Controlling outsourced maintenance of service station network

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Engineering | Master's thesis
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Date
2013
Major/Subject
Energiatalous ja voimalaitostekniikka
Mcode
Ene-59
Degree programme
Language
fi
Pages
97
Series
Abstract
This study concerns the controlling outsourced maintenance of service station network. The aim of the study is to find and to determine the critical success factors for managing outsourced maintenance of service station network. At first focus is in gas station networks in Finland and in the special features of their maintenance. Next procurement process is presented and the specific features of the service contracts are taken into account. After that the outsourced maintenance is taken under consideration. Balanced scorecard as a measurement system is presented and it is applied to service station maintenance. Finally conclusions are presented. Procurement can be defined as an external resource management. Purchasing has changed from mechanical buying to more strategic function, which requires a new kind of know-how and tools. Procurement processes can be divided into strategic and operational level. Supplier selection is considered as one of the most critical decisions in procurement process. The decision should be based on detailed analysis where the supplier's resources and performance are widely evaluated. During the agreement period maintenance activities has to be actively guided and developed. Also special features of service agreements and commonly used procurement tools are considered at this phase. Petrol station maintenance has many special features compared to many other areas of maintenance. Maintenance of buildings and forecourt equipment are examined separately due to their different characteristics. Work safety in maintenance is also examined in this connection. Especially maintenance analysis is a critical factor in ensuring that maintenance activities are performed in right time and size. Large station networks emphasize the importance of information management and documentation. Electronic service logs and real estate information systems are a great help in this. Outsourced maintenance should be constantly monitored. Without monitoring possible problems cannot be noticed and corrective actions cannot be performed in right time. Successful supplier selection and good agreement document are not enough if the supplier's performance is unknown. Balanced scorecard is applied for this purpose. In addition to the need for measurement and careful supplier selection, one of the most outstanding observations is that outsourcing will change corporate risk profile. Outsourced functions will turn to external resources. Management of outsourced activities requires different kind of knowledge and competencies compared to in-house maintenance. Efficiency of outsourced maintenance can be improved by emphasizing the role on site attendants in daily routine maintenance tasks. As a result the need for external resources declines.

Tämä tutkimus käsittelee jakeluasemaverkoston ulkoistetun kunnossapidon hallintaa. Tutkimuksen tarkoituksena on löytää ja määrittää niitä kriittisiä menestystekijöitä, jotka on otettava huomioon huoltoasemaverkoston ulkoistettua kunnossapitoa koskevissa palveluhankinnoissa. Aluksi tarkastellaan huoltoasemaverkostoja Suomessa ja niiden kunnossapidon erityispiirteitä. Seuraavaksi käsitellään hankintatoimea prosessina ja palveluhankintojen erityispiirteitä. Tämän jälkeen käsitellään jakeluasemaverkoston ulkoistettua kunnossapitoa. Seuraavaksi tarkastellaan tasapainotettua mittaristoa kunnossapidon mittaamis- ja seuraamisvälineenä. Lopuksi esitetään johtopäätökset. Hankintatoimi voidaan määritellä ulkoisten resurssien hallinnaksi. Hankintatoimi on muuttunut mekaanisesta ostamisesta yhä strategisemmaksi, jolloin tarvitaan uudenlaista osaamista ja työkaluja. Toimittajan valintaa pidetään hankintatoimen yksittäisenä kriittisimpänä päätöksenä. Toimittajan valinnassa on oltava perusteellinen ja päätöksen tulee perustua tarkkoihin analyyseihin, joissa toimittajan resursseja ja suorituskykyä arvioidaan laajasti. Sopimuskauden aikana toimintaa tulee aktiivisesti ohjata ja kehittää. Tässä yhteydessä käsitellään myös palveluhankintojen ja -sopimusten erityispiirteitä ja tarkastellaan yleisimpiä hankintatoimen työkaluja. Jakeluasemaverkoston kunnossapidossa on monia erityispiirteitä verrattuna monien muiden alojen kunnossapitoon. Kunnossapitoa tarkastellaan erikseen rakennusten ja mittarikentän laitteiden osalta. Erityisesti kunnossapidon analysointiin tulee kiinnittää riittävästi huomiota, jotta huolto- ja kunnossapitotoimenpiteet ovat oikean suuruisia ja oikea-aikaisia. Suuren liikepaikkaverkoston tasolla tarkasteltuna korostuu tiedonhallinnan ja dokumentoinnin merkitys. Sähköiset huoltokirja- ja kiinteistötietojärjestelmät ovat tässä merkittävä apu, joita myös tarkastelihan tässä kappaleessa. Mittaaminen ja seuranta ovat tärkeä osa ulkoistetun kunnossapidon johtamista. Ilman seurantaa mahdollisia ongelmia ja poikkeamia ei huomata, eikä niihin voida reagoida. Onnistunut toimittajanvalinta ja hyväkään sopimus ei riitä, jos toimittajan suoritustaso ei ole selvillä. Tähän tarkoitukseen sovelletaan tasapainotettua mittaristoa, jonka avulla laadittiin huoltamoverkoston kunnossapitoon soveltuva tunnuslukumittaristo. Mittaamisen ja toimittajavalinnan lisäksi kriittisimmiksi huomioiksi muodostui se, että ulkoistamisen seurauksena yrityksen riskiprofiili muuttuu. Ulkoistettavista toiminnoista tulee ulkoisten resurssien johtamista ja hallintaa, jotka vaativat erilaista osaamista verrattuna itse tehtävään kunnossapitoon. Ulkoistetun kunnossapidon tehokkuutta voidaan parantaa lisäämällä asemien hoitajien roolia kunnossapidon päivittäisissä rutiinitehtävissä, jolloin ulkoistettuja resursseja tarvitaan vähemmän.
Description
Supervisor
Syri, Sanna
Thesis advisor
Marjola, Kimmo
Keywords
service station network, jakeluasemaverkosto, procurement, hankintatoimi, outsourced maintenance, ulkoistettu kunnossapito, balanced scorecard, tasapainotettu mittaristo
Other note
Citation