User-oriented long term management planning - Business planning as a tool

Abstract

Traditionally the long term building planning has been made based on what is mentioned in the condition assessments and surveys. Future repair needs have been selected from these evaluations and not much interest has been given to the user opinion and needs. As the competition in the real estate business has increased the real estate owners and investors have noticed that in order them to succeed they must invest in client and user satisfaction. In real estate business this is called tenant satisfaction.

The fundamental purpose of real estate investing is to make maximum profit. The real estate management plan is to help the real estate investor to present the actual operations how to meet their own objectives and goals. The purpose of this thesis is to enhance the management plan and make the long term planning be more user-oriented. The user oriented view increases tenant satisfaction which creates more profit.

Tenant satisfaction is a combination of tenant-lessor relationship and terms and conditions of the lease agreement. The satisfaction level is also affected by the location of the premises, the technical functionality and usability of the premises, image, services, networking possibilities and cost efficiency. The key part of this thesis is to combine these different satisfaction factors into the investor's management plan.

This thesis was implemented as an action research. Action research group was formed by members of real estate investor and members from real estate managing company. As a result from the group meetings, a new version of the Business Planning tool was created. This new version was tested in practice and was approved to be a useful tool. The new version of the business planning tool guides and helps the managers and investors to plan renovations in a more user oriented perspective.

Perinteisesti kiinteistön pitkäntähtäimen korjaussuunnittelua (PTS) on tehty kiinteistön teknisen korjaustarpeen näkökulmasta. Korjaustarpeet on usein poimittu kiinteistöstä tehdyistä kuntoarvioista ja kuntotutkimuksista, ja tilojen käyttäjien mielipiteille ei ole annettu suurtakaan painoarvoa. Kiinteistöliiketoiminnan kilpailutilanteen koventuessa kiinteistön omistajat ovat havainneet, että kilpailussa pärjääminen edellyttää panostamista asiakas- ja käyttäjätyytyväisyyteen. Kiinteistöliiketoiminnan ollessa kyseessä puhutaan vuokralaistyytyväisyydestä.

Kiinteistösijoittamisen perimmäinen tarkoitus on kiinteistöstä saatavien tuottojen maksimointi. Kiinteistön toimintasuunnitelma on työkalu, jonka avulla kiinteistönomistaja esittää konkreettiset toimenpiteet omien tavoitteidensa saavuttamiseksi. Tämän työn tarkoituksena on kehittää kiinteistöomistajan käytössä olevaa Business Planning nimistä toimintasuunnitelmatyökalua käyttäjälähtöisempään suuntaan. Kehitystyö aloitettiin, jotta omistaja pystyisi suunnittelemaan kiinteistöjensä pitkäntähtäimen korjaamista siten, että se parantaisi kiinteistöjen vuokralaistyytyväisyyttä. Tämän työn tuloksena kehitetyn työkalun lähtökohtana on parantaa kiinteistöjen käyttäjien tyytyväisyyttä ja sitä kautta parantaa kiinteistöomistajan kiinteistöistä saamaa tuottoa.

Vuokralaistyytyväisyyteen vaikuttavat mm. suhde vuokranantajaan ja sopimuksen ehdot. Lisäksi tyytyväisyyteen vaikuttavat kiinteistön sijainti, vuokralaisen tilojen toimivuus sekä käytettävyys, mielikuvatekijät, kiinteistön palvelut, asiakassuhde, vuokrasopimustekijät, verkostosuhteet sekä hinta- ja kustannustekijät. Edellä mainittujen tyytyväisyyteen vaikuttavien asioiden kytkeminen kiinteistöomistajan toimintasuunnitelmaan oli tutkimuksen ydin.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, johon osallistuivat kiinteistönomistaja sekä manageriyrityksen edustajat. Toimintatutkimuksen tuloksena luotiin uusi versio Business Plannign työkalusta, joka todettiin testauksen aikana toimivaksi työkaluksi joka auttoi kiinteistön korjausrakentamista suunnittelevia henkilöitä ajattelemaan korjausrakentamista käyttäjien kannalta.