IT cost allocation in a multi-divisional manufacturing organization: A case study

Thumbnail Image

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

School of Business | Master's thesis

Authors

Date

2025-10-25

Department

Major/Subject

Mcode

Degree programme

Master's Programme in Accounting

Language

en

Pages

93

Series

Abstract

Cost allocations play a key role in management accounting, and well-designed allocation systems support managerial decision-making, performance evaluation, and resource optimization. However, large manufacturing organizations often struggle with allocating the cost of shared services, particularly the IT function, as these costs have expanded and become increasingly complex in a more digitalized business environment. Consequently, the chosen allocation principles have an increasingly significant impact on the profitability of individual business divisions. Academic literature on IT cost allocation remains limited. Existing studies emphasize that IT expenditures have shifted toward a more variable cost structure, driven by the rise of cloud computing. Traditional allocation models, developed for more static IT environments, tend to inadequately represent the dynamics of modern IT cost structures. Moreover, allocating IT costs continue to pose challenges due to the need to bridge highly technical service metrics with financial accounting principles. However, studies that provide guidance to cost allocations have focused on enhancing transparency and perceived fairness rather than solely on technical accuracy. The objective of this study is to assess the characteristics that define an effective IT cost allocation model for the case company by proposing a conceptual framework. In addition to examining cost allocation characteristics in the specific context, this study increases understanding more generally on shared service and IT cost allocations. Data and evidence are gathered through internal and external interviews. The findings suggest that transparency emerged as a key determinant of model success, while simplicity was valued for enhancing understandability. However, excessive simplification may compromise fairness and controllability. Therefore, it is essential to establish clear objectives for the allocation model, as these goals will guide the definition and prioritization of its key characteristics. Moreover, a key barrier identified in this case for adopting a more causal model is the lack of robust master data and supporting IT tools, which reinforces reliance on simplified allocation drivers.

Kustannusten kohdentamisella on keskeinen rooli johdon laskentatoimessa. Hyvin suunnitellut kustannuslaskentajärjestelmät tukevat johdon päätöksentekoa, tulosmittausta sekä resurssien optimointia. Siitä huolimatta suuret teollisuusyritykset usein kamppailevat yhteisten resurssien, kuten IT-tukifunktion kustannusten kohdentamista laskentakohteille. IT-kustannusten nousu on jatkanut kasvamistaan tehden niistä yhä merkittävämmän kuluerän digitalisoituneessa liiketoimintaympäristössä. Tällöin valituilla jakamisperiaatteilla on yhä huomattavampi vaikutus yksittäisen divisioonan kannattavuuteen. IT-kustannusten jakamista käsittelevä akateeminen kirjallisuus on edelleen vähäistä. Aiemmat tutkimukset kuitenkin korostavat IT-kustannusten kehittymistä kiinteistä kustannuksista muuttuviksi pilvipalveluiden yleistymisen myötä, eivätkä perinteiset kustannusten kohdentamismallit enää kuvasta tätä muutosta. Kuitenkin IT-kustannusten kohdentaminen aiheuttamisperiaatteella on haastavaa siltä osin, että siinä on yhdistettävä sekä teknisiä tietoja että laskentatoimen periaatteita. Tämän tutkimuksen tavoitteena on tunnistaa ne ominaisuudet, jotka määrittävät efektiivisen IT-kustannusten kohdentamisen tapausyrityksessä. Tutkimus lisää ymmärrystä myös yleisemmällä tasolla tukifunktioiden kohdentamisesta. Näitä käytäntöjä ja mieltymyksiä on kuvattu haastattelemalla 12 keskeistä henkilöä. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että läpinäkyvyys nousi keskeiseksi edellytykseksi mallin onnistumisessa, kun taas yksinkertaisuutta arvostettiin sen tuoman selkeyden ja ymmärrettävyyden vuoksi. Mallin liiallinen yksinkertaistaminen voi kuitenkin heikentää koettua oikeudenmukaisuutta ja kustannusten kontrollointia. Tämä osoittaa tärkeyden mallin tavoitteiden asetannalle, sillä se ohjaa mallin keskeisten ominaisuuksien määrittelyä. Lisäksi keskeiseksi esteeksi aiheuttamisperusteiseen malliin siirtymiseen tunnistettiin puutteellinen ydintieto sekä tukevien IT-työkalujen puute, mikä lisää riippuvuutta yksinkertaisiin jakoperusteisiin.

Description

Supervisor

Sihvonen, Jukka

Keywords

IT cost allocation, management accounting, shared services, cost behavior, case study, cost transparency

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-202511118744

Collections

[gradu] Kauppakorkeakoulu / BIZ