I survived another meeting that should have been an e-mail - Designing organization to refocus work in production environment

Abstract

This thesis examines ways to enhance productivity in factory setting by addressing inefficient meeting culture and role uncertainty. Leverag-ing Herzberg’s two-factor motivation theory and Quality of Work Life (QWL) survey data together with interviews, key areas for improvement were identified information transparency, role clarity and skills devel-opment.

Using Double-Diamond design process, a tailored organisational mod-el was developed and implemented leading to significant time savings and according to QWL-survey results held, improved information transpar-ency, skills development and team culture.

The findings demonstrate that organisational design based on proper design process can boost productivity.

Turhista kokouksista ja epäselvistä rooleista keskustellaan usein toimistotyön yhteydessä – ei niinkään tuotantotyöhön liittyvänä ongelmana. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan turhien kokousten negatiivisia vaikutuksia tuottavuuteen ja suorituskykyyn sekä etsitään ratkaisuja, kuinka parantaa tuotantotiimin tuottavuutta puuttumalla tehottomaan kokouskulttuuriin ja roolien epäselvyyteen. Ratkaisuksi kehitettiin uusi päivittäisten tuotantokokousten malli sekä tuotantotyöntekijöiden roolia korostava visuaalinen malli.

Mallien kehitys noudatteli Double-Diamond muotoiluprosessin neljää vaihetta. Löydä-vaiheessa (Discover) tutustuttiin tiimin ongelmakohtiin haastatteluin, sekä QWL-kyselyn tulosten pohjalta sekä tutustutuen esiin nousseisiin teemoihin tarkemmin. Määrittelyvaiheessa (Define) määriteltiin ratkaistava ongelma ja kehityskohteet Quality of Work Life (QWL)- kyselyn tulosten pohjalta. Kehitettäviksi asioiksi valikoituivat tiedon läpinäkyvyys, roolien selkeys ja osaamisen kehittäminen. Kehitysvaiheessa (Develop) kehitettiin aluksi uudenlainen kokousmalli ja seuraavassa vaiheessa tiimin rakennetta kuvaava työntekijäkeskeinen visuaalinen organisaatiomalli. Kehityksen tukena käytettiin tiimiläisten sekä entisten tiimiläisten haastatteluita sekä Herzbergin kaksifaktoriteoriaa. Toteutusvaiheessa (Deliver) mallit otettiin käyttöön ja niiden toimivuutta on tarkasteltu QWL-kyselyillä.

QWL-metodi on professori Marko Kestin tutkimukseen pohjaava malli, joka on kehitetty löytämään organisaatioiden keskeiset kehityskohteet. Mallin teoriapohjan voi nähdä nojaavan Herzbergin kaksifaktoriteoriaan – QWL-tulosten kaikki faktorit eivät Herzbergin teorian tapaan paranna tuottavuutta sinänsä vaan poistavat työtyytymättömyyttä.

Tulokset osoittavat, että muotoiluprosessiin perustuva organisaatiomuotoilu voi lisätä tuottavuutta. QWL- kyselyn tulosten perusteella tiimiläiset arvioivat mm. tiedonkulun läpinäkyvyyden merkittävästi parantuneen, vaikka kokouksissa kollektiivisesti käytetty aika parani merkittävästi. Kyselyiden perusteella myös osaamisen kehittyminen sekä tiimikulttuuri paranivat. Uusien toimintamallien käyttöönotto johti myös merkittäviin aikasäästöihin – yli 1000 henkilötyötuntia. On kuitenkin syytä pitää mielessä, että pitkäaikaisten hyötyjen saavuttaminen edellyttää jatkuvaa kehitystyötä – muotoiluprosessi on nimenomaan prosessi.