Beyond Boundary Objects – Improving Engineering Communication with Conscription Devices

Thumbnail Image
Files
isbn9789526054490.pdf (3.4 MB)
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Electrical Engineering | Doctoral thesis (article-based) | Defence date: 2013-12-11
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Author
Date
2013
Department
Tietotekniikan laitos
Department of Computer Science and Engineering
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Language
en
Pages
154 + app. 87
Series
Aalto University publication series DOCTORAL DISSERTATIONS, 192/2013
Abstract
In addition to increased technical complexity, globalization and increasing global competition have made engineering communication a complex and boundary crossing activity with multiple stakeholders. This dissertation studies how product information is used in engineering communication between experts in different problem-handling situations during the product lifecycle. Engineering communication is mediated via different product information artifacts. The concepts "boundary object" and "conscription device" are used as theoretical lenses to study these artifacts. Boundary objects are artifacts that carry information between development domains and stakeholders. Conscription devices augment boundary objects by enlisting people who will bring the necessary context information into a problem- handling situation. This dissertation addresses the role of context information in engineering communication and studies how context information can be included in engineering communication. The empirical part of the research consists of three case studies, which were conducted in traditional manufacturing industries to study engineering communication during different phases of the product lifecycle: Design, manufacturing, and maintenance. Data were collected using interviews, observations, a future dialogue workshop, and a simulation game. The results have been analyzed in a qualitative manner with content analysis. The results show that a lack of context information in engineering communication poses challenges. For example, a designer produces low-quality designs due to a lack of manufacturing context information and a technical support engineer needs to send several clarifying e-mails to understand what the context for the faulty equipment. These issues result in wasted time and rework. The results also indicate that conscription devices may be used in engineering communication to introduce critical context information, which would help diminish the challenges stemming from a lack of context information. The results can be used for designing collaborative computer tools that take into account communicating context information along with the actual content. Additionally, the results will help in planning a more deliberate way to use product information as conscription devices and boundary objects, in different problem-handling situations.

Globalisaatio, kiristyvä maailmanlaajuinen kilpailu, ja tuotteiden monimutkaistuminen on korostanut tehokkaan kommunikaation merkitystä yrityksissä. Tässä työssä tutkitaan miten insinöörit käyttävät tuotetietoa kommunikoidessaan eri ongelmanratkaisutilanteissa tuotteen elinkaaren aikana keskittyen erityisesti suunnittelu-, tuotanto- ja ylläpitovaiheisiin. Tyypillisesti insinöörit kommunikoivat eri tuotetietodokumenttien avulla. Tässä työssä käytetään 'rajaobjekti'- ja 'osallistamisobjekti'konsepteja näiden dokumenttien teoreettisessa tarkastelussa. Rajaobjektit ovat tässä työssä tuotetiedon ilmentymiä kuten komponenttipiirustus ja huoltomanuaali, joita käytetään kommunikoinnin välineinä. Tuotetiedon käyttäminen rajaobjekteina ei kuitenkaan ole riittävää, sillä ne eivät osallista ihmisiä ongelmanratkaisuun. Tämän vuoksi käytetään osallistamisobjekteja, jotka tässä työssä ovat muokattavia tuotetiedon ilmentymiä (esim. 2D piirustus, jota insinöörit muokkaavat yhdessä). Nämä osallistamisobjektit kutsuvat ongelmanratkaisuun insinöörit, jotka tuovat mukanaan kriittisen kontekstitiedon. Tässä työssä tutkitaan kontekstitiedon merkitystä insinöörien välisessä kommunikoinnissa sekä sitä, miten tämä kontekstitieto voidaan liittää kommunikointiin. Empiirinen osa tästä tutkimuksesta koostuu kolmesta tapaustutkimuksesta perinteisissä valmistavan teollisuuden yrityksissä. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluita, havainnointeja, tulevaisuuden ennakointidialogia ja simulaatiopeliä. Aineisto analysoitiin laadullisin menetelmin. Tulokset osoittavat, että kontekstitiedon kommunikointi ei ole riittävää, mikä aiheuttaa haasteita. Esimerkiksi suunnittelija tuottaa huonolaatuisia komponenttipiirustuksia, sillä hän ei ymmärrä tuotannon kontekstia ja sen aiheuttamia rajoitteita. Nämä haasteen johtavat ajan tuhlaamiseen ja lisätyöhön. Tulokset osoittavat myös, että osallistamisobjektien käyttöä tulisi lisätä insinöörien välisessä kommunikaatiossa, jotta kriittinen kontekstitieto saadaan mukaan keskusteluun. Tämä vähentää puuttuvan kontekstitiedon aiheuttamia ongelmia. Työn tuloksia voidaan hyödyntää suunnitellessa sellaisia yhteistyöjärjestelmiä, jotka huomioivat varsinaisen sisällön lisäksi kontekstitiedon. Lisäksi tulosten avulla voidaan tehdä tuotetiedon käytöstä joko rajaobjekteina tai osallistamisobjekteina, suunnitelmallisempaa eri ongelmankäsittelytilanteissa.
Description
Supervising professor
Nieminen, Marko, Prof., Aalto University, Usability and User Interfaces, Finland
Thesis advisor
Nieminen, Marko, Prof., Aalto University, Usability and User Interfaces, Finland
Keywords
engineering communication, boundary objects, conscription devices, context information, problem handling, computer supported collaborative work (CSCW), kommunikointi, rajaobjekti, osallistamisobjekti, kontekstitieto, ongelmanratkaisu, yhteistyöjärjestelmät
Other note
Parts
  • [Publication 1]: Hölttä, V., P. Mannonen and S. Teräs. 2013. Design communication types in buyer-supplier relationship. In Proceedings of 17th IEEE International Conference on Computer Supported Cooperative Work in Design (CSCWD 2013) Held in Whistler, BC, Canada 27-29 June 2013.
  • [Publication 2]: Hölttä, V., T. Eisto and M. Nieminen. 2010. Impacts of Poor Communication of Design Information and Factors Leading to it. In Proceedings of the 7th International Product Lifecycle Management Conference (PLM10) Held in Bremen, Germany 12-14 July 2010.
  • [Publication 3]: Hölttä, V., P. Mannonen and M. Vartiainen. 201x. Communication in Dispersed Maintenance Support Work: the Role of Boundary Objects and Context Information. Submitted to CSCW journal.
  • [Publication 4]: Hölttä, V. 2010. Enabling Efficient Communication of Quality Design Information. In Proceedings of 11th International Design Conference (Design 2010) Held in Dubrovnik, Croatia 17-20 May 2010.
  • [Publication 5]: Hölttä, V. and T. Eisto. 2011. Social Media enabled Design Communication Structure in a Buyer-Supplier Relationship. In Proceedings of The International Conference on Engineering Design, ICED 2011.
Citation
Permanent link to this item
https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-60-5449-0
Collections
[diss] Sähkötekniikan korkeakoulu / ELEC