Kiinteistönpitäjän tilaajatoimintojen järjestäminen
No Thumbnail Available
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Engineering |
Master's thesis
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Instructions for the author
Authors
Date
2010
Major/Subject
Rakentamistalous
Mcode
Rak-63
Degree programme
Language
fi
Pages
88 s. + liitt. 54
Series
Abstract
The real estate department of the Parish Union of Helsinki has a considerable amount of real estate to maintain. A downward spiral in parish membership has caused economical hardship second to none in the public sector. Manageability of outsourced building management services in has been poor due to a motley group of service providers, inconsistent contracts and inadequate maintenance manuals. Quality and cost management has also been problematic. This thesis covers the organizing of outsourced building management services with the help of a maintenance manual program. The starting point of the thesis is to ease the management and procurement of building management services by improving the information management of maintenance manual data. A case study covering a large-scale public procurement of building management services for the Parish Union of Helsinki is used. The goal of the research is to create a method for the procurement and management of building management services, improving cost-efficiency, transparency, manageability and quality. Whether or not the goals are reached, is established by examining data collected during the contract period as well as customer satisfaction studies and interviews. A method for generating new maintenance manuals and maintaining existing ones was created for the Parish Union of Helsinki. Maintenance manuals were utilized to create a model for the procurement and management of building management services. A model for monitoring and controlling building management services was also integrated into the maintenance manual program. The method was put into practice by the Parish Union of Helsinki and it is still in use. The goals of improving cost-efficiency and transparency were reached. Manageability was also improved with the help of consistent contracts and a common nomenclature. The use of a common maintenance manual program improved the flow of information and enabled the monitoring and steering of service providers. Improving quality while simultaneously improving cost-efficiency proved to be the most challenging task. A tool for systematically monitoring quality was introduced but customer satisfaction declined notably. On the other hand all contractual steering methods were not employed from the start and previous contracts are not fully comparable.Helsingin seurakuntayhtymän kiinteistötoimella on ylläpidettävänään huomattava kiinteistökanta. Kiihtyvän jäsenkadon myötä seurakuntien taloudelliset näkymät ovat huonot jopa muihin julkisen talouden edustajiin verrattuna. Helsingin seurakuntayhtymän ulkoistettujen kiinteistöpalvelujen hallittavuus ja ohjattavuus on ollut huonoa kirjavasta palveluntuottajajoukosta, epäyhtenäisistä sopimuksista sekä puutteellisista kiinteistöjen huoltokirjoista johtuen. Myös laadun- ja kustannusten hallinta on ollut ongelmallista. Tämä tutkimus koskee kiinteistöpalvelujen organisointia ostopalveluna käyttäen huoltokirjaa työvälineenä. Tutkimuksen lähtökohtana on kiinteistöpalvelujen hankinnan ja hallinnan helpottaminen parantamalla huoltokirjatietojen hallintaa. Tapausesimerkkinä toimii laajamittainen Helsingin seurakuntayhtymän kiinteistöpalveluja koskeva julkinen hankinta. Tutkimuksen tavoitteena on luoda kiinteistöpalvelujen hankintaa ja hallintaa varten menettelytapa, jonka avulla kustannustehokkuus, läpinäkyvyys, ohjattavuus ja laatu paranevat. Tavoitteiden toteutumista käydään läpi käyttäen aineistona sopimusaikana syntynyttä tietoaineistoa ja selvityksiä, tyytyväisyyskyselyjä sekä tilaajan edustajien lehtihaastatteluja. Helsingin seurakuntayhtymälle kehitettiin toimintamalli, jonka mukaan uudet huoltokirjat tuotetaan ja jonka avulla vanhat huoltokirjat pidetään ajan tasalla. Huoltokirjaa hyödyntäen kehitettiin malli, jonka avulla kiinteistöpalveluja hankitaan ja hallitaan. Huoltokirjan ympärille rakennettiin myös malli, jolla kiinteistöpalvelujen laatua seurataan ja ohjataan. Toimintamalli otettiin Helsingin seurakuntayhtymässä käyttöön ja se on käytössä edelleen. Kustannustehokkuuden ja läpinäkyvyyden parantaminen onnistui tavoitteiden mukaisesti. Myös ohjattavuus parani yhtenäisen sopimuskannan ja yhtenäisten nimikkeiden myötä. Yhteisen huoltokirja-alustan käyttäminen paransi tiedonkulkua ja mahdollisti palveluntuottajien ohjaamisen ja seurannan. Laadun parantaminen samanaikaisesti kustannustehokkuuden kanssa osoittautui kaikkein haastavimmaksi. Laadun systemaattiseen seurantaan saatiin ensimmäistä kertaa välineet, mutta käyttäjätyytyväisyys laski merkittävästi. Toisaalta kaikkia sopimusten tuomia ohjausmahdollisuuksia ei ollut käytetty heti alusta asti, eikä aiempi sopimussisältö ole vertailukelpoinen.Description
Supervisor
Kiiras, JuhaniThesis advisor
Hyartt, JarmoKeywords
building management, kiinteistönpito, building management services, kiinteistöpalvelut, procurement, hankinta, quality, laatu, quality management, laadunhallinta, public procurement, julkinen hankinta, maintenance, ylläpito, maintenance manual, huoltokirja, information management, informaation hallinta