Facilitating public procurement processes with multi-criteria decision analysis
No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Business |
Master's thesis
Author
Date
2023
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Information and Service Management (ISM)
Language
en
Pages
114+2
Series
Abstract
Public procurement is a multi-staged and complex process where the selection of the best tender is considered a paramount objective. Decision making plays a vital role in public procurement processes. However, the European Union legislation restricts the autonomy of decision making by defining the framework for public procurement activities in EU member states. In public procurement, a contract can be awarded based on the lowest price or the most economically advantageous tender. Especially when evaluating the most economically advantageous tender, the identification of the best tender can be considered a multi-criteria decision making problem, the solution to which can be facilitated by multi-criteria decision analysis, MCDA. Previous research on the application of MCDA in public procurement has essentially focused on how it can facilitate the evaluation of tenders. However, it is recognized that MCDA can aid in problem-solving more broadly beyond the evaluation of alternatives. Despite this recognition, there is limited previous research on the subject and very little empirically backed evidence of MCDA’s broader benefits in public procurement processes. This thesis aims to fill the gap in previous research by exploring how MCDA can be utilized in public procurement by integrating it as a comprehensive part of the procurement process, from identifying the need for procurement to formulating the contract and monitoring its implementation and execution. The research method used is a qualitative case study, preceded by an academic literature review, summarizing the most relevant previous findings. The case study explores the HX fighter program, being the most expensive defence procurement in the history of Finland. The HX fighter program applied a unique MCDA model that had a central role in its public procurement process. The results of the case study confirm observations from previous literature, which had not been conclusively demonstrated. The findings suggest that by utilizing MCDA in the procurement process, various aspects of the process and even its outcomes can be influenced in multiple ways. The author hopes that the results of this thesis will encourage practitioners in public procurement to integrate MCDA more comprehensively into their public procurement processes.Julkiset hankinnat ovat monivaiheisia ja monimutkaisia prosesseja, joissa parhaan mahdollisen tarjouksen valintaa pidetään keskeisenä tavoitteena. Päätöksenteko on keskeisessä roolissa julkisissa hankintaprosesseissa ja Euroopan Unionin jäsenmaissa päätöksentekoa ohjaa EU:n lainsäädäntö, joka määrittää kehyksen, jonka puitteissa julkisia hankintoja tehdään. Tämä lainsäädäntö rajoittaa samalla päätöksenteon vapautta julkisissa hankinnoissa. Julkisissa hankinnoissa sopimus myönnetään joko halvimman hinnan tai kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Etenkin kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa parhaan tarjouksen tunnistusta voidaan pitää monikriteerisenä päätösongelmana, jonka ratkaisua voidaan helpottaa monikriteerisen päätösanalyysin menetelmillä. Aikaisemmat tutkimukset monikriteerisen päätösanalyysin hyödyntämisestä julkisissa hankintaprosesseissa ovat keskittyneet erityisesti siihen, kuinka monikriteerinen päätösanalyysi edesauttaa tarjousten arviointia. Monikriteerisen päätösanalyysin voidaan kuitenkin katsoa hyödyttävän ongelmanratkaisua myös tarjousten arviointia ja vertailua laajemmin. Tämän hyödyistä julkisissa hankintaprosesseissa on olemassa vain vähän aikaisempaa tutkimusta ja hyvin vähän empiirisellä tutkimuksella vahvistettuja todisteita. Tämä pro gradu pyrkii täyttämään aukon aikaisemmassa kirjallisuudessa tutkimalla, kuinka monikriteeristä päätösanalyysia voidaan hyödyntää julkisissa hankinnoissa integroimalla se kokonaisvaltaiseksi osaksi hankintaprosessia aina hankinnan tarpeen tunnistuksesta sopimuksen muotoiluun sekä toteutuksen valvomiseen saakka. Tutkimusmetodina toimii laadullinen tapaustutkimus, jota pohjustaa akateeminen kirjallisuuskatsaus. Kirjallisuuskatsaus kokoaa yhteen oleellisimmat aikaisemmat löydökset. Tapaustutkimuksessa käsitellään HX-hanketta, joka on Suomen tähänastisen historian kallein puolustushankinta. HX-hankkeessa hyödynnettiin sille varta vasten räätälöityä monikriteeristä päätöksentekomallia, joka oli hankkeessa keskeisessä roolissa. Tapaustutkimuksen tulokset vahvistavat aikaisemmassa kirjallisuudessa esitettyjä, vain ehdotuksiksi jääneitä havaintoja monikriteerisen päätösanalyysin hyödyntämisessä julkisissa hankinnoissa. Tutkimuksen löydökset viittaavat siihen, että monikriteeristä päätösanalyysiä hyödyntämällä hankintaprosessiin ja jopa sen tuloksiin voidaan vaikuttaa monin eri tavoin. Tutkimuksen tulosten toivotaan kannustavan julkisen hankinnan ammattilaisia hyödyntämään monikriteeristä päätösanalyysia kokonaisvaltaisena osana julkisia hankintaprosesseja.Description
Thesis advisor
Vilkkumaa, EevaKeywords
public procurement, multi-criteria decision analysis, MCDA, decision analysis, decision making, defence procurement, case study
