Digital asset management system implementation in a distance sales company

Abstract

The purpose of this thesis was to investigate the effects which could be achieved when implementing a digital asset management system in a distance sales company, especially the effects to the processes and the process quality.

In the literature survey processes and process quality are examined. The current situation and trends of marketing and especially direct marketing and management and lifecycle of digital assets are studied. Digital asset management systems are introduced: what they are and what kind of opportunities can arise to a company when implementing a digital asset management system.

In the empirical part of the thesis the target company's catalogue production and publishing processes were investigated. First the employees of the marketing department were interviewed. Based on these interviews three processes were modelled: catalogue production process, image process and text process. After implementing the digital asset management system the same roles were interviewed and the same processes were modelled again. Conclusions about the impact of the implementation were drawn by comparing the old and the new process models and the results of the interviews. The results were also compared to the theory presented in the literature survey.

Implementing a digital asset management system was profitable since remarkable time and cost savings were achieved in some processes and parts of the processes. The theory and the practice did meet quite well and the process quality was improved after the implementation. However, there are also some process parts that should be investigated for further development.

Tämän työn aiheena on digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän käyttöönotto etämyyntiyrityksessä. Työssä tutkittiin, millaisia vaikutuksia aineistonhallintajärjestelmällä on prosesseihin ja prosessilaatuun.

Kirjallisuusosassa perehdytään prosesseihin ja prosessilaatuun, markkinoinnin ja erityisesti suoramainonnan ja etämyynnin nykytilaan ja trendeihin sekä digitaalisen aineiston hallintaan ja elinkaareen. Työssä tutustutaan digitaalisiin aineistonhallintajärjestelmiin, mitä niillä tarkoitetaan ja millaisia mahdollisuuksia tällaisen järjestelmän käyttöönotto tarjoaa yrityksille.

Kokeellisessa osassa tutustutaan kohdeyrityksen kuvastotuotantoon ja sen prosesseihin. Kohdeyrityksen markkinointiosaston työntekijöitä haastateltiin ja haastattelujen perusteella mallinnettiin luettelotuotannon kokonaisprosessi, kuvaprosessi ja tekstiprosessi ennen aineistonhallintajärjestelmäprojektin aloitusta. Projektin päättymisen jälkeen samat roolit haastateltiin uudelleen ja mallinnettiin uudet prosessit. Näiden tulosten perusteella vedettiin johtopäätöksiä siitä, millaisia vaikutuksia järjestelmän käyttöönotolla oli kohdeyrityksen toimintaan ja kuinka hyvin saavutetut tulokset vastaavat teoriaa.

Tulosten perusteella voidaan sanoa, että digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän käyttöönotto kannatti, sen avulla saavutettiin huomattavia aika- ja kustannussäästöjä joissakin prosesseissa ja prosessien osissa. Kaiken kaikkiaan teorian ja käytännön voidaan sanoa kohtaavan melko hyvin ja prosessilaadun parantuneen digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä. Joitakin prosessin osia kannattaa kuitenkin vielä tutkia jatkokehitystä varten.