Improving Supplier Documentation and Reporting Process for Propulsion Systems

Abstract

Nykyisin yritysten pitää pystyä hallitsemaan nopeasti kasvavaa dokumenttimäärää. Dokumenttien määrän kasvu asettaa vaatimuksia dokumenttien hallinnalle varsinkin silloin, kun tuotteet valmistetaan toimittajien muodostamissa yritysverkostoissa. Yrityksillä on myös oltava tehokkaat raportointimenetelmät, jotta voidaan varmistaa toimitusten valmistuvan aikataulun mukaan. Sähköinen tiedonvälitys, erityisesti Internet, tarjoaa uusia kehitysmahdollisuuksia yhteistyöhön toimittajaverkostossa.

Tässä diplomityössä käsitellään toimintamallin luomista dokumenttienhallintajärjestelmä EDMS Documentumin käyttämiseksi toimittajayhteistyössä. Työ on tehty ABB Marine & Turbocharging -liiketoimintayksikössä Helsingissä. Työn tulos on toimitusdokumentaation välittämiseen ja toimitusten seurantaan soveltuva järjestelmä. EDMS Documentumin toimittajaversion kansiorakenne, dokumenttipohjat ja toimintamalli luotiin ABB Marine & Turbocharging -yksikön henkilöstön tarpeiden ja vaatimusten mukaan. Tarpeet ja vaatimukset määritettiin keskusteluissa ja palavereissa. Myös benchmarkingia käytettiin tutkimusmenetelmänä.

EDMS:n toimittajaversiossa on paljon mahdollisuuksia. Esimerkiksi dokumenttien etsimiseen kuluva aika pienenee merkittävästi, koska kaikki toimittajadokumentit on tallennettu samaan paikkaan. Ajansäästön vuoksi voidaan säästää myös huomattavia rahasummia. Lisäksi EDMS:n avulla voidaan pienentää laatukustannuksia ja välttää myöhästymissakkoja. Järjestelmää voidaan jatkossa kehittää edelleen sitä jo nyt käyttävien kymmenen toimittajan kanssa.

Yleisesti toimittajien on saatava riittävästi tukea, kun toimittajayhteistyössä otetaan käyttöön sähköinen järjestelmä. Järjestelmän käyttöönottavalla yrityksellä on oltava projektin toteutuksesta tarkka suunnitelma. Käyttöönotolle on esitettävä perusteluita ja varsinkin järjestelmän käytön edut on osoitettava selkeästi.