Improving the Software Maintenance Takeover Process – A Case Study

Loading...
Thumbnail Image
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2024-01-22
Department
Major/Subject
Software and Service Engineering
Mcode
SCI3043
Degree programme
Master’s Programme in Computer, Communication and Information Sciences
Language
en
Pages
107 + 6
Series
Abstract
When a software project is done and delivered, the system must be maintained for it to remain relevant for its users. This transfer from the development to the maintenance phase can be difficult, especially if the maintenance is outsourced to an external company. This kind of shift of responsibility requires an efficient knowledge transfer and a good process to ensure that the system is transferred as effectively as possible. The maintenance service provider should have an efficient process to ensure they can take over the customer’s system. This thesis focuses on improving such a takeover process at the case study company, OrangIT Oy. The goal of this case study was to analyse the current state of the OrangIT takeover process, determine the main pain points in it, and improve the process upon those parts. The study was conducted by doing a current state analysis which included a documentation analysis and semi-structured interviews for the OrangIT employees. After that, a targeted literature review was conducted to answer the discovered pain points. Finally, a new process was created, and it was validated in an internal workshop at OrangIT. The main contributions of this study are the improved takeover process description and a list of additional guidelines that could help improve the process even further. The new process addresses the found pain points by defining the goal, the Definition of Done, the roles involved in the process and their responsibilities, the list of artefacts that need to be produced during every takeover, and the complete workflow of the process. The process is now fully documented, which improves the transparency and consistency problems. This thesis contributes to the scientific field by extending prior research and highlighting the lack of scholarly content in the development of takeover processes, especially from the perspective of maintenance service providers. The process framework I propose in this study can be a foundational reference for subsequent studies.

Kun ohjelmistoprojekti on valmis ja otettu käyttöön, järjestelmää on ylläpidettävä, jotta se pysyy hyödyllisenä käyttäjilleen. Siirtyminen kehitysvaiheesta ylläpitovaiheeseen voi olla vaikeaa, etenkin jos ylläpito on ulkoistettu ulkopuoliselle yritykselle. Tällainen vastuun siirto edellyttää tehokasta tiedonsiirtoa ja hyvää prosessia, jotta voidaan varmistua siitä, että järjestelmä siirretään mahdollisimman tehokkaasti. Ylläpitopalveluntarjoajalla tulisi olla tehokas prosessi varmistaakseen, että asiakkaan järjestelmä saadaan otettua haltuun. Tämä opinnäytetyö keskittyy parantamaan yhtä tällaista haaltuunottoprosessia tutkimuksen tapausyrityksessä, OrangIT Oy:ssä. Tämän tapaustutkimuksen tavoitteena oli analysoida OrangIT:n haltuunottoprosessin nykytilaa, tunnistaa sen suurimmat ongelmakohdat ja parantaa prosessia näillä osa-alueilla. Tutkimus suoritettiin nykytila-analyysinä, johon kuuluivat dokumenttianalyysi ja haastattelut OrangIT:n työntekijöille. Sen jälkeen suoritettiin kohdennettu kirjallisuuskatsaus, jonka tarkoituksena oli vastata löydettyihin ongelmakohtiin. Lopuksi luotiin uusi prosessikuvaus, joka validoitiin OrangIT:n sisäisessä työpajassa. Tämän tutkimuksen tärkeimmät tuotokset ovat parannettu haltuunottoprsessi ja lista lisäohjeista, jotka voisivat auttaa parantamaan prosessia entisestään. Uusi prosessi ratkoo löydettyjä ongelmakohtia määrittelemällä prosessin tavoitteet, valmiin määritelmän (Definition of Done), prosessiin osallistuvat roolit ja niiden vastuut, luettelon artefakteista, jotka on tuotettava jokaisen haltuunoton aikana, ja koko prosessin työnkulun. Prosessi on nyt täysin dokumentoitu, mikä parantaa läpinäkyvyyttä ja johdonmukaisuutta. Tämä opinnäytetyö edistää tieteellistä tutkimusta laajentamalla aikaisempaa tutkimusta ja osoittamalla, että tiedonpuutetta on yritysten haltuunottoprosessien kehittämisessä, erityisesti ylläpitopalveluntarjoajien näkökulmasta. Tässä tutkimuksessa esitelty prosessikehys voi toimia perustavana viitekehyksenä tuleville tutkimuksille.
Description
Supervisor
Lassenius, Casper
Thesis advisor
Nykänen, Samppa
Mäkelä, Ilari
Keywords
software maintenance, takeover, process model, knowledge transfer
Other note
Citation