Benefits of Robotic Process Automation – Exploring Organisations at Different Stages of Maturity in RPA

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2017-12-13
Department
Major/Subject
Operations and Service Management
Mcode
SCI3049
Degree programme
Master’s Programme in Industrial Engineering and Management
Language
en
Pages
64
Series
Abstract
The purpose of this study was to explore what kind of benefits Robotic Process Automation (RPA) can bring to organisations, and investigate how the results differ between organisations that are at different stages of maturity in RPA. The research was qualitative case study which explored the RPA journey of five different organisations, and analysed how RPA benefits these organisations. The major findings include novel ideas about the benefits of RPA, and the following assumptions: Organisations that are beginners in RPA, or less mature, attempt to benefit from it by means of short-term cost reductions. In contrast, mature organisations pursue longer-term value creation and revenue generation. Additionally, the beginners are more conservative regarding planning and controlling how the resources released by automation are redeployed. Finally, mature organisations are more aware of the dynamic benefits, or benefits that are rather byproducts than intentional objectives, thus being able to leverage such benefits better than the beginners. The managerial approaches associated with low maturity involve flaws that reduce the potential of RPA’s benefits for business. Firstly, if a cost reduction strategy aims to reduce staff expenses, employees reject to co-operate. Secondly, if the employees have no control over their job descriptions, it becomes challenging for managers to keep them motivated. In contrast, mature approaches that provide employees with autonomy, letting them replace boring manual tasks with activities that are more valuable to both the employees and the organisation, have more beneficial outcomes.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaisia hyötyjä ohjelmistorobotiikka (RPA) voi tuoda organisaatioille, sekä tutkia, miten tulokset eroavat eri RPA-maturiteeteissa olevien organisaatioiden välillä. Tutkimus oli kvalitatiivinen tapaustutkimus, joka tarkasteli viiden eri organisaation kokemuksia ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä liiketoiminnassaan, ja analysoi millaisia hyötyjä organisaatiot saavat RPA-teknologian käytöstä. Keskeisenä tutkimustuloksena on lista, joka nimeää ohjelmistorobotiikan potentiaalisia hyötyjä organisaatioille. Lisäksi tutkimus tuotti seuraavat olettamat: 1) Organisaatiot, joiden RPA-maturiteetti on matala, pyrkivät hyötymään RPA:sta ensisijaisesti nopeiden kustannussäästöjen kautta. Sen sijaan korkean maturiteetin organisaatiot tavoittelevat RPA:lla pidemmän aikavälin arvon luontia ja liikevaihdon kasvattamista. 2) Matalan maturiteetin organisaatioissa on korkean maturiteetin organisaatioihin verrattuna konservatiivisempi tapa johtaa muutosta, jonka työtehtävien automatisointi aiheuttaa: edellisissä johto ohjaa tarkasti työtehtävien uudelleenjärjestämistä, kun taas jälkimmäisissä henkilöstöllä on enemmän vapauksia vaikuttaa, millaista korvaavaa työtä he tekevät tehtävien siirryttyä roboteille. 3) Korkean maturiteetin organisaatioilla on Matalan maturiteetin organisaatioita parempi käsitys RPA:n dynaamisista hyödyistä, eli hyödyistä, jotka ovat ennemminkin sivutuotteita kuin tarkoituksella haettuja hyötyjä. Edellisillä on siten jälkimmäisiä paremmat edellytykset hyötyä niistä. Matalan maturiteetin johtamiskäytäntöihin liittyy haasteita, jotka vähentävät RPA:n potentiaalisia hyötyjä liiketoiminnalle. Ensinnäkin, jos kustannussäästöstrategiaa toteutetaan henkilöstösäästöillä, henkilöstö ei ole yhteistyöhaluinen. Toiseksi, jos työntekijöiden mahdollisuuksia vaikuttaa heidän työtehtäviensä muuttumiseen rajoitetaan, motivaation ylläpito on haastavaa. Sen sijaan korkean maturiteetin johtamiskäytännöt, jotka antavat työntekijöille itsenäistä vaikutusvaltaa ja mahdollistavat tylsien työtehtävien korvautumisen mielekkäillä tehtävillä, jotka luovat enemmän arvoa sekä organisaatiolle että työntekijälle, tuottavat parempia lopputuloksia.
Description
Supervisor
Artto, Karlos
Thesis advisor
-, -
Keywords
RPA, robotic process automation, benefits, maturity
Other note
Citation