Workplace and Language - Constructing the user experience of office space

Abstract

The employees are the companies' most valuable asset, therefore it is essential that the work environment meets the employees' needs and supports their performance. Still "the space" is often a neglected attribute in management discourse. Thus experience based knowledge of office users is a crucial element in developing workplaces and -spaces. This dissertation claims that language constructs experience of workplace because, although we live in a physical reality all our concepts, values and ultimately experience is derived from a social linguistic process. Thus although words do not construct places, they have a profound role in constructing the experience of the places and spaces. The aim of this dissertation is to bring the sociolinguistic perspective into the workplace management research and to portray communicational patterns that lead to the user experience of the workplace. The theory of social constructionism by Peter Berger and Thomas Luckmann was applied to workplace management research by using sociolinguistic methods of discourse- and narrative analysis in analyzing the user experience of office space. Communicational patterns were investigated with 3 empirical papers concerning relocation from enclosed office to the open plan office. One paper focused on public discourse concerning open plan office. Additionally literature review was conducted, in which the sociolinguistic perspective in workplace management research was reviewed. The literature review indicated that the linguistic methods of narrative and discourse analysis are not recognized in workplace management research in a comprehensive way by combining the research on built environment to the research on organization and culture. If they were used, methods were applied to the research of space and place as means of communication and means of identity construction. The 4 empirical papers suggest that the rhetorical patterns of the language of the workplace heavily reflect the ongoing identity work of the office users. Thus when looking into the user experience of workplace, it is crucial to identify what kind identities are displayed and what kind of contradiction are displayed. This is because the office users construct their experience based on their perception of their professional identity. Language about the spaces is still an unknown territory, and as such should be studied more extensively. This should be acknowledged among all the stakeholders in the facility management and built environment fields of study. Managing the space is important – not only as a physical asset but also as a source of conversations and reflection of social order. The workplace discourse is an important channel to deepen the understanding the workplace experience or any other spatial experience of the user.

Työtilat herättävät paljon tunteita ja keskustelua. Niihin kiinnytään ja ne heijastavat arvoja ja merkitystä. Tästä huolimatta organisaation tiloihin ei ole juuri kiinnitetty huomiota johtamisen tutkimuksessa. Tässä väitöskirjassa esitettiin, että työtilojen käyttäjäkokemus rakennetaan kielen avulla. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka tilat olisivat fyysisiä, meidän kokemuksemme niistä on sosiaalinen, mikä ilmenee vuorovaikutuksen eli kielen avulla. Sosiokielellisillä prosesseilla on perustavanlaatuinen vaikutus siihen, mitä arvostamme, miten näemme itsemme ja miten koemme tilan. Tästä syystä tutkimuksen tavoitteena oli paitsi tuoda sosiokielellinen näkökulma osaksi työympäristö johtamisen tutkimusta, mutta myös selvittää minkälaiset retoriset strategiat johtavat työympäristön käyttäjäkokemukseen. Väitöskirjassa sovellettiin Peter Bergerin ja Thomas Luckmannin teoriaa todellisuuden sosiaalisesta rakentumisesta työympäristö johtamisen tutkimukseen. Metodeina käytettiin sosiaaliseen konstruktionismiin perustuvia kielellisiä menetelmiä diskurssi ja narratiivista analyysia. Väitöskirja koostui neljästä empiirisestä tutkimuksesta, jossa keskityttiin tilamuutosprosesseihin sekä yleiseen keskusteluun avotoimistoista. Lisäksi väitöskirjassa toteutettiin kirjallisuuskatsaus, jossa tutkittiin diskurssi analyysin ja narratiivisen analyysin käyttöä työympäristöjohtamisen tutkimuksessa. Väitöskirjassa tuli esille, että sosiokielellisiä menetelmiä ei ole juuri käytetty työympäristö johtamisen tutkimuksessa tai rakennetun ympäristön tutkimuksessa ylipäätänsä. Jos niitä oli käytetty, tutkimus keskittyi siihen, miten tilaa voidaan käyttää kommunikoinnin tai identiteetin rakennuskeinona. Empiiriset tulokset viittasivat siihen, että kun käyttäjät puhuvat tilasta he panostavat ennemmin vastapuolen suostutteluun kuin itse tilan kuvailuun. Lisäksi tilapuhetta ohjasi yleisten ideaalien ja identiteettipuheen diskurssit. Tutkimuspapereiden perusteella voikin sanoa, että toimiston käyttäjien kokemus tilasta muodostettiin oman ammatillisen identiteetin perusteella sekä kielellisillä vastakkainasetteluilla ennemmin kuin fyysisen tilan objektiivisista ominaisuuksien pohjalta. Sosiokielellinen näkökulma on tutkimaton alue työympäristö johtamisen tutkimuksessa. Lisäksi kielen rakenteen luovat käyttäjäkokemuksen, joten niitä tulisi tutkia tarkemmin niin työympäristö johtamisen kuin rakennetun ympäristön tutkimisessa yleensä. Työympäristö -diskurssi luo jatkuvasti uutta tarinaa ja tilakokemusta, siksi sitä ei tulisi unohtaa tiloja johtaessa.