Applying lean principles to order-to-delivery process for spare parts with embedded software

Abstract

AC drive manufacturers promise product support for their products for decades. In AC drives there are components which are installed with software and providing product support includes being able to supply these components as spare parts. To ensure that these operations are efficient, we apply the lean principles to them. Because the range of product variants in this case is extremely vast, it is not reasonable to focus on improving the process of all products equally.

The goal of this thesis is to find out, on which products the improvement efforts should be focused, how the lean principles can be applied to the process and what kind of effect applying lean principles to this process has. As a result, suggestions for the case company are given in order to improve their performance.

The products are divided into four product groups that are prioritized according to their sales volumes. By using 80/20-principle, we decide to focus on two product groups which account for 77\% of total sales volume. In the order-to-delivery process customer values short delivery time and high product quality. During the process there are interruptions caused by insufficient order information. As there is no continuous improvement process in place for this process, these problems keep on recurring. We form a picture of perfection which describes the future state of the process. In this picture we ensure that high quality products are delivered to the customers with no interruptions in the process flow by applying poka-yoke to the software installation process, practicing 5S, implementing continuous improvement process to the order-to-delivery process and maintaining and improving standards.

Taajuusmuuttajavalmistajat lupaavat tuotetuen tuotteilleinsa kymmeniksi vuosiksi. Taajuusmuuttajat sisältävät komponentteja, joihin tulee asentaa ohjelmisto, ja tuotetuki sisältää näiden komponenttien tarjoamisen varaosina. Varmistaaksemme, että näiden varaosien tilaus-toimitusprosessi on tehokas, sovellamme siihen Lean-periaatteita. Koska tuotevalikoima on tässä tapauksessa erittäin laaja, ei ole järkevää keskittyä parantamaan prosessia kaikkien tuotteiden osalta tasapuolisesti.

Tämän diplomityön tarkoituksena on selvittää, minkä tuotteiden tilaus-toimitusprosessin parantamiseen tulisi keskittyä, miten Lean-periaatteita voidaan soveltaa prosessiin ja millainen vaikutus Lean-periaatteiden soveltamisella tässä prosessissa on. Näiden tulosten pohjalta kohdeyritykselle annetaan ehdotuksia, joilla he pystyvät parantamaan tilaus-toimitusprosessin tehokkuutta.

Varaosat ovat jaettu neljään tuoteryhmään, jotka priorisoidaan niiden myyntimäärien perusteella. Käyttämällä 80/20-periaatetta päätämme keskittyä kahteen tuoteryhmään, joiden osuus on 77\% kokonaismyyntimäärästä. Tilaus-toimitusprosessissa asiakas arvostaa lyhyttä toimitusaikaa ja tuotteiden korkeaa laatua. Tilaus-toimitusprosessin aikana tapahtuu pysähdyksiä, jotka johtuvat riittämättömistä tilaustiedoista. Koska tilaus-toimitusprosessiin ei ole otettu käyttöön jatkuvan parantamisen prosessia, nämä ongelmat toistuvat. Muodostamme kuvan täydellisyydestä, joka nyt kuvaa prosessin tulevaisuuden tilaa. Tässä kuvassa varmistamme, että korkealaatuisia tuotteita toimitetaan asiakkaille ilman keskeytyksiä käyttämällä poka-yokea ohjelmiston asennuksen yhteydessä, harjoittamalla 5S:ää, ottamalla käyttöön jatkuvan parantamisen prosessin tähän tilaus-toimitusprosessiin ja ylläpitämällä sekä kehittämällä standardeja.