Communication in a small distributed professional services organisation

Abstract

Yritysten hakiessa kilpailuetua ja uusia toimintamalleja hajautettu toiminta arkipäiväistyy ja laajenee yhä useampaan organisaatioon. Tässä työssä tarkastellaan hajautettua toimintaa organisaatioviestinnän mallien ja sähköisten viestintävälineiden kautta pienessä hajautetussa asiantuntijatyötä tekevässä organisaatiossa. Tarkasteltavan organisaation toiminnassa on huomattavaa kaikkien sen toimintojen hajautuneisuus ja hajautetun rakenteen pysyvyys.

Hajautetut organisaatiot mahdollistavat hyvin joustavien toimintamallien käytön ja antavat mahdollisuuden päästä lähemmäksi asiakasta. Johtamiselle suoran kontaktin puuttuminen asettaa haasteita tavoitteiden asettamisessa ja tulosten arvioinnissa. Johdon rooli hajautetussa organisaatiossa on toimintaa mahdollistava ja ohjaava, ei valvova. Toimivan yhteistyön pohjana on yhteinen toimintamalli ja tavoitetila, jota kaikki organisaation toiminta tukee.

Työssä tarkasteltavassa organisaation kulttuurissa on myös nomadikulttuurin piirteitä. Se pyrkii tukemaan työskentelyä ajasta ja palkasta riippumatta. Osa organisaation toiminnoista asettaa kuitenkin rajoituksia työn vapaaseen suorittamiseen. Toiminnan koordinoinnin kannalta on tärkeää tunnistaa nämä tekijät ja pyrkiä minimoimaan niiden toimintaa rajoittava vaikutus.

Viestinnän toimivuuteen vaikuttaa hajautetussa organisaatiossa itse viestintävälineiden lisäksi niiden käyttötapa ja itse toiminnan koordinointi. Tarkasteltavassa organisaatiossa toimintaan vaikuttavat vahvasti viestintää rajoittavat työtehtävät; niiden vaikutus säteilee koko organisaatioon ja myös työtehtäviin, jotka eivät ole suoraan kytköksissä rajoittavaan tehtävään. Erilaiset työtehtävät vaativat myös sisällöllisesti erilaista viestintää. Viestintävälineitä valittaessa on otettava huomioon, että väline tukee viestinnän sisällön elinkaarta, jotta tieto on käytettävissä koko sen elinkaaren ajan.