How to Elevate Knowledge Management with Tool Integration
Loading...
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu |
Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Author
Date
2023-05-15
Department
Major/Subject
Computer Science
Mcode
SCI3042
Degree programme
Master’s Programme in Computer, Communication and Information Sciences
Language
en
Pages
48 + 13
Series
Abstract
Efficient knowledge management is crucial for organizational success, especially for technology consulting companies. These companies rely on their ability to sell solutions to other organizations, which is, in practice, achieved with sales proposals. The process of creating a sales proposal is efficient and pleasant if accessing the past knowledge of the company is made easy. Even when knowledge management tools exist, they are often utilized less than would be beneficial. Two main reasons for the low utilization rate are that the tools are perceived as inconvenient, and people, by nature, resist developing new habits with new tools. The purpose of this research is to integrate a knowledge management tool of a technology consulting company into another tool that is already widely used, to help employees adopt the knowledge management tool and improve their user experience. Google Slides is used for making sales proposals in the company, and thus a Google Slides add-on was chosen as the tool integration to be developed and analyzed. Usability evaluation with eight participants showed that the Google Slides add-on improves the user experience, as it eliminates the need of navigating between different websites. New users for the tool can also be acquired by removing steps from the user flow. Overall, the add-on was seen as a useful improvement, but technical limitations of the platform used to create Google Workspace add-ons prevented implementing many of the requested functionalities. Furthermore, more time and data are needed to track accurately where the usage level of the add-on will settle. In conclusion, the results of this thesis suggest that tool integration can increase employee engagement in internal knowledge management tool of a company. However, some difficulties in relevance evaluation of the integration are provided along with recommendations for future work.Tehokas tiedonhallinta on merkittävä tekijä yritysten menestyksessä, erityisesti teknologia-alan konsulttiyritysten kohdalla. Nämä yritykset nojaavat kykyynsä myydä ratkaisuja muille organisaatioille, mikä käytännössä toteutuu tekemällä myyntiesityksiä. Myyntiesityksen tekoprosessi on tehokas ja miellyttävä jos yrityksen aiempaa tietoa on helppo hyödyntää. Vaikka tiedonhallinnan työkaluja on, niitä usein hyödynnetään vähemmän kuin olisi hyödyllistä. Heikkoon hyödyntämisasteeseen on kaksi pääsyytä: työkalut nähdään hankalina, ja ihmiset luonnostaan vastustavat uusien tapojen luomista uusilla työkaluilla. Tämän tutkimuksen tavoite on integroida teknologia-alan konsulttiyrityksen tiedonhallinnan työkalu toiseen työkaluun, joka on jo laajalti käytössä, tarkoituksena auttaa työntekijöitä tiedonhallinnan työkalun käyttöönotossa sekä parantaa heidän käyttäjäkokemustaan. Google Slides on käytössä myyntiesitysten tekemiseen yrityksessä, joten Google Slides -lisäosa valittiin työssä toteutettavaksi ja analysoitavaksi työkaluintegraatioksi. Käytettävyystestaus kahdeksalla osallistujalla näytti, että Google Slides -lisäosa parantaa käyttäjäkokemusta, sillä se poistaa tarpeen navigoida eri nettisivujen välillä. Uusia käyttäjiä työkalulle voidaan myös saada poistamalla käyttäjäpolusta askelmia. Lisäosa nähtiin hyödyllisenä parannuksena, mutta Google Workspace -lisäosien luomiseen käytettävän alustan rajoitukset aiheuttivat ongelmia monien toivottujen ominaisuuksien toteuttamisessa. Tämän lisäksi tarvitaan lisää aikaa ja dataa, jotta voidaan tarkasti määrittää mihin lisäosan käyttöaste asettuu. Tiivistettynä, tämän diplomityön tulokset esittävät, että työkaluintegraatio voi lisätä työntekijöiden sitoutumista yrityksen sisäiseen tiedonhallinnan työkaluun. Työ esittää lisäksi mahdollisia ongelmia merkityksellisyyden arvioinnissa sekä ehdotuksia tuleviin tutkimuksiin.Description
Supervisor
Vuorimaa, PetriThesis advisor
Richardson, JackKeywords
knowledge management, integration, tool integration, google slides, google slides add-on
