Developing inventory management: A case study of global spare parts business

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2018-11-07
Department
Major/Subject
Operations and service management
Mcode
SCI3049
Degree programme
Master’s Programme in Industrial Engineering and Management
Language
en
Pages
89+3
Series
Abstract
Inventory management (IM) is important part of company’s supply chain management (SCM) as it is capital intensive. Spare parts are characterized by their criticality and sporadic demand, and they are numerous. Hence, the provider of the spare parts needs to achieve short lead times and high availability. There is a trade-off between the working capital and the customer service level. The objective of the thesis is to improve IM practices in order to serve the customers better without losing profitability. The research problem is defined with three research questions: investigating major challenges, improvement suggestions and finally moving forward with the most impactful suggestion for finding the best SCM software supplier. The data sources for the the-sis are four interviews, internal discussions, meetings, documentation and a workshop as well as suppliers’ materials. The recent literature is reviewed, and theory is elaborated for forming the improvement suggestions. The major challenges in the current situation are related to the manual Excel-practices for both IM and demand management (DM), lack of visibility over the two echelons and centralized control as well as too small scope and quality of the forecasts for the DM. Additionally, faulty item data, inability to report, lost information and tacit knowledge are challenges. The suggestion to improve the situation is to acquire a SCM software that increases visibility, stores all information at one place, does accurate calculations and reduces manual work compared to the current situation. As other suggestions, better centralized inventory control, quality of the demand fore-casts, communication between different business functions and constant updating of the item master data is suggested. Eight software suppliers and their services are compared to find the best fit for the case company. The requirements are categorized under five criteria: functionality, architecture, usability, supplier capability and cost. After multiple steps of structured sourcing process, the supplier E’s software is found to be the best fit for the case company’s needs. For the theory contribution, the major challenges for spare parts IM are found to be the lack of visibility for overall IM, trade-off between availability and investments, producing demand fore-casts, information sharing, faulty item data and rapid item replacements. The results are valid and reliable within this case. Some of the results may be applicable to global spare parts businesses. However, all generalizations should be done with proper evaluation.

Varastonhallinta on tärkeä osa toimitusketjun hallintaa, sillä se sitoo pääomaa. Varaosien ominaisuuksiin kuuluvat tuotteiden kriittisyys, satunnainen kysyntä sekä laaja tuoteportfolio. Siksi varaosien on oltava saatavilla lyhyelläkin toimitusajalla. Varaosien toimittajan varastonhallinta on siten tasapainottelua sidotun pääoman sekä asiakkaan palvelutason välillä. Tämän diplomityön tavoitteena on kehittää kohdeyrityksen varastonhallintaa unohtamatta yrityksen tuottavuusvaatimusta. Tutkimusongelmaa lähestytään kolmen tutkimuskysymyksen avulla: tunnistetaan nykytilanteen suurimmat haasteet, luodaan näille kehitysehdotuksia ja vaikuttavin ehdotus jalostetaan eteenpäin löytäen paras ohjelmistotoimittaja. Tutkimuksen aineisto on kerätty neljästä haastattelusta, sisäisistä keskusteluista, kokouksista, tiedostoista ja työpajasta sekä toimittajien materiaaleista. Ajankohtainen ja aiheeseen liittyvä kirjallisuus on kerätty omaksi kokonaisuudekseen ja sitä on hyödynnetty myös kehitysehdotusten muodostamisessa. Suurimmat haasteet nykytilanteessa ovat manuaaliset Excel-toimintatavat sekä varastonhallinnassa että kysynnän ennustamisessa. Lisäksi haasteita aiheuttavat näkyvyyden puuttuminen eri varastotasoille, keskitetyn varastonhallinnan puute, kysyntäennusteiden huono laatu ja liian pieni laajuus, puutteelliset tuotetiedot, epätäsmällinen raportointi sekä hiljainen ja piilossa oleva tieto. Ehdotus käytettävästä toimitusketjun hallintaohjelmista toisi näkyvyyttä, vähentäisi manuaalista työtä, mahdollistaisi oikeat varastolaskelmat ja parametrit sekä keräisi kaiken tiedon yhteen sijaintiin. Muut kehitysehdotukset liittyvät kokonaisuudessaan keskitettyyn varastojenhallintaan, ennusteiden laadun parantamiseen, tiedon jakamisen lisäämiseen eri toimintojen välillä sekä tuotetietojen jatkuvaan päivittämiseen. Diplomityössä vertaillaan kahdeksaa ohjelmistotoimittajaa ja heidän tarjoamiaan palveluja parhaan vaihtoehdon löytämiseksi. Määritetyt vaatimukset on jaoteltu viiden kategorian alle: toiminnallisuus, arkkitehtuuri, käytettävyys, toimittajan ominaisuudet sekä hinta. Vaiheittaisen hankintaprosessin jälkeen toimittaja E:n palvelu todettiin sopivimmaksi tapausyritykselle. Työ täydentää kirjallisuuden näkemystä, jossa varaosatoimittajien varastonhallinnan suurimmat haasteet liittyvät puutteelliseen näkyvyyteen, sidotun pääoman ja palvelutason tasapainoon, kysyntäennusteiden tuottamiseen, tiedon jakamiseen, puutteellisiin tuotetietoihin sekä tuotteiden nopeaan korvautumiseen. Tulokset ovat luotettavat ja pätevät tämän tapaustutkimuksen olosuhteissa. Tulokset voivat soveltua myös muihin maailmanlaajuisiin varaosaliiketoimintoihin. Tuloksia yleistettäessä on kuitenkin syytä käyttää harkintaa.
Description
Supervisor
Tanskanen, Kari
Thesis advisor
Lattu, Heli
Keywords
inventory management, supply chain management, demand management, spare part, SCM software
Other note
Citation