Making sense to help others make sense: The role of visual material in coordinating strategic sensemaking

Loading...
Thumbnail Image
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Arts, Design and Architecture | Master's thesis
Location:
Date
2020
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Language
en
Pages
108 + 1
Series
Abstract
Making sense of an organization’s future is an inherently complex activity. Consequently, to develop new ideas in strategy work, managers and consultants create visualizations such as process maps and matrices and utilize material such as flip charts and sticky notes. Several studies have identified visual material as meaningful for both individual and collective sensemaking. Moreover, in the context of strategizing, research has demonstrated that visualizations can be utilized to both promote and limit the creation of new meanings. However, while it appears that visual material could be applied to guide sensemaking, it is unclear how organizations intentionally utilize visual approaches to drive the process forward. This thesis examines the role of visual material in coordinating strategic sensemaking. The aim is to explore how visual material can be utilized to facilitate the sensemaking process and what organizations should consider during that process. The thesis is based on a case study of the strategic development activities of a Finnish university. The case study explores how the team responsible for managing the day-to-day strategy process utilized visual material. The study applies organizational ethnography through three methods: documentation of visual material, observations in meetings as well as interviews with key stakeholders. The study followed the grounded-theory approach to gradually and systematically explore the research problem. The study found that visual material can support coordination in various ways. It can be utilized to set the stage for sensemaking, ground sensemaking activities in meetings and workshops, initiate strategy-related discussion and facilitate the planning of the sensemaking process. Moreover, visualizations play multiple roles in the sensemaking process. They can offer a platform for eliciting insights, a lens for reviewing strategic ideas, a means for exploring connections between ideas and a tool for establishing ideas. Additionally, the findings suggest that organizations should consider the potential pitfalls of visualization and the dynamics in a collaborative visualization process as well as ensure visual approaches are aligned with the sensemaking process. Working closely with design professionals may be necessary to utilize these visual approaches effectively. The study deepens understanding on the role of visual material in a collective sensemaking process. Visual material offers a tangible platform for sensemaking not only for the individuals developing the content of the strategy, but also for the team coordinating the strategy process. Today, strategies, products and services are increasingly developed collaboratively and iteratively. When utilized strategically, visualization provides a valuable tool for enhancing collaboration and creativity as well as making sense of the organization’s future.

Organisaation tulevaisuuden suunnittelu on monimutkainen prosessi. Luodessaan uusia ideoita strategiatyössä esimiehet ja konsultit luovat visualisointeja, kuten prosessikaavioita ja matriiseja, sekä hyödyntävät materiaaleja, kuten fläppitauluja ja tarralappuja. Tutkimukset osoittavat, että visuaaliset materiaalit tuovat arvoa, kun yksilöt ja yhteisöt luovat uusia merkityksiä. Lisäksi tutkimuksissa on todettu, että visualisointeja voidaan hyödyntää sekä uusien merkitysten luomisen edistämiseen että rajaamiseen strategiatyössä. Vaikuttaa siltä, että visualisoinneilla voisi ohjata merkitysten luomista. Aikaisemmista tutkimuksista ei kuitenkaan voida päätellä, miten organisaatiot tietoisesti hyödyntävät visuaalisia menetelmiä prosessin edistämiseen. Tämä opinnäyte tutkii visuaalisten materiaalien roolia merkityksellistämisprosessin koordinoinnissa. Tutkimuksen tavoite on selvittää, miten visualisoinneilla voi ohjata merkityksellistämisprosessia ja mitä organisaatioiden tulisi ottaa huomioon kyseisen prosessin aikana. Opinnäyte perustuu tapaustutkimukseen suomalaisen yliopiston strategiatyöstä. Tapaustutkimus keskittyi visualisointien hyödyntämiseen tiimissä, joka koordinoi strategiaprosessia. Tutkimus toteutettiin etnografisin menetelmin: aineisto kerättiin dokumentoimalla visualisointeja, havainnoimalla sekä haastattelemalla prosessille keskeisiä henkilöitä. Aineistoa analysoitiin systemaattisesti ja asteittain ankkuroidun teorian avulla. Tutkimuksen perusteella visualisoinnit voivat tukea koordinointia monella tavalla. Ne voivat luoda pohjan uusien merkitysten luomiseen, ohjata merkitysten luomista kokouksissa ja työpajoissa, innoittaa strategiaan liittyviä keskusteluja sekä tukea koordinoinnin suunnittelua. Lisäksi visualisoinneilla voi olla erilaisia rooleja uusia merkityksiä luovassa prosessissa: visualisoinnit edesauttavat uusien oivallusten syntymistä, strategisten ideoiden arviointia, ideoiden välisten yhteyksien luomista ja ideoiden vakiinnuttamista. Havaintojen perusteella organisaatioiden olisi hyvä ottaa huomioon visuaalisointimenetelmien mahdolliset rajoitteet, yhteisöllisen visualisointiprosessin ominaispiirteet sekä menetelmien ja merkityksellistämisprosessin yhdenmukaisuus. Muotoilun ammattilaisten tuki voi olla tarpeen visuaalisten työkalujen hyödyntämisessä tehokkaasti. Tutkimus auttaa ymmärtämään visualisointien roolia prosessissa, jossa yhteisö pyrkii luomaan uusia merkityksiä. Visualisoinnit ovat sekä strategiaa koordinoiville että sen sisältöä kehittäville henkilöille hyvä keino merkitysten luomiseen. Strategioita sekä uusia tuotteita ja palveluita luodaan yhä useammin iteratiivisesti ja yhteisöllisesti. Strategisesti hyödynnettyinä visualisoinnit ovat arvokas työkalu yhteistyön ja luovuuden edistämiseen ja organisaation tulevaisuuden kehittämiseen.
Description
Supervisor
Vyas, Rupesh
Thesis advisor
Vyas, Rupesh
Keywords
sensemaking, strategy-as-practice, strategizing, visual material, visualization, coordination, facilitation
Other note
Citation