Internal distribution and structuring of information in a global energy company

Abstract

Tämä diplomityö tehtiin Wärtsilä NSD:n voimalaitosyksikön Market Information System (MIS) -projektissa, jonka tärkeimpänä tavoitteena on ollut luoda intranet-pohjainen järjestelmä voimalaitosyksikön sisäiseen tiedonvälitykseen. Diplomityön tavoitteeksi asetettiin voimalaitosyksikössä tarvittavan tiedon kartoittaminen, mahdollisten tietolähteiden identifiointi ja tarvittavan tiedon jäsentäminen intranet-järjestelmää ajatellen mielekkäiksi kokonaisuuksiksi.

Työn teoriaosassa käydään läpi perusasiat informaatiotutkimuksesta ja knowledge managementistä sekä selitetään tiedontarvetutkimukseen liittyvää termistöä. Lisäksi käsitellään lyhyesti aihetta intranet-tekniikka.

Kohdeympäristö kuvataan suhteellisen perusteellisesti. Ensiksi käydään läpi voimalaitosprojektien erityispiirteitä ja energiamarkkinoihin viimeaikoina vaikuttaneita asioita, kuten sähkömarkkinoiden vapautumista ja ympäristömääräysten kiristymistä, sekä kerrotaan lyhyesti Wärtsilä NSD:n voimalaitosyksikön toiminnasta ja tuotteista. Tämän jälkeen kerrotaan hieman tarkemmin MlS-projektista ja muusta Wärtsilä NSD:n voimalaitosyksikössä tapahtuvasta informaationhallinnasta.

Tutkimusmenetelmäksi tiedontarpeen selvittämiseen valittiin ns. teemahaastattelu, joka luetaan tutkimusmenetelmänä kuuluvaksi kvalitatiivisiin kenttämenetelmiin. Haastatteluja tehtiin yhteensä 18 kappaletta. Voimalaitosyksikössä työskentelevien tiedontarve vaihteli huomattavasti riippuen haastateltavan työtehtävistä. Haastattelujen perusteella sekä myyntiryhmässä että tutkimus- ja tuotekehitysosastolla tarvitaan tietoa etenkin omista tuotteista ja kilpailijayrityksistä. Projektiryhmässä sen sijaan tarvitaan lähinnä maakohtaista tietoa.

Kun tiedontarve oli selvitetty, tarpeelliseksi koettu tieto jäsennettiin intranet-järjestelmän kannalta sopiviksi kokonaisuuksiksi. Ensiksi tieto jaettiin Wärtsilä NSD:n sisäiseen tietoon ja ulkoisista lähteistä hankittuun tietoon. Tämän jälkeen tietoa jaettiin pienempiin osiin, kunnes yksittäisten dokumenttien koko oli kohtuullisen pieni.

Työn lopussa annetaan suosituksia MIS-projektin jatkoa ajatellen. Tässä osiossa korostetaan sitä, että järjestelmään valittavan tiedon jalostamiseen ja järjestelmän ylläpitoon on varattava riittävästi resursseja ja ammattitaitoista työvoimaa.