Integrating data-driven management into municipal work

Thumbnail Image

Files

master_Pihlaja_Vanessa_2025.pdf (2.02 MB)

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

School of Science | Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.

Authors

Date

2025-11-19

Department

Major/Subject

Software Engineering and Architectures

Mcode

Degree programme

Master's Programme in Information Networks
Master's Programme in Information Networks
Master's Programme in Information Networks

Language

en

Pages

104

Series

Abstract

Most Finnish municipalities are facing growing financial distress, making continuous understanding of resources essential across departments and roles. In response, data-driven management has been promoted to ground decisions in evidence, and various tools and platforms have been introduced to support this approach. However, these systems have remained outside everyday routines for most employees, so data-driven management has not reached the level municipalities want. This thesis explores how data-driven management can be better integrated into municipal decision-making, and how digital systems can support this process. Using Softwave’s Johdon Työpöytä (JT) as a case example, this study examines users’ needs and challenges to help redesign a UI that better supports these goals. Applying a design science research (DSR) approach, this work combines interview insights with existing literature to identify design opportunities, such as so-called nudging techniques, that help municipalities embed data-driven management more deeply into their operations. Interviews with municipal employees indicate that despite the stated goal of ensuring staff commitment and ownership of the budget and finances, the adoption of the system remains weak. Many employees view data tracking as outside the scope of their role, and that leadership has not driven uptake of JT strongly enough. Users appreciate the system’s visual data, but the overall user experience lacks sufficient user-friendliness. The amount of data causes information overload and reduces users’ motivation to keep using the system. This thesis contributes both an understanding of municipalities’ needs in data-driven management and a practical design that addresses them. The redesigned JT produced in this study applies usability heuristics and nudging techniques, such as simplification, messenger effects, and social norms, to improve engagement and encourage regular use. Concrete improvements like clearer navigation, search, and customizable dashboard reduce cognitive load and make the data easier to access, interpret, and act on in daily work. Together, these solutions demonstrate how usability and behavioural design can help municipalities embed data-driven management more naturally into everyday decision-making.

Iso osa Suomen kunnista on yhä suurenevan taloudellisen paineen edessä, mikä tekee resurssien jatkuvasta seurannasta välttämätöntä kaikilla kunnan hallinnon aloilla. Ratkaisuna tähän onkin usein korostettu tiedolla johtamista, jossa päätöksenteko pyritään perustamaan tietoon ja dataan. Tätä lähestymistapaa tukemaan onkin kehitetty erilaisia digitaalisia työkaluja. Nämä tiedolla johtamisen työkalut ovat kuitenkin pitkälti jääneet päivittäisen toiminnan ulkopuolelle, eikä tiedolla johtaminen ole saavuttanut kunnissa toivottua tasoa. Tämä diplomityö tutkii, miten tiedolla johtaminen voidaan integroida paremmin osaksi kunnallista päätöksentekoa, ja miten digitaaliset järjestelmät voivat tukea tätä prosessia. Tutkimus hyödyntää erästä tiedolla johtamisen työkalua, Softwaven Johdon Työpöytää (JT), jonka käyttäjien tarpeita ja haasteita tarkastellaan JT:n käyttöliittymän uudelleensuunnittelun pohjaksi. Tutkimus hyödyntää suunnittelutieteellistä (DSR) menetelmää, jossa kunnan työntekijöiden haastatteluista saadut löydökset yhdistetään tieteelliseen kirjallisuuteen käytettävyydestä ja digitaalisista tuuppausmenetelmistä. Työn tavoitteena on tunnistaa millaiset suunnitteluratkaisut voivat tukea tiedolla johtamisen juurtumista osaksi kuntien hallinnollisten työntekijöiden päivittäistä toimintaa. Haastattelut osoittavat, että vaikka selkeänä tavoitteena on saada henkilöstö seuraamaan erityisesti talouden perustietoja ja budjettia, järjestelmien hyödyntäminen on edelleen vähäistä. Moni työntekijä ei koe talouden seurantaa osaksi omaa työnkuvaansa, eikä johto ole riittävästi tukenut tuotteen käyttöönottoa ja levittämistä. Käyttäjät näkevät tuotteen visuaalisuuden sen isona vahvuutena, mutta käytettävyys koetaan yleisesti suhteellisen heikoksi. Datan suuren määrän koetaan aiheuttavan myös informaatiokuormitusta, mikä vähentää halua käyttää järjestelmää. Työ lisää ymmärrystä kuntien tiedolla johtamisen tarpeista, sekä käyttöliittymän suunnittelumenetelmistä, joilla voidaan pyrkiä vastaamaan näihin tarpeisiin. Tässä työssä tuotetun udelleen suunnitellun JT:n käyttöliittymä hyödyntää käytettävyyden periaatteita sekä digitaalisia tuuppausmenetelmiä, kuten yksinkertaistamista, viestintuojavaikutusta, sekä sosiaalisia normeja sitoutumisen ja säännöllisen käytön edistämiseksi. Parannusehdotukset sisältävät muun muassa selkeämmän navigoinnin, hakutoiminnon, sekä muokattavan etusivunäkymän, joiden avulla pyritään vähentämään kognitiivista kuormitusta ja helpottavan datan hyödyntämistä kunta-arjen päätöksenteossa. Tulokset osoittavat, kuinka käytettävyydellä ja käyttäytymiseen perustuvalla suunnittelulla voidaan pyrkiä auttamaan kuntia juurruttamaan tiedolla johtamisen luontevaksi osaksi päivittäistä toimintaa.

Description

Supervisor

Sarvas, Risto

Thesis advisor

Silen, Daniel

Keywords

data-driven management, user interface design, usability, digital nudging, user engagement, design science research

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-202512169360

Collections

[dipl] Perustieteiden korkeakoulu / SCI