Implementation and Benefit Analysis Framework for Attended Robotic Process Automation

Abstract

Business process automation (BPA) is a key strategy for companies aiming to optimize business processes, reduce costs, and increase employee work satisfaction. Robotic process automation (RPA) has in recent years become one of the most widely used methods of BPA, as it offers advantages such as lower cost, higher agility, and wider scope of use compared to traditional IT solutions. RPA involves the use of software robots that can perform repetitive, mundane, and boring tasks, either autonomously or in real-time collaboration with human workers. These two modes are referred to as unattended and attended RPA, respectively.

Unattended RPA has long been the more popular of the two, but attended RPA has been gaining popularity in recent times as its human-robot interaction abilities open up a plethora of novel possibilities in automating business processes. While there are resources on selecting suitable processes for unattended RPA readily available, there is a clear lack of guidance on how attended RPA is best utilized and what processes it is suitable for.

To this end, this thesis aims to address this gap to enable companies to use attended RPA to its full capabilities, allowing for a higher grade of enterprise automation. To achieve this, a framework is developed for evaluating the suitability of a process for attended RPA based on different evaluation criteria. The framework was designed by interviewing RPA experts about their conceptions and experience of attended RPA, from which key features of attended RPA processes were extracted and formulated into a framework. The main themes in the evaluation framework include human interaction, criticality and scale. To validate the work, the framework was used in a test evaluation, which displayed its functionality as a tool for assessing the suitability for attended RPA in business processes.

Företag har de senaste åren använt sig av automatisering av affärsprocesser (Business Process Automation, BPA) som ett sätt att optimera processer, reducera kostnader, och öka arbetsglädjen hos anställda. Mjukvarurobotik (Robotic Process Automation, RPA) har etablerat sig som ett av de främsta verktygen inom BPA. Jämfört med traditionella it-lösningar inom BPA erbjuder RPA billigare och mångsidigare lösningar som är snabbare att utveckla.

Med hjälp av RPA strävar företag efter att befria arbetare från repetitiva, monotona, och tråkiga uppgifter med hjälp av mjukvarurobotar. Dessa robotar förekommer i två olika varianter, obevakade robotar som jobbar självständigt och bevakade robotar som i realtid samverkar med människan. Bevakade robotar har börjat öka i popularitet eftersom deras förmåga att samverka med människan öppnar en ny värld av möjligheter inom BPA. Trots den ökade uppmärksamheten råder det brist på information om och erfarenheter av hur bevakad RPA kan utnyttjas och till vilka affärsprocesser teknologin lämpar sig bäst.

Syftet med detta arbete är att besvara dessa frågor genom att utveckla ett ramverk för att utvärdera affärsprocessers lämplighet för bevakad RPA baserat på olika utvärderingskriterier. För att utveckla ramverket utförs intervjuer med sakkunniga inom RPA för att urskilja centrala faktorer inom bevakade RPA-projekt. Ramverket hjälper företag att känna igen potentiella fördelar och utmaningar med bevakad RPA, samt att utveckla effektiva automationslösningar som utnyttjar synergin mellan människan och mjukvarurobotar. Ramverket utvärderar de viktigaste faktorerna för att en process ska vara lämplig för bevakad RPA, bland annat människans medverkan, processens storlek och hur affärskritisk processen är.