Creating value with data architecture in a public sector organization: Applying the data as a product approach in data modeling

Abstract

Legacy systems have been found to restrict organizations and cause technical limitations to business processes. The same issues can recur if these business processes are directly used as requirements for a new system. Replacing legacy systems should, therefore, combine the requirements of business processes and key organizational objectives with technical requirements. In this constructive case study, a logical customer data model was built for a customer relationship management (CRM) system component that will be a part of the target organization’s legacy system renewal project. The Data as a Product (DaaP) approach was chosen as a framework to investigate the target organization’s needs for its customer data.

The literature review covers data in an enterprise context, data-driven organizations, data products, and data modeling. Users of existing systems were interviewed to gather requirements for the data model. Expert interviews were also conducted to identify the needs for customer data from a product perspective. Based on the requirements collected, a logical customer data model was built. Combining the DaaP approach with data modeling helped to identify needs and objectives for customer data from both technical and organizational perspectives. The DaaP approach addressed dimensions regarding customer data governance and management as issues related to data specification, quality, ownership, and protection were highlighted.

The study extends the understanding of applying the DaaP approach in an operational context and elaborates on how the approach supports data modeling in the context of a technology renewal. The DaaP approach helps implement the renewal in a socio-technical fashion. Moreover, integrating data architecture with the business and application dimensions of enterprise architecture reinforces the value created with data architecture.

Perinnejärjestelmien on huomattu rasittavan organisaatioita ja aiheuttavan teknisiä rajoituksia liiketoimintaprosesseille. Jos näitä prosesseja käytetään suoraan uuden järjestelmän vaatimusten pohjana, samat ongelmat voivat toistua. Perinnejärjestelmien korvaamisessa olisikin yhdistettävä liiketoimintaprosessien vaatimukset ja organisaation keskeiset tavoitteet teknisten vaatimusten kanssa. Tässä konstruktiivisessa tapaustutkimuksessa rakennettiin looginen asiakastietomalli perinnejärjestelmiä korvaavaa asiakkuudenhallinnan komponenttia varten. Tieto tuotteena -periaate (DaaP) valittiin viitekehykseksi kohdeorganisaation asiakastietoja koskevien tarpeiden tutkimiseksi.

Kirjallisuuskatsaus käsittelee tietoa organisaatiokontekstissa, tietovetoisia organisaatioita, tietotuotteita sekä tietomallinnusta. Nykyisten järjestelmien käyttäjiä haastateltiin tietomallin vaatimusten keräämistä varten. Tuoteajattelun näkökulmasta tehtiin lisäksi asiantuntijahaastatteluja asiakastietoon kohdistuvien tarpeiden tunnistamiseksi. Kerättyjen vaatimusten pohjalta rakennettiin looginen asiakastietomalli. DaaP-lähestymistavan yhdistäminen tietomallinnukseen auttoi tunnistamaan asiakastietoja koskevia tavoitteita sekä teknisestä että organisatorisesta näkökulmasta. Tuoteajattelu nosti esiin asiakastietojen käsittelyä ja tiedonhallinnan mallia koskevia ulottuvuuksia, sillä tiedon määrittelyn, laadun, omistajuuden ja tietosuojan aihepiirejä korostettiin.

Tutkimus lisää ymmärrystä DaaP-periaatteen soveltamisesta operatiivisessa kon- tekstissa ja selittää, miten lähdestymistapa tukee tietomallinnusta teknologiauudistuksen kontekstissa. DaaP-periaate auttaa toteuttamaan teknologiauudistuksen sosio- teknisesti. Tietoarkkitehtuurin integroiminen yritysarkkitehtuurin liiketoiminta- ja sovellusarkkitehtuurin ulottuvuuksiin vahvistaa tietoarkkitehtuurilla luotua arvoa.