Designing a framework for linking company goals with daily tasks in a small software company

Abstract

Action of a company should be based on company's strategic objectives and strategy. Strategy is the plan to fulfill the strategic objectives. Fluidity of resources is important: resources should be easily allocated to strategically important areas. Today, strategy work in companies is more dynamic and practical than it used to be earlier. Also a small company can take a major advantage of the practical strategy tools and models.

Agile software development methods have made it more effective to manage the development work through stories selected into iterations and broken into tasks for development to be completed. This model working effectively to provide a method for effective resource allocation.

In this thesis, the possibility to improve a company's functions and management by linking the strategic, company-level goals with day-to-day tasks is studied. The target of the study was a small software company, which employs less than 50 employees and is using agile software development methods.

The business and management models of the case company were studied profoundly. The model was perceived to be functioning well and serving the purposes of the company. The company uses a software tool called Agilefant.org for managing its software development projects. Agilefant is very suitable for operational management purposes. All the work efforts (i.e. also other than software development) are logged into Agilefant.

The activity logged into Agilefant was analyzed for a 13 month period. The analysis of the data showed that the personnel of the company have notably too many projects in-process at the same time. The company suffers from the loss of effectiveness due to task switching. The most important reason for too many projects running at the same time was noted to be the inability to plan future activated. The company did not have any functional method or tool to do the planning and prioritization of future goals and therefore it did not have a functional model to manage future work.

A framework was designed to link future goals with day-to-day activities in the studied company.

Yrityksen toiminnan tulee perustua sen strategisiin tavoitteisiin ja strategiaan eli suunnitelmaansa toteuttaa tavoitteita. Resurssien sujuva liikuteltavuus strategisesti tärkeille alueille on tärkeää. Varsinainen strategiatyö on kehittynyt dynaamisemmaksi, mutta myös käytännöllisemmäksi. Myös pieni yritys voi saada hyötyä käytännöllisempien strategiatyökalujen avulla..

Ketterät menetelmät ovat parantaneet ohjelmistokehityksen hallittavuutta: kehitysideat valitaan käyttäjätarinoina iteraatioihin ja pilkotaan kehitystehtäviksi toteutettavaksi. Tätä voidaan hyödyntää resurssien ketterämmässä ohjaamisessa.

Tässä työssä tutkitaan mahdollisuuksia saada hyötyä ja parantaa tehokkuutta strategisten tavoitteiden yhdistämisestä käytännön jokapäiväisiin tehtäviin. Tutkimuksen kohteena on pieni, alle 50 henkilöä, työllistävä ohjelmistoyritys, jossa sovelletaan ketteriä menetelmiä ohjelmistokehityksessä.

Tutkimuksen kohteena olevan yrityksen tapa toimia ja ohjata toimintaansa selvitettiin seikkaperäisesti. Yrityksen toiminnan mallin havaittiin olevan perusteltu ja hyvin yritystä palveleva. Yritys käyttää ohjelmistokehityksensä ohjaamiseen Agilefant.org -nimistä ohjelmistoa. Se palvelee hyvin operatiivisen tekemisen ohjaamisessa. Agilefant-ohjelmistoa käytetään kaiken tehdyn työajan ja sen kohteiden keräämisessä, myös muun työn kuin ohjelmistokehityksen.

Yrityksen työtehtävien toteuttamista tutkittiin 13 kuukauden ajan. Kerätyn tiedon analysointi osoitti, että yrityksen henkilöstöllä oli merkittävästi liikaa tehtäviä hoidettavanaan samanaikaisesti. Tämä johtaa siihen, että yritys menettää paljon työaikaa, kun henkilöt vaihtoivat jatkuvasti tehtävästä toiseen. Isoimmaksi tekijäksi samanaikaisen työn ylimäärään havaittiin tekemisen suunnittelun puutteet. Yrityksellä ei ollut sille istuvaa tapaa ja työkaluja työstää ja priorisoida tulevan tekemisen tavoitteita, eikä siten myöskään toimivaa mallia hallita tekemistä.

Työssä suunniteltiin viitekehys, jossa yritystasoiset tavoitteet yhdistetään alempien tavoitteiden kautta käytännön tekemiseen tutkitussa yrityksessä.