Coordination and knowledge creation in public procurement
No Thumbnail Available
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Science |
Master's thesis
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Instructions for the author
Authors
Date
2013
Department
Major/Subject
Telecommunications management
Mcode
T-124
Degree programme
Language
en
Pages
73
Series
Abstract
Operations of Finnish cities are increasingly based on procured products and services. The products and services are procured in procurement projects, guided by legislation. The public procurement projects are prepared in a collaboration of procurement expert and substance experts. Participation of the procurement expert is needed to ensure that the procurement project complies with the legislative requirements and participation of the substance experts is needed to understand the need for the product or service. In this thesis, the collaboration between the procurement and substance experts in the preparation phase of the public procurement process is analysed using coordination and knowledge creation theories. The collaborative relationship requires coordination because the tasks of the experts are interdependent. The procurement experts and the substance experts have to work together to create product definitions that enable procurement of a suitable product or service, and that complied with the regulation. The collaboration between the experts requires knowledge creation and surpassing of the knowledge boundary between them. The data collection was made in workshops, and in longitudinal interviews concerning three procurement projects. Based on the analysis of this data, three success factors of efficient coordination and knowledge boundary crossing in public procurement are identified: (1) recognition of the reciprocal interdependencies and pragmatic knowledge boundaries, (2) shared understanding between the experts and (3) continuous management of the procurement process. In addition, the thesis extends existing literature by presenting a theoretical construction, which connects the theories of coordination and knowledge creation.Ostettujen tuotteiden ja palveluiden merkitys Suomen kaupunkien toiminnassa kasvaa. Näiden tuotteiden ja palveluiden ostaminen tapahtuu julkisen hankinnan projekteissa hankintalainsäädännön mukaisesti. Usein hankintaprojektin valmistelu tapahtuu hankinta-asiantuntijan ja substanssiasiantuntijoiden yhteistyössä. Hankinta-asiantuntijan tehtävänä on varmistaa hankinnan lainmukaisuus ja hankinta-asiantuntemuksen hyödyntäminen, kun taas substanssiasiantuntijoita tarvitaan tuotteen tai palvelun tarpeen määrittelemiseksi. Hankinta-asiantuntijan ja substanssiasiantuntijoiden valista yhteistyötä on tässä diplomityössä analysoitu koordinoinnin ja tiedonluonnin teorioiden pohjalta. Koordinoinnin teoria auttaa tarkastelemaan asiantuntijoiden tehtävien valista riippuvuussuhdetta. Tämän riippuvuussuhteen takia asiantuntijat eivät voi kokonaan jakaa tehtävää, vaan joutuvat työskentelemään yhdessä muodostaakseen tarjouspyynnön, joka sekä tuottaa halutun lopputuloksen että on lainmukainen. Tiedonluonnin teoria puolestaan mahdollistaa yhteistyön tiedonluontiin ja tietorajaan liittyvien haasteiden tarkastelun. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin työpajoissa ja haastatteluissa, sekä vuotta myöhemmin suoritetuissa seurantahaastatteluissa. Aineisto käsittelee yhden kaupungin kolmea hankintaprojektia. Aineiston analyysin perusteella tunnistettiin kolme koordinoinnin ja tiedonluonnin menestystekijää hankintaprosessin valmisteluvaiheessa: (1) vastavuoroisten riippuvuussuhteiden ja pragmaattisten tietorajojen tunnistaminen (2) yhteinen ymmärrys asiantuntijoiden välillä ja (3) hankintaprosessin jatkuva johtaminen. Lisäksi diplomityö laajentaa olemassa olevia teorioita esittelemällä teoriakonstruktion, joka yhdistää koordinoinnin ja tiedonluonnin teorioita.Description
Supervisor
Smeds, RiittaThesis advisor
Koskelainen, KatjaKeywords
coordination, koordinointi, knowledge creation, tiedonluonti, public procurement, julkiset hankinnat