Implementing a beyond budgeting tool: the rolling forecasts

Abstract

This study investigates the role of rolling forecasts in the budgeting process and examines the evolving function of the controller in a contempo-rary organizational setting. Building on the work of Henttu-Aho (2018) and other scholars, this research explores how rolling forecasts, as a part of the beyond budgeting movement, influence budgeting processes within organizations. The study highlights that, while rolling forecasts have largely taken over the planning function traditionally fulfilled by annual budgets, they do not replace budgets but instead complement them. Through a case study of a Finnish manufacturing company, the research identifies two distinct but interconnected processes: the rolling forecasting process and target-setting. These processes, although linked, are rec-ognized as having distinct functions, with rolling forecasts primarily serv-ing control and short-term planning, while budgets are used for evalua-tion, communication of goals, and alignment with external market expec-tations. The findings suggest that separating these processes and understanding the specific roles each tool plays in an organization can offer significant benefits for management control systems. Additionally, the study emphasizes the growing importance of the controller’s role in managing these processes and calls for further research into how management tools like rolling forecasts influence the strategic decision-making process and the evolving responsibilities of controllers.

Tässä tutkimuksessa tarkastellaan rolling forecastingin roolia budjetointiprosessissa ja tutkitaan controllerin roolin kehittymistä nykyaikaisessa organisaatiokontekstissa. Tutkimus perustuu Henttu-Ahon (2018) ja muiden tutkijoiden teoksiin ja se tutkii, miten rolling forecasting osana beyond budgeting -liikettä vaikuttavat organisaatioiden budjetointiprosesseihin. Tutkimus korostaa sitä, että vaikka rolling forecastingit ovat suurelta osin ottaneet suunnittelutoiminnon roolin, joka perinteisesti on kuulunut vuotuisille budjeteille, ne eivät korvaa budjetteja vaan täydentävät niitä. Suomen valmistavassa teollisuudessa tehtyyn tapaustutkimukseen perustuen tutkimus tunnistaa kaksi erillistä mutta toisiinsa kytkeytynyttä prosessia: rolling forecasting -prosessi ja tavoitteiden asettaminen. Nämä prosessit, vaikka ne ovatkin kytköksissä toisiinsa, tunnistetaan erillisiksi ja niillä on omat tehtävänsä; rolling forecastit palvelevat ensisijaisesti kontrollia ja lyhyen aikavälin suunnittelua, kun taas budjetteja käytetään arviointiin, tavoitteiden viestintään ja tavoitteiden linjaamiseen ulkoisten markkinaodotusten kanssa. Tulokset viittaavat siihen, että näiden prosessien eriyttäminen ja kunkin työkalun roolien ymmärtäminen organisaatiossa voi tuoda merkittäviä hyötyjä johdon kontrollijärjestelmille. Lisäksi tutkimus korostaa controllerin roolin kasvavaa merkitystä näiden prosessien hallinnassa ja kutsuu jatkotutkimuksiin siitä, miten hallintatyökalut kuten rolling forecastit vaikuttavat strategiseen päätöksentekoprosessiin ja controllerin kehittyviin vastuisiin.