Agendasta ämpäriin- esimiesten näkemyksiä palaverien roolista johdon työkaluna

Abstract

Tämän tutkielman tavoitteena on selvittää esimiesten näkemyksiä palaverien roolista organisaatioiden arjessa sekä johtamisen välineenä. Tutkielma keskittyy erityisesti esimiesten rooliin sisäisten palaverien vetäjänä ja miten he edistävät omalla toiminnallaan palaverien tehokkuutta. Lisäksi tutkimus pyrkii selvittämään minkälainen rooli fasilitoinnilla on esimiesten palaverikäytännöissä. Näitä tuloksia pyritään heijastamaan organisaatiokulttuurin näkökulmasta kilpailevien arvojen mallia hyödyntäen. Tutkimusaineisto on kerätty haastattelemalla kahdeksaa johtotehtävissä toimivaa henkilöä, jotka työskentelevät Suomen parhaat työpaikat 2014-listaukseen kuuluvissa organisaatioissa. Tutkimus on toteutettu semistrukturoituna teemahaastattteluna AI- lähestymistapaa hyödyntäen.

Tutkimuksen teoriaosuudessa esitellään palavereihin liittyvää aiempaa tutkimusta siitä, miten palaverit kytkeytyvät organisaatioiden sisäiseen viestintään, johtamiseen sekä organisaatiokulttuuriin. Lisäksi palavereja tarkastellaan Return on Investment-näkökulmasta, ja kuvataan mitkä tekijät ja miten ne vaikuttavat palaverien kokonaiskustannuksiin.

Tutkimuksen keskeisin löydös liittyy siihen, että palaverien rooli organisaatioissa riippuu pitkälti siitä, mielletäänkö palaveriin osallistuminen varsinaiseksi työksi vai tukeeko se palaverin ulkopuolista työtä. Palavereihin ei kiinnitä organisaatioissa erityisesti huomiota esimerkiksi ohjeiden, seurannan tai koulutuksen näkökulmasta, vaan ne muodostuvat pitkälti vetäjiensä näköisiksi. Palaverien tehokkuus lepää siten pitkälti palaverin pitäjän kompetenssin varassa. Tutkimustulosten perusteella esimiehet painottavat perinteiseen palaverijohtamiseen liittyviä tekijöitä, kuten agendan, valmistautumisen, ajankäytön ja fokuksen säilyttämisen merkitystä. Fasilitoinnin rooli palaverityöskentelyssä on melko vähäinen. Palaverien kehittämistarpeet vaihtelivat organisaatiokulttuurin olemuksesta riippuen, mutta yleisesti haastateltavien kehittämistarpeissa painottui palaverityöskentelyn kokonaisvaltaisempi johtaminen sekä luovuuden edistäminen palavereissa.