Stakeholder and Dependency Management in an IT Organization

Abstract

The objective of the research was to examine the practices in which dependency management and stakeholder management are done in regards to project management. The setting of the study was project management in an IT organization, mainly software development projects.

The research methodology followed the method of theory elaboration, as conceptualized by Ketokivi and Choi (2014). According to the method, academic literature is used to build a base of information on the subject (instead of e.g. to formulate or test hypotheses), which is then elaborated based on empirical data. The case study to elaborate the literary information was the IT organization of a large Finnish retail company.

My findings suggest that organizational dependency management and effective stakeholder communication are crucial and difficult areas, which have been noted as challenges in literature, and are aspects with which the case company has room for development. The dependency definition in the case company is currently mostly done in terms of asset dependency management (in relation to systems architecture) in the case company, but organizational dependency mapping is lacking. Also, stakeholder management is deficient, due to both organizational dependency difficulty, as well as some aspects of the case company’s organizational culture.

The case company has found strengths its culture-related best practices, such as the role of a project manager’s personal networks in stakeholder management. However, it needs organizational change to address the increasing importance of cross-silo communication, due to the increasing trend of agility in digital service projects.

Työn tavoitteena oli tutkia riippuvuuksien- ja sidosryhmähallinnan menetelmiä projektijohtamisen saralla. Tutkimuksen ympäristö oli IT-organisaation projektijohto, pääasiassa ohjelmistokehitysprojektit.

Tutkimusmetodologia noudatti Ketokiven ja Choin (2014) konseptoimaa theory elaboration-menetelmää, jossa akateemista kirjallisuutta käytetään tietopohjan laatimiseen (hypoteesien muodostuksen tai niiden testauksen sijaan), jota laajennetaan ja yksityiskohtaistetaan empiirisen tiedon avulla. Empiirisen tiedon lähteenä ja tapaustutkimuksen ympäristönä toimi suuren suomalaisen vähittäiskaupan yrityksen IT-organisaatio.

Löydösten perusteella organisaationallisten riippuvuuksien hallinta sekä tehokas sidosryhmähallinta ovat tärkeitä ja vaikeita osa-alueita, jotka ovat todettu haasteellisiksi sekä kirjallisuudessa että case-yrityksessä. Tällä hetkellä riippuvuuksien määrittäminen on tehty enimmäkseen järjestelmäarkkitehtuurikomponentteihin liittyvissä riippuvuussuhteissa, mutta organisaationallisten riippuvuuksien kartoitus on puuttuvaa. Myös, sidosryhmähallinnassa on kehitettävää, johtuen sekä organisaationallisten riippuvuuksien kartoituksen vaikeudesta, että tietyistä organisaatiokulttuuriin liittyvistä näkökulmista.

Case-yritys on löytänyt vahvuuksiaan kulttuuriinsa liittyvistä parhaaksi nähdyistä menetelmistä, kuten projektijohtajan henkilökohtaisen verkoston käyttämisestä sidosryhmähallinnassa. Yritys kuitenkin tarvitsee organisaationallista muutosta vastatakseen siilojen välisen kommunikaation tärkeyteen, johtuen ketteryyden kasvavasta trendistä.