Purchasing Marketing and Communications Services

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Helsinki University of Technology | Diplomityö
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Date
2007
Major/Subject
Teollisuustalous
Mcode
TU-22
Degree programme
Language
en
Pages
103+5
Series
Abstract
Purchasing has gained increasing importance in companies during the last years. The subject of this master's thesis is purchasing marketing and communications services, for example services provided by advertising agencies. The thesis focuses on studying a specific case company, where purchasing these services has been carried out independently by business units with little collaboration with professional purchasing. The thesis aims to determine how purchasing marketing and communications services should be managed in a multidivisional company. The goal is to answer the following questions: What is the suitable organization for purchasing marketing and communications services? What is the suitable purchasing process for these services? What are the business effects of the proposed solutions? The thesis concentrates on the phases of the purchasing process leading to and including making the contract agreement. The relevant literature concerning the subject area is reviewed. In the empirical part, the purchasing practices in the case company are studied primarily through purchasing cases. Current practices are compared with good practices from literature. The study concludes that in order to manage purchasing marketing and communications services effectively, a comprehensive purchasing process is needed. The specification should be clear and supplier selection should be carried out objectively from a broad supplier base. Negotiation should be leveraged effectively. A purchasing management process should also be installed. Market conditions should be reviewed, common strategies should be outlined, policies and procedures should be set, and the supplier base should be actively evaluated. Purchasing activity should be planned and managed cross-functionally. Regular information exchange and clear communication lines should be installed, and training and top management support should be provided. Benefits are expected in the form of increased process and information efficiency and better commercial results. Process efficiencies can be achieved through a smooth and clear process flow, clear targets and procedures, and acting on objective information. Information efficiencies are gained through a better understanding of objectives, having information available on the company as a whole, and sharing information and ideas. Scale benefits can be achieved through negotiating effectively, leveraging the company's purchasing power by pooling requirements, and seeking alternative solutions.

Hankintatoimen merkitys yrityksissä on korostunut viime vuosina. Tämän diplomityön aiheena on markkinoinnin ja viestinnän palveluiden hankinta, käsittäen esimerkiksi mainostoimistopalveluiden hankinnan. Työ keskittyy tarkastelemaan tapausyritystä, jossa näiden palveluiden hankinta on hoidettu itsenäisesti liiketoimintayksiköissä ja yhteistyö ammattimaisen hankintatoimen kanssa on ollut vähäistä. Työn tavoitteena on selvittää, miten markkinoinnin ja viestinnän hankintaa tulisi johtaa moniyksikköisessä yrityksessä. Työssä pyritään vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: Millainen on hyvä organisaatio markkinoinnin ja viestinnän hankinnoille? Millainen on hyvä hankintaprosessi markkinoinnin ja viestinnän palveluille? Mitkä ovat ehdotettujen ratkaisujen liiketoiminnalliset hyödyt? Työ keskittyy hankintaprosessin vaiheisiin, jotka edeltävät ja sisältävät sopimuksen tekemisen. Kirjallisuusosassa esitellään aiheen kannalta tärkeää aikaisempaa tutkimustyötä. Empiirisessä osassa yrityksessä hankittavia markkinoinnin ja viestinnän palveluita tarkastellaan pääosin hankintatapausten kautta. Nykyisiä käytäntöjä verrataan kirjallisuudessa esitettyihin hyviin käytäntöihin. Työn tuloksena voidaan todeta, että markkinoinnin ja viestinnän palveluiden hankintaan tarvitaan kattava hankintaprosessi. Tarpeen määrittelyn tulee olla selkeä ja toimittajat tulee valita objektiivisesti laajasta toimittajakentästä. Neuvottelut tulee viedä läpi tehokkaasti. Yrityksessä tarvitaan myös hankintojen johtamisen prosessi näille palveluille. Markkinatilannetta tulee seurata, yhteinen strategia tulee määritellä, menettelytavat ja käytännöt tulee luoda, ja toimittajakenttää tulee jatkuvasti arvioida. Hankintatoimintaa tulisi harjoittaa poikki-organisatorisesti, ja toiminnalla tulisi olla johdon tuki. Tiedonkulun tulisi olla selkeää ja säännöllistä. Koulutusta tulisi järjestää. Näiden toimien hyötyinä ovat tehostunut prosessien läpivienti ja tiedonkulku sekä taloudellisesti edullisemmat hankinnat. Prosessi tehostuu, kun prosessin kulku on selkeä, tavoitteet ja toimintatavat ovat tiedossa ja toiminta perustuu objektiiviseen tietoon. Tiedonkulku tehostuu, kun tavoitteet ymmärretään paremmin, koko yrityksen kattavaa tietoa on saatavilla, tietoa jaetaan aktiivisesti ja ideoista keskustellaan yhdessä. Taloudellisia etuja voidaan saavuttaa neuvottelemalla tehokkaasti, hyödyntämällä yrityksen ostovoimaa yhdistämällä eri yksiköiden tarpeita sekä etsimällä vaihtoehtoisia toimintatapoja.
Description
Supervisor
Tanskanen, Kari
Thesis advisor
Aavikko, Pekka
Keywords
purchasing, hankintatoimi, marketing services, markkinoinnin palvelut, communications services, viestinnän palvelut, purchasing process, hankintaprosessi, purchasing management, hankintojen johtaminen, purchasing organization, hankintaorganisaatio
Other note
Citation