Improving the quality of organizational control information

Loading...
Thumbnail Image
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Helsinki University of Technology | Diplomityö
Date
2003
Major/Subject
Teollisuustalous
Mcode
TU-22
Degree programme
Language
fi
Pages
98
Series
Abstract
This Master's Thesis focuses on written information that controls organizations. In large organizations, common practices are often disseminated through written instructions or guidelines. However, it is not clear how well these instructions succeed in altering already established practices. This study clarifies how written instructions affect established practices in the case company, HUS, a large organization in the Finnish health sector, and what are the main problems hindering the impact of the instructions. The research problem of this study can be presented with the following question, what is the instruction-process of HUS like and how can it be improved? The instruction-process is defined as the process that produces the written instructions. The following objectives can be derived from the research problem:. 1) To model the instruction-process. 2) To find the problems related to the process and to find the effects of these problems. 3) To clarify how the instructions affect the established practices and what are the relevant tasks related to the interpretation of the instructions. 4) To compare the instruction-process of HUS to another organization in the Finnish health sector. 5) To suggest how the process should be improved. The literature review focuses on the concept of information quality and process modeling theory. The mainly qualitative research material of this study was collected with interviews, four workshops and a questionnaire. Altogether, the research material represents the views of more than 50 HUS employees. During the study, a visual model of the instruction-process is created and several problems hindering the impact of the instructions are discovered. Most significant of these problems are the lack of a feedback-loop between the respondents of the instructions and the instruction-process, and the opacity of the instructions. The effects of the instructions on the established practices are discovered to be highly variable. Senior management support is discovered to significantly increase the potential impact of written instructions. Based on the results of the study, concrete suggestions for improvement are made. Most importantly, the structure of the instructions should be defined explicitly and a feedback-loop between the respondents of the instructions and the instruction-process should be established. Additionally, suggestions for future research are made.

Tässä diplomityössä tarkastellaan organisaatiota ohjaavaa kirjallista informaatiota. Suurissa organisaatioissa yhteisiä käytäntöjä ohjeistetaan usein kirjallisesti. On kuitenkin epäselvää, miten hyvin nämä ohjeet vaikuttavat voimassa oleviin käytäntöihin. Tässä diplomityössä selvitetään miten kirjalliset ohjeet ohjaavat käytäntöjä kohdeyrityksessä, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä (HUS), ja mitkä ovat keskeisimmät kirjalliseen ohjeistukseen liittyvät ongelmat. Tutkimusongelma voidaan esittää kysymyksenä, millainen on HUS-kuntayhtymän ohjauskirjeprosessi ja miten sitä voitaisiin parantaa? Ohjauskirjeprosessilla tarkoitetaan sitä prosessia, joka tuottaa kirjalliset ohjeet. Tutkimusongelman ratkaisemiseksi muodostettiin seuraavat tavoitteet:. 1) Ohjauskirjeprosessin mallintaminen. 2) Prosessin ongelmien selvittäminen, ongelmien vaikutusten ja kustannusten selvittäminen. 3) Ohjauskirjeiden ohjausvaikutuksen selvittäminen ja niiden tulkintaan liittyvien työvaiheiden selvittäminen. 4) HUS:n kirjallisten ohjauskäytäntöjen vertaaminen Päijät-Hämeen keskussairaalan ohjauskäytäntöihin. 5) Parannusehdotusten muodostaminen. Kirjallisuustutkimuksessa tarkastellaan informaation laadun käsitettä sekä prosessien mallintamisen teoriaa. Pääosin kvalitatiivinen tutkimusaineisto kerättiin haastatteluilla, neljässä workshop-tilaisuudessa, sekä lomakekyselyllä. Kokonaisuutena kerätty aineisto edustaa yli 50 HUS:n työntekijän näkemyksiä. Tutkimuksessa muodostetaan visuaalinen malli ohjeita tuottavasta ohjauskirjeprosessista ja havaitaan useita merkittäviä kirjalliseen ohjeistukseen liittyviä ongelmia. Merkittävimpiä näistä ongelmista on takaisinkytkennän puute ohjeiden valmistelijoiden ja vastaanottajien väliltä, sekä ohjeiden vaikeaselkoisuus. Lisäksi arvioidaan näiden ongelmien aiheuttamia vaikutuksia HUS:lle, sekä havaitaan kirjeiden toteutuneen ohjausvaikutuksen vaihtelevan suuresti. Organisaation ylimmän johdon sitoutumisen kirjalliseen ohjeistukseen havaitaan lisäävän sen toimivuutta. Saatujen tulosten perusteella muodostetaan konkreettisia parannusehdotuksia, joiden avulla kirjallisen ohjeistuksen ohjaavaa vaikutusta voitaisiin parantaa nykyisestään. Keskeisimmät parannusehdotukset ovat ohjeistuksen struktuurin kokonaisvaltainen määritteleminen, sekä takaisinkytkennän muodostaminen ohjeiden valmistelijoiden ja vastaanottajien välille. Saatujen tulosten perusteella esitetään myös suosituksia jatkotutkimukselle.
Description
Supervisor
Lillrank, Paul
Thesis advisor
Järvinen, Pekka
Keywords
information quality, informaation laatu, workshop, workshop, process modeling, prosessien mallintaminen, organizational control, organisaation ohjaaminen
Other note
Citation