirjallisuudesta ja tutkimuksesta on keskittynyt tarkastelemaan sitä, miten hyvin organisaatiot onnistuvat luomaan haluamansa kaltaisen brändin ja maineen, minkälaisia brändin- ja maineenhallinnallisia tavoitteita organisaatioilla on, sekä millaiseksi organisaation brändi koetaan ulkopuolisten parissa. Yksi usein huomiotta jäävä ulottuvuus organisaatioiden maineeseen liittyen on tilanne, missä yksi tai useampi organisaation maineeseen liittyvistä ydinpiirteistä on tarkoituksella piilotettu ulkopuolisilta. Tällaisten ns. organisaatiosalaisuuksien roolia ja mahdollista strategista hyödyntämistä organisaatioiden maineenhallinnassa on tutkittu erittäin niukasti.

Tutkielmassa luodaan kattava yleiskuva salailun johtamisesta ja hallinnasta, jota voidaan hyödyntää lähtökohtana uudelle lähestymistavalle, jossa salaisuuksia käytetään strategisesti organisaation maineen ja brändin rakentamiseen ja hallintaan. Tutkimus alkaa olemassa olevan kirjallisuuden tarkastelulla, keskittyen teorioihin ja näkökulmiin salaisuuksista, salaseuroista sekä salaisuuksien hyödyntämisestä. Tämän jälkeen esitellään uusi viitekehys, joka kuvaa salailun hallintaan ja johtamiseen liittyviä vaikutussuhteita, jännitteitä sekä osa-alueita. Kyseistä viitekehystä käytetään analysoimaan kolmea instrumentaalista tapausta, joissa ”salaseuroiksi” luokiteltavat organisaatiot ovat osallistuneet tietoiseen strategiseen salailun hallintaan ja johtamiseen. Näissä tapauksissa tarkastellaan, mikä sai järjestöt reagoimaan – milloin, miten ja miksi nämä salaseurat päättivät ryhtyä tilanteissa aktiiviseen salailuun?

Tarkemmassa analyysissa käsitellään tapauksissa ilmenneet muutokset normaaliin tilanteeseen nähden. Nämä ovat käsitysten muutos (Perception shift) sekä vahvistava vaikutus (Amplifying effect).

Tutkielmassa kuvatut havainnot viittaavat siihen, että strategisella salailun johtamisella voi olla organisaatioille merkittävää hyötyä osana maineenhallintaa. Näihin havaintoihin perustuen esitellään ehdotuksia käytännön sovellutuksista liikkeenjohdolle, joissa käsitellään, miten strategista salailua voidaan hyödyntää osana organisaation toimintaa.