Supplier management in a multi-national utility company: Development of a supplier pre-selection and performance measurement system

Abstract

Toimittajien vaikutus yritysten menestykseen on kasvanut samalla, kun riippuvuus toimittajista on lisääntynyt. Tästä syystä myös tarve johtaa toimittajia systemaattisesti on kasvanut. Tämän diplomityön tavoitteena on kehittää raamit toimittajien johtamiselle ja tutkia sen suhdetta hankintatoimintoihin. Myös toimittajien mittaamista ja arviointia tutkitaan kohdeyrityksen näkökulmasta. Tutkimuskysymykset on muotoiltu seuraavasti:.

1. Mistä elementeistä toimittajien johtaminen ja hankintaprosessi koostuvat ja miten ne suhtautuvat toisiinsa?

2. Mitä elementtejä toimittajien esivalinta- ja toiminnan mittaamisjärjestelmän tulisi sisältää?

Diplomityön teoreettisessa osuudessa esitellään toimittajien johtamisen malli, joka koostuu kuudesta elementistä. Ensimmäinen elementti on toimittajien johtamisstrategia, joka luo perustan kaikille toimittajien johtamiseen liittyville toiminnoille. Malli sisältää myös toimittajien tunnistamisen, esivalinnan ja valinnan, jotka tähtäävät parhaiden toimittajien löytämiseen, hyväksymiseen ja valitsemiseen. Toimittajien toiminnan mittaaminen ja toimittajasuhteen hallinta ovat myös osa toimittajien johtamista. Ne jatkuvat katkeamatta koko toimittajasuhteen ajan ja niiden päämääränä on suorituskyvyn parantaminen. Suurin osa edellä mainituista kuudesta elementistä on kytköksissä hankintaprosessiin. Itse asiassa joiltain osin toimittajien johtaminen on vain yksi näkökulma hankintaprosessiin.

Tutkimuksen empiirinen osuus koostuu kohdeyrityksen työntekijöiden haastatteluista sekä case- ja benchmark-tutkimuksista. Näillä metodeilla kerätystä aineistosta saatuja tuloksia vertaillaan teoreettisessa osuudessa löydettyihin hyviin toimintatapoihin. Nykyisiin hyviin käytäntöihin sekä tutkimuksessa löydettyihin kehityskohteisiin perustuen kohdeyritykselle annetaan suosituksia, kuinka sen tulisi rakentaa toimittajien esivalinta- ja toiminnanmittaamisjärjestelmä. Suositukset sisältävät ehdotuksen toimittajien esivalinta- ja toiminnan mittaamisprosesseista, havainnollistukset niiden suhteesta hankintaprosessiin sekä ehdotukset toimintatavoista, kriteereistä ja säännöistä, joita tulisi noudattaa prosesseja toteutettaessa. Lisäksi esitellään suunnitelma järjestelmän käyttöönotosta.

The performance of suppliers is becoming a very important contributor to the success of companies as dependency on the suppliers grows. Therefore, a systematic way of managing suppliers is needed. The aim of this thesis is to discover a framework for supplier management and to study its relationship to purchasing activities. Furthermore, the aspects related to supplier measurement and evaluation are studied from the perspective of a case company. The research questions are as follows:.

1. What are the elements of supplier management and the purchasing process, and how do they relate to each other?

2. What elements should a supplier pre-selection and performance measurement system include?

As a result of the theoretical part a framework for supplier management containing six different elements is created. The first element is the creation of supplier management strategy which is the basis for all supplier management operations. The framework also includes supplier discovery, supplier pre-selection, and supplier selection, which relate to finding, qualifying, and choosing the best suppliers. Supplier performance measurement and relationship management are continuous activities taking place during the relationship and aiming at performance improvement. Most of the six aspects are in close connection to the purchasing activities or are actually the same activities viewed from a different perspective.

The empirical part consists of interviews with employees of the case company, case studies, and a benchmark study. The findings of the empirical part are compared to the good practices found from the literature. A supplier pre-selection and performance measurement system is developed for the case company based on the current good practices and improvement suggestions. The recommendations contain processes for supplier pre-selection and performance measurement, illustrate their connection points to purchasing activities, and suggest methods, criteria, and rules for carrying out the processes. An implementation plan is created, too.