aalto1 untyped-item.component.html
ERP post-implementation challenges in accounting roles – A case study
Loading...
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Business |
Master's thesis
Electronic archive copy is available via Aalto Thesis Database.
Authors
Date
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Language
en
Pages
57
Series
Abstract
ERP systems have become increasingly common among small and medium-sized companies. The purpose of an ERP system is to connect the different functions of a company into a single database where information is easily accessible. The likelihood of implementing it increases as the size of the company increases. Implementing an ERP system in large companies is a long-term project that requires a lot of resources, both internal and external.
The sheer volume of data integrated into a single system makes it challenging to implement. Companies experience a period of reduced productivity after implementation, which usually lasts at least a year. During and after this period, companies experience a variety of challenges. The post-implementation period can include changes in operating practices, responsibilities, and culture, and it can cause resistance, workarounds, conflicts, and decreased efficiency. The ERP post- implementation period and the challenges that arise have been studied little from the perspective of accounting professionals. Most studies focus on the implementation itself and the pre-implementation stage, so this study aims to better understand the challenges that accounting professionals experience after implementation.
The theoretical framework of the study consists mainly of the literature on ERP implementation and the changes and challenges it causes, which are analyzed from the perspective of the accounting job description. Before this, an ERP system is defined, its features, selection criteria, implementation success factors, and its advantages and disadvantages are discussed.
A qualitative case study was chosen for the empirical part of the study to gain a comprehensive understanding of the topic. Nine accounting professionals from a multinational manufacturing company were interviewed for the case study. The interviewees were chosen to represent different roles and areas of responsibility. The results showed that although the implementation was technically successful, it nevertheless created a lot of dissatisfaction in the organization. Efficiency was mostly said to be at most the same as before the implementation. Insufficient resources were
highlighted, which was reflected in pending tickets and workarounds.
ERP-järjestelmä on tullut yhä yleisemmäksi myös pienien ja keskisuurten yritysten keskuudessa. ERP-järjestelmän tarkoitus on yhdistää yrityksen eri toiminnot samaan tietokantaan, jossa tieto on helposti saatavilla. Sen implementoimisen todennäköisyys kasvaa sitä mukaa, kun yrityksen koko kasvaa. ERP-järjestelmän implementointi on suurissa yrityksissä pitkäkestoinen projekti, joka vaatii paljon resursseja, niin sisäisiä kuin ulkoisia.
Valtava määrä tietoa integroituna yhteen järjestelmään tekee siitä haastavan implementoida. Yritykset kokevat alentuneen tuottavaisuuden ajanjakson implementoinnin jälkeen, joka yleensä kestää vähintään vuoden. Tämän ajanjakson aikana tai sen jälkeenkin yritykset kokevan monenlaisia haasteita. Implementoinnin jälkeinen aika voi sisältää muutoksia toimintatavoissa, vastuualueissa ja kulttuurissa, sekä se voi aiheuttaa vastarintaa, vaihtoehtoisia työskentelytapoja, ristiriitoja ja tehokkuuden heikkenemistä. ERP-implementoinnin jälkeistä aikaa ja silloin vallitsevia haasteita on tutkittu vähän laskentatoimen ammattilaisten näkökulmasta. Suurin osa tutkimuksista keskittyy itse implementointiin ja ennen sitä vaikuttaviin asioihin, joten tämän tutkimus pyrkii ymmärtämään paremmin haasteita, joita laskentatoimen ammattilaiset kokevat implementoinnin jälkeen.
Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu pääosin ERP-implementoinnin ja sen aiheuttamien muutoksien ja haasteiden kirjallisuudesta, joita analysoidaan laskentatoimen työnkuvan perspektiivistä. Ennen tätä määritellään ERP-järjestelmä, käsitellään sen ominaisuuksia, valintaperusteita, implementoinnin menestystekijöitä sekä sen hyviä ja huonoja puolia.
Tutkimuksen empiiriseen osaan valittiin laadullinen yksittäistapaustutkimus, jotta aiheesta saadaan kattava ymmärrys. Tapaustutkimukseen haastateltiin yhdeksää laskentatoimen ammattilaista monikansallisesta teollisuusyrityksestä. Haastateltavat valittiin edustamaan erilaisia rooleja ja vastuualueita. Tulokset osoittivat, että vaikka implementointi onnistui teknisesti, loi se kuitenkin paljon epätyytyväisyyttä organisaatioon. Tehokkuuden sanottiin suurimmaksi osaksi olevan korkeintaan sama, kuin ennen implementointia. Resurssien riittämättömyys korostui, mikä näkyi odottavina kehityskohteina ja vaihtoehtoisina työmenetelminä.