Keeping sales promises in project business - case study
No Thumbnail Available
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Helsinki University of Technology |
Diplomityö
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Instructions for the author
Authors
Date
2004
Department
Major/Subject
Teollisuustalous
Mcode
TU-22
Degree programme
Language
en
Pages
(9) + 110 s. + liitt.
Series
Abstract
The purpose of this thesis was to develop methods and tools for ensuring quality of information between the sales managers, customers and project managers in a project-based case company in order to make it easier for the project managers to keep the sales promises made to the customers by the sales managers. The goal was that all the three parties would understand what has been promised in the same way. The research was started by making observations of the case company's processes and by studying related theories such as process management; project marketing, selling and management; customer relationships; quality (especially quality of information) and information management. The sales managers and the project managers as well as some of the customers, partners and agents of the case company were then interviewed in order to find out present situation and problems related to the quality of information and keeping sales promises. Based on the findings further theoretical study as well benchmarking was conducted in order to determine the actions that should be implemented in the case company. With the help of applying a specific information quality formula [M=f(D,C)] presented in the theoretical section it was possible to find the most typical information quality problems in the case company. Those problems were mainly related to building-up the context conception (C) of the project managers, which has mainly to do with the grey area of sales, as well as to the knowledge function (1) differences between the sales representatives and the case company personnel. It was found out that most of the problems occur during the project implementation, but that their roots can be found in the sales. In order to fix the found problems tools and methods for the sales and order-delivery processes as well as the very important responsibility transfer phase were defined and described. Also methods for measuring and ensuring continuous improvement of information quality and keeping the sales promises were presented. Described actions are left to be implemented by the case company in order for it to achieve better business results in the future.Tämän diplomityön tarkoituksena oli kehittää menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla voitaisiin parantaa informaation laatua projektin myyjän, asiakkaan ja toimeenpanijan (projektipäällikkö) välillä esimerkkiyrityksessä ja siten helpottaa myyntilupausten pitämistä. Tavoitteena oli siis, että nämä kolme osapuolta ymmärtäisivät samalla tavalla, mitä on sovittu. Tutkimus aloitettiin havainnoimalla esimerkkiyrityksen myyntitoimintoja sekä tutustumalla aiheeseen liittyviin teorioihin kuten projektimarkkinointiin ja -myyntiin, projektin hallintaan, asiakassuhteisiin, laatuun (erityisesti informaation laatuun) sekä informaationhallintaan. Yrityksen myyjät ja projektipäälliköt sekä osa asiakkaista, agenteista ja partnereista haastateltiin yrityksen nykytilanteen sekä informaation laatuun ja myyntilupausten pitämiseen liittyvien ongelmien selvittämiseksi. Haastattelutulosten perusteella tehtiin tarkentavia katsauksia havaittuihin ongelmiin liittyvään kirjallisuuteen. Korjaavien toimenpiteiden määrittelemiseksi suoritettiin lisäksi vertailututkimus (benchmarking). Näiden perusteella määriteltiin toimenpiteet, jotka tulisi suorittaa yrityksessä havaittujen ongelmien korjaamiseksi. Työssä esitellyn informaation laatukaavan [M=f(D,C)] avulla voitiin identifioida tyypillisimmät tiedon laatuun liittyvät ongelmat esimerkkiyrityksessä. Ne liittyivät enimmäkseen projektipäälliköiden asiayhteyden (C) ymmärtämiseen, mikä liittyy vahvasti myynnin harmaaseen alueeseen, sekä tietofunktioiden (1) erilaisuuteen yrityksen myyntiedustajien ja oman henkilöstön välillä. Kävi myös ilmi, että suurin osa ongelmista ilmenee projektin toteutuksen aikana, mutta monet ongelmien syistä ovat myyntivaiheessa. Myynti- ja tilaus-toimitusprosessiin sekä tärkeään vastuunsiirtovaiheeseen liittyvät työkalut ja toimintatavat, joiden avulla havaitut ongelmat saadaan korjattua, on määritelty ja kuvattu diplomityön tuloksena. Lisäksi ehdotetaan toimintamalleja, joiden avulla mahdollistetaan informaation laadun ja myyntilupausten pitämisen mittaus ja jatkuva parantaminen myös tulevaisuudessa. Kuvattujen toimenpiteiden toimeenpano mahdollistaa jatkossa entistä parempien liiketoimintatulosten saavuttamisen. Niiden toimeenpano jää kuitenkin esimerkkiyrityksen vastuulle.Description
Supervisor
Lillrank, PaulThesis advisor
Paananen, JariKeywords
quality, laatu, information, informaatio, sales promise, myyntilupaus, relationship, asiakassuhde