Organizing the Interface between Project Marketing and Execution in a Global Organization

Loading...
Thumbnail Image
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Helsinki University of Technology | Diplomityö
Date
2006
Major/Subject
Teollisuustalous
Mcode
TU-22
Degree programme
Language
en
Pages
137
Series
Abstract
The integration of globally dispersed sales offices and centralized project execution is a challenge for the managers of global project-oriented organizations. There is research on the marketing-operations interface, but only scarcely in a project context with its discontinuity, uniqueness and complexity. This study contributes to that scarce research by identifying organizational arrangements for organizing the project marketing-execution interface effectively; by finding the factors affecting this organizing and by assessing the suitability for standardization of the identified organizational arrangements. This study grasps the challenge of organizing the project marketing-execution interface by taking an information processing perspective. Based on literature a framework is developed, which suggests that the information processing capacity of the integrating mechanisms should fit the information processing requirements. The sources of information processing capacity are coordination by rules and regulations; coordination through hierarchy; coordination by targets or goals; integrators and group meetings. The sources of information processing requirements are technology, interdepartmental relations, environment, subsidiary resources and customer relationship. The empirical study is based on three case sales project-execution project interfaces, the case projects, of a global project supplier. The data was collected both from interviews with 19 persons related to the cases or other knowledgeable as well as from documentation. The empirical data was collected during Spring 2006. The most important factors affecting the organizing of the interface include among others the project scope and complexity, the market position and customer relationship as well as the skills and resources available. The following organizational arrangements seem to be effective for organizing the project marketing-execution interface in most projects: project plan; defined project process; face-to-face meetings; a sales person is responsible for the sales project, a project manager is responsible for the execution project. These arrangements are thus suitable for standardization. The succeeding arrangements are effective only in certain cases. The project engineer should do the quotation to integrate between the sales and execution project, if possible. In other cases the quotation engineer should at least be involved during the whole sales project so that he can be an integrator over the interface to the execution project. Involving executing people in the sales project must be done comparing the effort required there and the benefits it gives in the execution project.

Kansainvälisesti hajautettujen myyntikonttoreiden ja keskitetyn projektiyksikön integroiminen on haaste monelle globaalin projektisuuntautuneen yrityksen johdolle. Markkinointi-tuotanto rajapintaa on tutkittu, mutta ainoastaan vähän projektiympäristössä sen epäjatkuvuuksineen, ainutlaatuisuuksineen ja kompleksisuuksineen. Tämä tutkimus osaltaan vie sitä tutkimusaluetta eteenpäin identifioimalla organisaatiojärjestelyjä myynti-toteutusprojektirajapinnan organisoimiseen; löytämällä tekijöitä jotka vaikuttavat organisoimiseen sekä kartoittamalla mahdollisuudet standardoida löydetyt organisaatiojärjestelyt. Tämä tutkimus käyttää informaationäkökulmaa. Kirjallisuuden perusteella kehitettiin viitekehys, jonka mukaan integrointimekanismien informaationkäsittelykapasiteetin pitää vastata informaationkäsittelytarpeeseen. Informaationkäsittelykapasiteetin lähteet ovat koordinaatio sääntöjen ja ohjeiden kautta; koordinaatio hierarkian kautta; koordinaatio tavoitteiden kautta; integroijat ja ryhmäkokoukset. Informaationkäsittelytarpeen lähteet ovat teknologia, osastojen väliset suhteet, ympäristö, tytäryhtiön resurssit sekä asiakassuhde. Empiirinen tutkimus perustuu kolmeen globaalin projektitoimittajan myynti-toteutusprojektirajapintaan. Data kerättiin sekä haastatteluista 19 henkilön kanssa että dokumentaatiosta keväällä 2006. Tärkeimmät tekijät, jotka vaikuttavat myynti-toteutusprojektirajapinnan organisoimiseen, ovat muun muassa projektin laajuus ja kompleksisuus, sijainti markkinoilla ja asiakassuhde sekä olemassa olevat resurssit ja taidot. Seuraavat organisaatiojärjestelyt näyttävät olevan tehokkaita organisoimaan myynti-toteutusprojektirajapintaa suurimmassa osassa projekteista: projektisuunnitelma, määritelty projektiprosessi, henkilökohtaiset tapaamiset, myyntipäällikkö vastaa myyntiprojektista, projektipäällikkö vastaa toteutusprojektista. Nämä järjestelyt voidaan standardoida. Seuraavat järjestelyt sopivat vain joihinkin projekteihin. Projekti-insinöörin pitää tehdä tarjous ja näin toimia integroijana myynti- ja toteutusprojektin välillä. Muuten tarjousinsinöörin pitää ainakin olla mukana koko myyntiprojektin aikana että hän voi toimia integroijana rajapinnan yli. Toteutusprojektin henkilöt mukaan ottaminen myyntiprojektiin pitää tehdä harkiten verraten siellä tarvittava panos toteutusprojektiin saataviin hyötyihin.
Description
Supervisor
Artto, Karlos
Thesis advisor
Kujala, Jaakko
Selänne, Mika
Keywords
project marketing-execution interface, projektimarkkinointi, project marketing, projektimyynti, project management, projektijohtaminen, global, rajapinta, project business, globaali, projektiliiketoiminta
Other note
Citation