Information systems and competence management in expert organizations - visions and reality
No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Science |
Master's thesis
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Instructions for the author
Author
Date
2011
Department
Major/Subject
Työpsykologia ja johtaminen
Mcode
TU-53
Degree programme
Language
fi
Pages
105
Series
Abstract
Knowledge is generally seen as the crucial asset of expert organizations, and thus the tendency towards managing and developing it in a systematic way is a natural goal. This effort is nowadays largely supported by the use of information systems for which high expectations are often placed. In our study we focus on the usability of information systems for competence management, based both on visions behind them and user experience. Previous literature on the subject is still surprisingly scarce and focuses mainly on the planning and development of the systems but not on genuine user experience. Empirical case in this study is the information system for competence management introduced at VTT. Sixteen persons were interviewed from selected parts of VTT for our study between summer and late autumn 2010. When the system was taken into use, knowledge became a central topic of discussions throughout the organization. Interviewees considered this as an advantage of the system, specifically the way it made the discussion more systematic. However, our study revealed serious challenges in the visions and use of the system. Regarding the utilization of the information provided by the system, it should be kept in mind that the data entered into the system in the development discussions is largely based on subjective evaluation. Correspondingly, its comparability and reliability should be seen relative, especially if the information forms a basis for internal comparisons and ranking. The same holds also for the criteria used in various assessments; e.g. organization's key competences can as well be based on individual competences as on the innovativeness of synergic teams formed by "lower level" experts. These challenges are emphasized when using competence management systems as strategic tools. Information system based competence management easily emphasizes the control of knowledge and ignores the more practical side of competence management: leadership of people and facilitation oftheir learning. Managing via information systems should not lead to managing the information systems themselves. Information systems can serve as valuable managerial tool if the information provided by them is interpreted carefully. It is critical to observe with care also the oral information flowing from different parts of the organization. Organization's internal dialog - both horizontal and vertical - is of fundamental importance. In the best case the numbers can support this dialog, and they should not be seen as replacement for the mundane interaction between different organizational levels.Osaaminen nähdään asiantuntijaorganisaatioissa yleisesti keskeisimmäksi voimavaraksi, jota pyritään johtamaan ja kehittämään suunnitelmallisesti. Tässä käytetään nykyään usein tukena tietojärjestelmiä, joihin kohdistetaan varsin voimakkaitakin odotuksia. Tutkimuksessa tarkastellaan osaamistietojärjestelmän toimivuutta nähin kohdistettujen visioiden ja käyttäjien kokemusten pohjalta. Vastaavanlaista tutkimusta on toistaiseksi julkaistu yllättävän vähän: aihetta käsittelevässä kirjallisuudessa on keskitytty pääosin tietojärjestelmien rakentamiseen ja toimeenpanoon. ei aitoihin käyttökokemuksiin. Käytännön casena tarkastellaan VTT:llä käyttöön otettua osaamisen johtamisen tietojärjestelmää. Tutkimusta varten haastateltiin kesän ja loppusyksyn 2010 välisenä aikana kuuttatoista VTT:läistä organisaation eri osista. Järjestelmän eduksi nähtiin se, että osaaminen nousi sen käyttöönoton myötä keskeiseksi keskustelunaiheeksi kautta organisaation ja että se toi keskusteluun hyödyllistä systematiikkaa. Tämä tutkimus osoitti kuitenkin osaamistietojärjestelmän visioihin ja käyttöön liittyvän vakavia haasteita. Monet osaamistietojärjestelmän taustaoletuksista osoittautuivat ongelmallisiksi. Esimerkiksi subjektiivisiin arviointeihin perustuvan järjestelmätiedon vertailukelpoisuuteen tulee suhtautua varovaisesti, erityisesti kun yksittäisten henkilöiden arvioista tehdään organisaationlaajuisia yhteenvetoja. Samoin organisaation osaamistason arviointi huippuosaajia korostaen voi antaa vääristyneen kuvan, sillä huipputason osaaminen voi koostua myös sopivasta tiimistä alemman tason osaajia. Osaamistietojärjestelmien käyttö strategisena työvälineenä ei ole niin suoraviivaista kuin sitä visioidessa sen ajatellaan olevan. Osaamisen johtaminen tietojärjestelmien avulla onkin helposti yksipuolista management-johtamista, joka korostaa tiedonhal1intaa ja unohtaa osaamisen kehittämisen olevan käytännön työtä, jossa oleellista on ihmisten johtaminen. Vaarana on, että osaamisen sijasta johdetaankin osaamistietojärjestelmää. Tietojärjestelmä voi toimia osaamisen johtamisen apuvälineenä, kunhan sen tuottamaa tietoa tulkitaan huolella. Järjestelmän ohella on tärkeää huomioida myös puhuttu tieto organisaation eri tahoilta - dialogisuus on tärkeää organisaatiossa sekä horisontaalisessa että vertikaalisessa suunnassa. Numerot toimivat parhaimmillaan organisaation sisäisen keskustelun tukena, eikä niiden tarkaste1ulla pidä pyrkiä korvaamaan organisaatiotasojen välistä vuorovaikutusta.Description
Supervisor
Vartiainen, MattiThesis advisor
Buhanist, PaulKeywords
expert organization, asiantuntijaorganisaatio, competence management, osaamisen johtaminen, information systems, tietojärjestelmät, osaamistietojärjestelmät
