Improving usability of a licencing management portal

Abstract

Software licences are used to restrict usage of a software according to the owner of the intellectual property (IP). In commercial licencing, the usage of a specific software often requires payment, and hence the user might require information about their licence, such as its possible expiration date and what products it covers. In a case where a singular distributor has multiple software, its often beneficial to man-age them all in a singular place, referred to as a licence management portal. The thesis aims to assess one licence management portals usability and make suggestions for future development based on data gathered from a usability study.

The usability study was conducted utilizing task-based usability testing, with both qualitative and quantitative metrics. The emphasis was on qualitative aspects, and the sample size was seven people, divided into two groups of three and four. The first group consisted of licence users, while the second group contained licence administrators. The data gathered from these groups was analyzed separately, since their tasks differed. The data was gathered into data collections which were inspected and visualized.

The results show that the level of usability differs between the two groups, with administrators having more requests and negative observations compared to specialists. In order to improve the licencing management portal further, information clarity and advanced functionality, such as managing large user and licence pools should be emphasized. Both groups found the portal’s outlook, minimalism and basic functionalities satisfying. Prototypes of possible development direction are shown in the Appendix.

To understand whether the prototypes improve usability, an identical study with similar participants and the new design should be conducted.

Ohjelmistolisenssejä käytetään rajoittamaan ohjelmiston käyttöä immateriaalioikeuden omistajan mukaisesti. Kaupallisessa lisensioinnissa tietyn ohjelmiston käyttö vaatii usein maksua, ja täten käyttäjä saattaa tarvita tietoa lisenssistään, kuten sen mahdollisesta vanhenemispäivästä ja siitä, mitä tuotteita se kattaa. Tapauksessa, jossa yhdellä jakelijalla on useita ohjelmistoja, niiden hallitseminen yhdessä paikassa, esimerkiksi lisenssihallintaportaalissa, on usein hyödyllistä. Tämä tutkielma pyrkii arvioimaan yhden lisenssihallintaportaan käytettävyyttä ja antamaan ehdotuksia tulevalle kehitykselle perustuen käytettävyystutkimuksessa kerättyihin tietoihin.

Käytettävyystutkimus suoritettiin tehtäväpohjaisella käytettävyystestauksella, johon sisältyi sekä laadullisia että määrällisiä mittareita. Painotus oli laadullisissa tuloksissa, ja osallistujamäärä oli seitsemän henkilöä, jaettuna kahteen ryhmään, joissa oli kolme ja neljä osallistujaa. Ensimmäinen ryhmä koostui lisenssin käyttäjistä, kun taas toisessa ryhmässä oli lisenssinhallinnan järjestelmänvalvojia. Näiltä ryhmiltä kerättyä dataa analysoitiin erikseen, koska heidän tehtävänsä erosivat toisistaan. Data kerättiin tietokokoelmiin, jotka tarkistettiin ja visualisoitiin.

Tulokset osoittavat, että käytettävyyden taso eroaa kahden ryhmän välillä, järjestelmänvalvojien esittäessä enemmän kehitystoiveita ja kielteisiä havaintoja verrattuna asiantuntijoihin. Lisenssihallintaportaan parantamiseksi tulisi korostaa informaation selkeyttä ja laajempia toiminnallisuuksia, kuten suurten käyttäjä- ja lisenssiryhmien hallintaa. Molemmat ryhmät pitivät portaalin ulkoasua, minimalismia ja perustoimintoja miellyttävinä. Mahdolliset kehityssuunnan prototyypit esitetään tuloksissa ja liitteenä.

Jotta ymmärrämme parantavatko prototyypit käytettävyyttä, identtinen tutkimus samankaltaisilla osallistujilla ja uudella käyttöliittymällä tulisi toteuttaa.