Improving the efficacy of corporate space utilization using CAFM -software: Case Fujitsu

Abstract

The facility costs are a significant expense for companies. Measuring and allocating them on units and products in accordance with the principles of activity-based costing is difficult and companies have not focused on it very much. The evolution of CAFM-software has made improved metering and controlling of the costs possible. The absence of CAFM-implementation case studies is a serious deficiency.

The goal of this work was to use the means of single-case explanatory case-study to research how the efficacy of corporate space utilization can be metered and improved using CAFM-software. It was found that both domestic and international suitable software is available but only Finnish software is really used in Finland. For example, the global market leader Archibus does not have any representation or clients in Finland. The five offers received were comparable in costs but there were some differences in the features and assumed quality of the software packages. It was assessed that the international CAFM-packets will gain a foothold in the Finnish market.

During the implementation phase it was found out that the chosen software - in this case Rapal Oy's Optimaze.net - and its inbuilt paradigm significantly funnels the whole framing of question and sets the selection of available solutions. As an immediate result of the CAFM implementation a significant number of previously unknown unoccupied workstations were found that could not be uncovered without a CAFM-system. This opened a possibility for significantly improving the space utilization of the site. Thus a means for producing reliable and correctly allocated corporate real estate information was created. In the end, a set of meters for condensing the corporate real estate data into useful information for corporate management was created.

Toimitilakustannukset ovat yrityksille merkittävä menoerä. Niiden mittaaminen ja kohdistaminen toimintolaskennan periaatteiden mukaisesti yksiköille ja tuotteille on hankalaa, eivätkä yritykset ole sitä kovin laajalti tehneet. Tilanhallintaohjelmistojen kehityksen myötä kustannusten entistä tarkempi mittaaminen ja ohjaaminen on tullut mahdolliseksi. On vakava puute, ettei tilanhallintaohjelmiston käyttöönottotapauksia kuvaavia tapaustutkimuksia juuri ole.

Tämän työn tavoitteena oli tutkia yhden tapauksen selittävän tapaustutkimuksen keinoin, miten yrityksen tilankäytön tehokkuutta voidaan mitata ja parantaa tilanhallintaohjelmiston avulla. Todettiin, että sopivia ohjelmia on tarjolla niin Suomessa kuin kansainvälisestikin, mutta Suomessa käytetään tätä nykyä oikeastaan ainoastaan kotimaisia ohjelmistoja. Esimerkiksi globaalisti johtavalla tilanhallintaohjelmistolla Archibuksella ei ole Suomessa edustusta tai asiakkaita. Viisi saatua tarjousta olivat kustannuksiltaan vertailukelpoisia, mutta ohjelmistojen ominaisuuksissa ja arvioidussa laadussa oli huomattavia eroja. Arvioitiin, että kansainväliset ohjelmistot saavat ennen pitkää ainakin jonkinlaisen jalansijan myös suomalaisilta markkinoilta.

Ohjelmiston käyttöönottovaiheessa todettiin, että valittu ohjelmisto - tässä tapauksessa Rapal Oy:n Optimaze.net - ja sen paradigma ohjaa merkittävästi koko ongelman asettelua ja käytössä olevia ratkaisuvaihtoehtoja. Välittömänä tuloksena tilanhallintaohjelmiston käyttöönotosta löydettiin pilottikohteena olleesta toimistorakennuksesta huomattava määrä vapaita työpisteitä, jotka eivät olleet ilman järjestelmää havaittavissa. Tämä avasi mahdollisuuden tilankäytön merkittävään tehostamiseen. Samalla saatiin luotua tapa tuottaa luotettavaa ja oikein kohdistettua tilatietoa yrityksen toiminnasta. Lopuksi luotiin mittaristo, jonka tarkoitus oli tiivistää tilanhallintaohjelmistolla kerättävä tieto yrityksen johdolle käyttökelpoiseen muotoon.