Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen kehittäminen case-yrityksen taloushallinnossa

Abstract

Teknologian kehitys mahdollistaa uusien teknologioiden, kuten robotiikan hyödyntämisen taloushallintoprosessien parantamiseksi. Ohjelmistorobotiikan, tai yleisemmin käytetyn RPA-teknologian, nähdään ottavan suuria kehitysaskelia lähitulevaisuudessa. Robotiikkaa on jo hyödynnetty eri toimialoilla ja RPA-teknologian nähdäänkin seuraavaksi yleistyvän yrityksien asiantuntijatehtävissä, jollaisena myös taloushallintoprosessit nähdään.

Taloushallintoprosesseja ohjaa tyypillisesti lait ja säännökset. Lakeja ja sääntöjä noudattavat prosessit ovat määrämuotoisempia ja sisältävät vähemmän variaatiota, mitkä nähdään RPA-teknologian hyödyntämiselle sopivina ominaisuuksina. Lisäksi, taloushallintoprosessit hyödyntävät sähköisiä tietojärjestelmiä, joiden käyttö on ohjelmoitavissa robotille. Taloushallintoprosessit noudattavat myös talousraportointiaikatauluja, mikä kuorimittaa henkilöstön työmäärää raportointiajankohtina ja keventää sitä niiden ulkopuolella.

RPA-teknologian hyötyinä nähdään tuottavuuden ja laadun parantaminen. Automatisoimalla rutiininomaisia prosesseja, jotka sisältävät paljon manuaalityötä, vapautetaan talouden asiantuntijoiden aikaa enemmän älyä vaativiin tehtäviin. Prosessiautomaatiolla voidaan myös parhaimmillaan saavuttaa absoluuttista tarkkuutta ja ehkäistä virheiden syntymistä, sillä robotti toimii joka kerta juuri niin kuin se on ohjeistettu toimimaan. Automaation avulla saatua aikaa tulisi allokoida prosesseihin, jotka eivät sovellu automatisoitaviksi. Haasteellisimpien prosessien suorittamiselle jää enemmän aikaa, jolloin myös näiden laatua voidaan parantaa. Lisäksi, talouden asiantuntijoilla on mahdollista käyttää aikaa valmiiden raporttien analysointiin ja suositusten antamiseen ja tukea tätä kautta päätöksentekoa.

RPA-teknologian hyödyntäminen taloushallinnossa on aiheena uusi, eikä automaatioprosessin parhaista käytännöistä ole yksiselitteisiä valmiita ratkaisuja. Automaatioprosessin pitkäjänteinen sekä huolellisesti suunniteltu ja valmisteltu käyttöönotto, mahdollistavat prosessin kehittämisen sen edetessä. Automaatioprosessin käyttöönoton alussa on tärkeää hankkia onnistuneen prosessin kannalta oppeja. Oppeja pitäisi myös pystyä hyödyntämään prosessin parantamiseksi ja ehkäistä näin toistuvien virheiden syntymistä. Johtamisella ja kommunikaatiolla on merkittävä rooli prosessin parantamisessa. Tavoitteiden, onnistumisten ja epäonnistumisten kommunikointi kohdistetusti henkilöstölle lisää henkilöstön tietoisuutta ja poistaa epävarmuuden tunnetta. Yrityksen sisäinen valmius onkin nähty jo aikaisemmissa taloushallinnon automaatiosta tehdyissä tutkimuksissa merkittävänä onnistuneeseen käyttöönottoon vaikuttavana tekijänä.

Parantamalla automaatioprosessia voidaan vaikuttaa RPA-projektien kustannuksiin ja kannattavuuksiin. Onnistuneella käyttöönotolla valitaan sopivia prosesseja automatisoitaviksi ja varmistetaan, että RPA-projektit pysyvät suunnitellussa aikataulussa. Hyvällä automaatioprosessilla on positiivinen vaikutus RPA-projektien kannattavuuksiin.