Utilization of robotic process automation (RPA) and intelligent automation in healthcare operational processes — Development of an impact assessment model

Abstract

The overheated Finnish healthcare system has been pushed to search for innovative solutions to manage rising costs. Automation technologies, such as robotic process automation (RPA) and intelligent automation, have been identified as key components in developing more sustainable health services. While automation solutions have been implemented in several Finnish well-being countries to improve processes, their overall impact has yet to be systematically evaluated.

This master's thesis examines the utilization of robotic process automation and intelligent automation in The Wellbeing Services County of Pirkanmaa (PIRHA) and Joint Authority of the Helsinki and Uusimaa Hospital District (HUS). Through an extensive multi-case study including 32 interviews, this thesis presents an impact assessment model that enables the identification and evaluation of the short-term and long-term benefits of automation initiatives. The framework is a unique first attempt to assess automation solutions in the context of Finnish healthcare.

Evaluation of digital interventions should be based on a comprehensive understanding of the implemented solution, its context, mechanisms, and outcomes. The research reveals that existing evaluations focus too narrowly on efficiency, overlooking wider benefits. Thus, the research proposes a monitoring process to assist public healthcare organizations in collecting more holistic data and extending assessments to dimensions beyond merely technical aspects.

Impact assessment is a constant effort to find answers on how technology creates change, going beyond questions of merely evaluating whether technology functions as intended. It delves into how individuals interact with technology, how it improves processes, and whether it genuinely leads to changes in health outcomes. In essence, this research serves as a starting point to establish comprehensive monitoring mechanisms and consistent evaluation to drive more impactful digitalization in healthcare.

Suomessa julkisen terveydenhuollon uudistus ja resurssipula ovat pakottaneet etsimään innovatiivisia ratkaisuja kasvaviin kustannuksiin. Ohjelmistorobotiikan ja edistyksellisemmän automaation käyttö on tunnistettu yhdeksi avaintekijäksi suomalaisten terveyspalvelujen kehittämisessä. Vaikka moni sairaanhoitopiiri on jo toteuttanut useita automaatioratkaisuja kustannusten hillitsemiseksi, niiden kokonaisvaikuttavuutta ei ole vielä systemaattisesti tutkittu.

Tämä diplomityö tarkastelee ohjelmistorobotiikan sekä edistyksellisemmän automaation hyödyntämistä Pirkanmaan hyvinvointiyhtymässä (PIRHA) sekä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä (HUS). Tämä 32 haastattelua kattava monitapaustutkimus esittelee automaatioratkaisujen vaikuttavuuden arviointiviitekehyksen. Se on suomalaisen terveydenhuollon kontekstissa ensimmäinen yritys arvioida automaatioratkaisujen kokonaisvaikuttavuutta sekä lyhyen ja pitkän aikavälin hyötyjä.

Arvioinnin tulisi perustua kattavaan ymmärrykseen toteutetusta ratkaisusta, sen kontekstista ja mekanismeista. Tutkimustulokset kuitenkin osoittavat, että nykyinen arviointi on terveydenhuollon automaatioprojekteissa yksipuolista. Arviointi on keskittynyt kapeasti lähinnä tehokkuushyötyihin, vaikka automaatioratkaisuihin liittyy muitakin keskeisiä hyötydimensioita. Hyvinvointialueiden arviointi on ollut teknisluonteista, koska holistisempaa vaikuttavuusdataa ei ole kerätty. Systemaattista arviointia ei voi toteuttaa ilman jatkuvaa monitorointia. Siksi tutkimus esittää arviointimallin jatkeeksi monitorointiprosessia, jonka tarkoituksena on tukea terveydenhuollon organisaatioita monipuolisemman vaikuttavuusdatan keräämisessä.

Vaikuttavuusarvioinnin ytimessä on tarkastella teknologiaa muutostyönä. Arvioinnissa ei siis ole vain yksipuolisesti kyse siitä, toimiiko teknologia. Yhtä keskeistä on selvittää, miten yksilöt vuorovaikuttavat teknologian kanssa, miten teknologia vaikuttaa ympäröiviin prosesseihin sekä tukevatko implementoidut ratkaisut terveydenhuollon vaikuttavuustyötä – myönteistä kehitystä kansanterveydessä.