Project risk management system for a provincíal construction company

Abstract

The aims of this study are (1) to conduct a literature review and to report on the definitions and the management frameworks of business risks, project portfolio risks, and project specific risks which would be the most applicable in the case of a provincial construction company, (2) to analyze the present project management practices in the case company (Evälahti Oy) and to find out the nature of uncertainty as well as the risk types, their sources and consequences, with the current management strategies, and (3) to design a project risk management system with its adoption and incorporation in the company' s current quality management system. The business of construction companies consists of many projects and only a few big projects produce the major part of turnover. Thus, the effective project risk management can enhance a construction company's business and profitability.

The theoretical bases were found from within the literature vis-á-vis the planning of the targeted, applicable risk management system. The internal analysis of the case company revealed the current state of its affairs in terms of the risk management methods, the typical risk types in contracting, and the financial results of the contracts completed between the years 2005 and 2008. Based on these theoretical and empirical results, the most suitable (and unsuitable) project types for Evälahti Oy could be perceived. The corresponding guidelines for the project risk management system were planned. The guidelines determine the approach and the methods (i) to identify project risks, (ii) to evaluate their consequences, (iii) to develop risk management strategies, (iv) to confirm the execution of risk management plans, and (v) to establish a risk database and to update continuously. In addition, the allocation of the risk management responsibilities at all organization levels and the introductory training of the system are specified in the guidelines.

In the case of Evälahti Oy, it is not necessary to follow strictly and to a full (theoretical) extent the risk management procedures that are presented in the literature, especially as part of the management of small projects. However, the basic risk management principles must be known, i.e. S0 that they can be applied also in the case of small projects in a cost efficient manner. The suggested risk management system will enable Evälahti Oy to manage its significant risks regardless the size of each focal project. In the future, it is possible to incorporate also business risk management in the risk management system, based readily on the results of the literature review.

Tutkimuksen tavoitteena on (1) valita kirjallisuudesta ja esitellä lyhyesti liiketoimintariskien, projektiriskien ja projektisalkun riskien määritelmät, lähestymistavat, prosessit sekä menetelmät, joiden arvioidaan soveltuvan parhaiten käyttöön maakunnallisesti toimivan rakennusyrityksen tapauksessa, (2) kuvata kohdeyrityksen (Evälahti Oy) projektinjohdon nykytila ja selvittää urakkatuotantoon liittyvä epävarmuus ja riskityypit, niiden syyt, seuraukset sekä mahdolliset ja käytetyt hallintatavat sekä (3) suunnitella projektiriskien hallinnan ohje sekä ohjeen käyttöönotto ja sisällyttäminen osaksi nykyistä laatujärjestelmää. Rakennusyrityksen liiketoiminta koostuu projekteista ja usein joukko suuria projekteja muodostaa pääosan liikevaihdosta. Näin ollen projektitason riskienhallinnan avulla voidaan tehostaa rakennusyrityksen liiketoimintaa.

Kirjallisuustutkimuksen tuloksena löydettiin soveltuvat teoreettiset lähtökohdat riskienhallintajärjestelmän kehittämiseksi. Kohdeyrityksen nykytila-analyysin tuloksena tyypitettiin urakkatuotantoon liittyvät riskit sekä analysoitiin käytetyt riskienhallintamenetelmät ja vuosina 2005 - 2008 valmistuneiden urakoiden taloudelliset tulokset. Tulosten perusteella syntyi käsitys Evälahti Oy:lle sopivista (ja sopimattomista) urakoista. Riskienhallinnan ohje laadittiin kirjallisuustutkimuksen ja Evälahti Oy:n nykytila-analyysin tulosten perusteella. Ohje määrittää käytännöt ja menettelytavat (i) projektiriskien tunnistamiseksi, (ii) niiden vaikutusten arvioimiseksi, (iii) vastatoimien käynnistämiseksi, (iv) riskienhallintasuunnitelman toteuttamisen varmistamiseksi sekä (v) riskirekisterin perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Lisäksi ohjeen avulla voidaan määrittää riskienhallinnan vastuut eri organisaatiotasoilla ja järjestelmän käyttöönoton periaatteet.

Maakunnallisesti toimivan rakennusyrityksen tapauksessa kaikkia kirjallisuuden tarjoamia riskienhallinnan menetelmiä ja periaatteita ei ole tarpeellista noudattaa täydessä (teoreettisessa) laajuudessa pienten urakoiden hallintaan. Riskienhallinnan perusperiaatteet on kuitenkin hyvä tietää, jolloin niitä voidaan soveltaa myös pieniin urakoihin lisäämättä byrokratiaa ja ylisuuria kustannuksia suhteessa urakan tuomaan liikevaihtoon. Ehdotettu riskienhallintajärjestelmä mahdollistaa Evälahti Oy:n kannalta merkittävien riskien hallinnan riippumatta urakoiden koosta. Jatkossa riskienhallintajärjestelmä voidaan kirjallisuudesta valittujen teoreettisten lähtökohtien perusteella laajentaa kattamaan myös liiketoimintatason riskit.