The Role of ICT Tools and Contextual Factors in Global Virtual Teams

Abstract

Virtual teams are an increasingly prevalent form of organizing work, because they have the potential to significantly increase the responsiveness and flexibility of organizations. The increasing prevalence of virtual teams is also related to the fact that modern ICT tools, the use of which defines virtual teams, enable ever faster and ever more complex forms of collaboration across great distances. Although virtual teams hold great promise, they also hold peril: virtual teams face many unique challenges. This master's thesis seeks to uncover some of these challenges by examining the ICT toolsets of twelve global virtual teams, and by examining contextual factors of two such teams.

This thesis includes an overview of the theoretical background concerning virtual teams and five categories of teams' contextual factors: mental spaces, physical spaces, virtual spaces, social spaces, and organizational context. The virtual spaces chapter is particularly important, because a categorization scheme for ICT tools is presented therein. The mental spaces chapter presents the concept of fluency experiences, which is also very central to the analysis done in this thesis.

To find out what ICT tools are used by global teams and how they are used, I categorize the ICT tools used in the twelve cases according to a two-dimensional categorization scheme: according to the tools' temporality and purpose. I also describe the central experiences that the case team members expressed regarding various ICT tools. After the findings concerning the ICT tools are presented, I move on to take a broader look the kinds of contextual factors that may influence virtual teams. I do this by analyzing two of the cases in depth. The two cases are described in length, after which the identified facilitating and inhibiting factors of the cases are listed and compared - to each other and to prior research findings.

This thesis contributes to virtual team research in several ways. It describes the role of ICT tools in the work of virtual teams in actual corporate environments, using data from twelve different teams in eleven different global companies that together span multiple industries. ICT tools and toolsets are examined by themselves, but also as a part of virtual team members' broader work contexts; this thesis takes a look at some facilitating and inhibiting factors of virtual teams' contexts. Some of the identified factors are novel to virtual team research, and as such open new potential avenues of study.

Virtuaalitiimit ovat alati yleistyvä työn organisoinnin muoto. Virtuaalitiimit yleistyvät osin siksi, että ne voivat lisätä organisaatioiden ketteryyttä ja kykyä vastata monenlaisiin globalisaation mukanaan tuomiin haasteisiin. Virtuaalitiimien yleistyminen liittyy myös ICT-työkalujen kehittymiseen: modernit ICT-työkalut mahdollistavat yhä nopeampaa ja monimuotoisempaa yhteistyötä suurtenkin etäisyyksien yli. Virtuaalitiimeihin liittyy monien mahdollisuuksien lisäksi myös uhkia: virtuaalitiimit kohtaavat eräitä sellaisia haasteita, joita muunlaiset tiimit eivät kohtaa. Pyrin tässä diplomityössä valottamaan osaa näistä haasteista tarkastelemalla kahdentoista globaalin virtuaalitiimin käytössä olevia ICT-työkaluja sekä kahden globaalin virtuaalitiimin kontekstitekijöitä.

Käyn diplomityössä läpi teoreettisen taustan viiden eri kontekstitekijäkategorian osalta: henkinen tila, fyysinen tila, virtuaalinen tila, sosiaalinen tila ja organisatorinen konteksti. Virtuaalista tilaa koskeva luku on erityisen tärkeä, koska siinä esitellään malli jota käytän tässä diplomityössä ICT-työkalujen luokitteluun. Henkinen tila -luvussa esitellään sujuvuuskokemusten käsite, joka on myös tässä työssä tehtävän analyysin keskiössä.

Luokittelen tiimeissä käytetyt ICT-työkalut kaksiulotteisen mallin mukaan - työkalujen ajallisuuden ja niiden käyttötarkoitusten mukaan. Tämän luokittelun tulokset selventävät sitä, mitä työkaluja globaaleissa virtuaalisissa tiimeissä käytetään, ja sitä, mihin kutakin työkalua käytetään. Lisäksi kuvailen tiimien jäsenten ilmaisemia keskeisiä työkaluja koskevia käyttökokemuksia. ICT-työkalujen käsittelyn jälkeen tarkastelen laajasti kontekstiin liittyviä tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa virtuaalitiimien toimintaan. Kuvailen ja analysoin kahta tiimiä: poimin tiimien jäsenten haastatteluista sujuvuuskokemuksia, joiden perusteella pyrin tunnistamaan erinäisiä tiimin toimintaa edistäviä ja ehkäiseviä tekijöitä. Vertailen kahdessa tiimissä tunnistamiani tekijöitä toisiinsa sekä aiempaan virtuaalitiimejä koskevaan kirjallisuuteen.

Tämä diplomityö lisää virtuaalisia tiimejä koskevaa ymmärrystä: työssä kuvataan ICT-työkalujen roolia todellisissa yritysmaailman virtuaalisissa tiimeissä. ICT-työkaluja tarkastellaan sellaisenaan sekä osana laajempaa virtuaalitiimien jäsenten kontekstia; työssä tarkastellaan kontekstiin liittyviä työtä edistäviä ja ehkäiseviä tekijöitä. Osa työssä tunnistetuista kontekstitekijöistä on ennestään tutkimattomia. Tällaiset tekijät ovat potentiaalisia jatkotutkimuksen kohteita.