Knowledge Management during Onboarding Process in a mid-sized SaaS Company
Loading...
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu |
Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Authors
Date
2020-10-21
Department
Major/Subject
Operations and Service Management
Mcode
SCI3049
Degree programme
Master’s Programme in Industrial Engineering and Management
Language
en
Pages
65+4
Series
Abstract
The role of onboarding has been increasing in different organizations. Onboarding is a period where the organization facilitates the integration of the newcomer to the organization by providing them information and guidance. Well-organized and planned onboarding saves the organization’s resources in many ways. The persons providing the knowledge and the guidance use less time, the newcomer is sooner productive, and they commit to the organization. Onboarding has been studied in the academic world for 40 years from different perspectives. Onboarding is a knowledge-intensive practice, but still, the perspective of knowledge management in onboarding has not been studied. Currently, knowledge is perceived as the most valuable asset in an organization. With efficient knowledge management, organizations can thrive. This study combines these two aspects and researches them together. The goal of this study is to increase the understanding of knowledge management and knowledge sharing during onboarding. The study examines the phenomena from the perspective of a newcomer, a manager, and a process owner. In the empirical part of the study, 15 individuals were interviewed. They were all somehow part of the onboarding process. Nine of them were considered as newcomers, five of them were managers and one of them was the process owner. The qualitative data were transcribed, then coded, and further categorized. The material was analyzed and compared to the existing literature. The result of this study is a model that shows the problems of knowledge management during onboarding. The model is divided into three parts, the antecedents of problems, the problems, and the outcomes of problems. This study gives insights about how knowledge is managed and shared during onboarding and what aspects are the most important to consider in this context. The thesis highlights the role of explicit knowledge and the importance of formal knowledge sharing opportunities. The organization culture has also a big role in the success of knowledge sharing. The onboarding differs a lot from conventional knowledge sharing as sharing the knowledge is beneficial also for the possessor of the knowledge. The study also suggests that knowledge management with the stakeholders of the onboarding before the onboarding has a major role.Perehdytyksen rooli yrityksissä on kasvanut viime vuosina merkittävästi. Perehdytys on ajan jakso, jossa yritys fasilitoi yksilön integroitumista organisaatioon tarjoamalla hänelle tietoa ja opastusta. Hyvin järjestetty perehdytys säästää yrityksen resursseja monella tavalla. Perehdyttäjien aikaa menee vähemmän, uusi työntekijä on tuottava yritykselle nopeammin ja uusi työntekijä sitoutuu organisaatioon. Perehdytystä on tutkittu jo lähes puoli vuosisataa eri näkökulmista. Vaikka perehdytys on tietointensiivistä, tiedon hallinnan näkökulmaa ei ole vielä tutkittu. Tietoa pidetään nykyään yhtenä tärkeimpänä organisaation voimavarana, jolla yritykset pystyvät erottumaan. Tiedon hallintaa on myöskin tutkittu hyvinkin paljon. Tämä tutkimus yhdistää nämä kaksi nousevaa ilmiötä ja tutkii niitä yhdessä. Tämän tutkimuksen tavoite on lisätä ymmärrystä tiedon jakamisesta perehdytysprosessin aikana. Tutkimus tarkastelee ilmiöitä uuden työntekijän, esimiehen ja prosessin omistajan näkökulmasta Tutkimuksessa tehtiin kvalitatiivinen tutkimus, jossa haastateltiin 15 tutkittavan organisaation perehdytyksessä mukana ollutta henkilöä. Henkilöistä yhdeksän oli uusia työntekijöitä, viisi esimiestä ja yksi prosessin omistaja. Haastattelu aineisto ensin litteroitiin, koodattiin ja myöhemmin kategorisoitiin. Tuloksia verrattiin jo olemassa olevaan tiedon hallinnan kirjallisuuteen analyysin tuottamiseksi. Tutkimuksen tuloksena on malli, joka kuvaa tiedonhallintaan liittyviä ongelmia perehdytyksen aikana. Malli jakaantuu kolmeen eri osa-alueeseen: ongelmien syihin, ongelmiin ja ongelmien seurauksiin. Tämä tutkimus antaa näkemyksen siitä, miten tietoa hallitaan ja jaetaan perehdytysprosessin aikana ja mitkä tekijät ovat olennaisia nimenomaan perehdytyksen kontekstissa. Tutkimus nostaa erityisesti eksplisiittisen tiedon merkitystä ja formaalien tiedonsiirtomahdollisuuksien roolia. Organisaation kulttuurilla on myös suuri rooli tiedon jakamisen onnistumisessa. Perehdytys eroaa myös huomattavasti perinteisistä tiedonjaon ilmiöistä siten, että tiedon jakaminen on tiedon omistajalle hyödyllistä. Tutkimus myös esittää, että perehdytyksen sidosryhmien tiedonhallinnalla ennen perehdytyksen alkamista on suuri rooli.Description
Supervisor
Vuori, NataliaThesis advisor
Tapiovaara, AnnaKeywords
knowledge management, knowledge sharing, onboarding, SaaS