Analyzing knowledge management in a software consulting company

Thumbnail Image

Files

master_Timonen_Mathias_2018.pdf (1.85 MB)

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.

Authors

Date

2018-10-08

Department

Major/Subject

Software and Service Engineering

Mcode

SCI3043

Degree programme

Master’s Programme in Computer, Communication and Information Sciences

Language

en

Pages

141+3

Series

Abstract

Successful knowledge management can provide organizations a competitive advantage. The European software consulting company Futurice has been involved in thousands of software development projects and the company is constantly growing, thus making the possible benefits of knowledge management more evident. However, throughout the years, employee surveys at Futurice have shown that employees don't feel that knowledge is being shared enough between organizational units and projects. Despite this measurement, the results do not reveal what needs to be improved. Therefore, a better understanding of the current state is required in order to make better informed decisions on what should be improved. This master's thesis aims to provide a better understanding of the current state of knowledge management at Futurice. For this, a set of employees with different roles and experience were interviewed using semi-structured interviews. A qualitative analysis was done to understand the problem domain better, identify what is important to share, and understand what challenges there are regarding knowledge management at Futurice. In addition, a set of improvement ideas were constructed based on the findings, and further evaluated in a workshop. As a result, this thesis has identified what knowledge could be beneficial to projects in different situations, and thereby indicating what knowledge is important to share. While simply sharing this knowledge can make people aware of the available experience and knowledge in the company, it is also important to codify various characteristics of projects in order for people to be able to find projects and people with relevant experience and knowledge. By further combining the characteristics of projects and shared knowledge, it is possible to start creating guidelines that incorporate best practices and lessons learned according to varying project characteristics. This will enable a learning organization that utilizes previous experience and existing knowledge to improve future project success. Furthermore, the current state analysis reveals that even though the culture at Futurice enables people to share knowledge and there are many ways to do so, it is not clear what, how and where to share or find relevant information or knowledge; instead, it's very serendipitous who manages to do so. Therefore, a more systematic approach towards knowledge management should be taken. This conclusion is in line with existing literature and reflected in the improvement ideas. Systematic information collection, utilization and knowledge reuse from projects is one of the improvement ideas presented by this thesis which addresses this issue and provides a way to access the knowledge that could be beneficial to projects in different situations as identified by this thesis.

Företag kan öka sin konkurrenskraft med hjälp av lyckad knowledge management. Det europeiska programvarukonsultföretaget Futurice har utfört tusentals programutvecklingsprojekt och företaget växer konstant, vilket gör de möjliga fördelen av knowledge management mera uppenbara. Likväl har arbetstagarenkäter genom åren visat att arbetstagarna inte känner att kunskap delas tillräckligt mellan företagsenheter och projekt. Fastän dessa mätningar finns, kan de inte påpeka vad som borde förbättras. För att kunna göra mera välinformerade beslut om hur den nuvarande situationen kunde förbättras, behövs det en bättre uppfattning än så. Avsikten med detta diplomarbete är att ge en bättre uppfattning om dagsläget gällande knowledge management hos Futurice. För att skapa en bättre uppfattning, har en grupp arbetstagare med olika roller och olika erfarenhet intervjuats med semi-strukturerade intervjuer. En kvalitativ analys gjordes för att förstå problemdomänen bättre, identifiera vilken kunskap vore gynnsam att dela, och förstå vilka utmaningar det finns gällande knowledge management hos Futurice. Därutöver skapades en uppsättning utvecklingsförslag baserat på resultaten, vilka utvärderades i en workshop. Som slutresultat har arbetet identifierat vilken kunskap som kunde vara till nytta för ett projekt i diverse situationer, och därmed vilken kunskap vore viktig att dela med sig av. Fastän delning av denna kunskap ökar kännedom om tillgänglig erfarenhet och kunskap inom företaget, är det också viktigt att kodifiera projektkarakteristik så att människor kan hitta projekt och människor med relevant erfarenhet och kunskap. Genom att vidare kombinera projektkarakteristik och delad kunskap, är det möjligt att börja skapa riktlinjer som inkorporerar god praxis och erfarenhetsåterföring enligt diverse projektkarakteristik. Detta möjliggör en lärande organisation som utnyttjar hittillsvarande erfarenhet och befintlig kunskap för att förbättra framtida projektframgång. Vidare avslöjar current state analysen att fastän kulturen hos Futurice tillåter människor att dela med sig kunskap, och det finns flera sätt att göra så, är det oklart vad, hur och var man ska dela med sig eller hitta relevant information eller kunskap; istället är det väldigt slumpartat vem som lyckas göra det. Därför borde Futurice ta ett mera systematiskt förhållningssätt gentemot knowledge management. Denna slutsats är i linje med befintlig literatur och återspeglas i utvecklingsförslagen. Systematisk insamling och utnyttjande av information, samt återanvänding av kunskap är en av utvecklingsförslagen som tar itu med denna sak och förser tillgång till kunskap som kunde vara till nytta för projekt i diverse situationer som detta arbetet har identifierat.

Description

Supervisor

Lassenius, Casper

Thesis advisor

Hälikkä, Harri

Keywords

knowledge management, knowledge sharing, software engineering, consulting, learning organization, lessons learned

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-201810175447

Collections

[dipl] Perustieteiden korkeakoulu / SCI