Long-term commercial office leases in the aftermath of the Covid-19 pandemic – Exploring the decision-making attributes of office occupiers influencing the long-term office relocations

Abstract

The Covid-19 pandemic disrupted traditional role of offices, accelerating the adoption of hybrid work and increasing demand for flexibility in office spaces. While market trends favor short lease agreements, some office occupiers continue to commit to long-term leases. This study seeks to understand the internal (company-specific) and external (market-specific) attributes influencing office occupiers’ decisions regarding long-term leases in the aftermath of Covid-19 pandemic.

The study builds on location theories and previous research to examine attributes influencing relocation decisions. Qualitative methods were employed, including semi-structured interviews with seven office occupiers in the Helsinki Metropolitan Area (HMA) that signed long-term leases after the Covid-19 pandemic. Interview participants were involved in relocation decision-making processes.

The findings reveal that the substantial size of the office occupier serves as a significant determinant influencing long-term relocation decisions. Office occupiers prioritize internal attributes such as corporate culture, collaboration, and employee attraction. External attributes like office layout and location accessibility are critical in supporting these priorities. Executive preferences and emotions often influence the decisions rather than rational analyses. Sustainability and services reflect mixed importance; some occupiers value them highly, while others see them as secondary or irrelevant. Costs are largely irrelevant due to downsizing; reduced office space enables occupiers to invest in premium solutions without escalating overall expenses. Long-term leases remain viable for large organizations due to the scale of projects, favorable landlord incentives, resource-intensive negotiation processes, and occupiers’ confidence in their future.

This study addresses a gap in understanding office occupiers’ post-pandemic decision-making regarding relocation and the attributes influencing the decision-making. It highlights the significant role of behavioral location theory, emphasizing executive-driven preferences alongside traditional rational analyses. Moreover, this research offers insights for stakeholders in the real estate sector, including developers, property owners, and investors, by elucidating the attributes evaluated by office occupiers in the post-Covid-19 pandemic era when committing to long-term lease agreements.

Covid-19-pandemia muutti toimistojen perinteistä roolia, nopeuttaen hybridityön yleistymistä ja lisäten toimitilojen joustavuuden tarvetta. Markkinatrendien suosiessa lyhyitä vuokrasopimuksia, osa toimistovuokralaisista sitoutuu edelleen pitkäaikaisiin vuokrasopimuksiin. Tämä tutkimus pyrkii ymmärtämään sisäisiä (yrityskohtaisia) ja ulkoisia (markkinakohtaisia) tekijöitä, jotka vaikuttavat toimistovuokralaisten pitkien vuokrasopimusten päätöksentekoon pandemian jälkeen.

Tutkimus pohjautuu sijaintiteorioihin ja aiempiin tutkimuksiin, ja sen tavoitteena on tarkastella uudelleensijoittumispäätöksiin vaikuttavia tekijöitä. Tutkimuksessa käytettiin laadullisena menetelmänä puolistrukturoituja haastatteluja, joissa haastateltiin seitsemää toimistovuokralaista pääkaupunkiseudulla, jotka olivat allekirjoittaneet pitkiä vuokrasopimuksia pandemian jälkeen. Haastateltavat osallistuivat toimiston uudelleensijoittumispäätöksentekoon.

Tulokset osoittavat, että yrityksen suuri koko vaikuttaa merkittävästi pitkäaikaiseen uudelleensijoittumispäätökseen. Toimistovuokralaiset priorisoivat sisäisistä tekijöistä yrityskulttuurin, yhteistyön ja työntekijöiden houkuttelemisen. Ulkoiset tekijät, kuten toimiston pohjaratkaisu ja sijainnin saavutettavuus, ovat keskeisiä tekijöitä näiden prioriteettien tukemisessa. Päätöksiin vaikuttavat usein johtajien mieltymykset ja tunteet rationaalisten analyysien sijaan. Ympäristö- ja vastuullisuustekijöiden ja palveluiden merkitys vaihtelee; osa käyttäjistä pitää niitä erittäin tärkeinä, kun taas toiset näkevät ne toissijaisina tai epäolennaisina. Kustannukset ovat pääosin toissijaisia toimistotilan pienentämisen vuoksi; pienempi tila mahdollistaa investoinnin korkealaatuisiin ratkaisuihin ilman kokonaiskustannusten kasvua. Pitkät vuokrasopimukset ovat houkuttelevia suurille vuokralaisille projektien mittakaavan, vuokranantajien tarjoamien kannustimien, resurssi-intensiivisten neuvotteluprosessien sekä organisaatioiden tulevaisuuteen luottamisen ansiosta.

Tutkimus käsittelee aukkoa toimistovuokralaisten pandemian jälkeisessä päätöksenteossa liittyen tekijöihin, jotka vaikuttavat uudelleensijoittumisiin. Tutkimuksessa korostuu behavioristisen sijaintiteorian keskeinen rooli ja johtajien mieltymyksien painotus perinteisten rationaalisten analyysien rinnalla. Tämä tutkimus tarjoaa tietoa eri sidosryhmille, kuten rakennuttajille, kiinteistönomistajille ja kiinteistösijoittajille, valottamalla tekijöitä, joita toimistovuokralaiset painottavat Covid-19-pandemian jälkeen sitoutuessaan pitkäaikaisiin vuokrasopimuksiin.