Kiinteistötietojärjestelmän käyttöönotto ja kehitys vähittäiskauppaa harjoittavassa konsernissa

Abstract

Tämän työn teoriaosan tavoitteena on selvittää kiinteistötietojärjestelmien hankintaan ja käyttöön liittyvien ongelmien pohjalta yleisen tietojärjestelmähankkeen kulkua sekä projektin onnistumisen kannalta keskeisiä tekijöitä. Käytännön osuudessa tavoitteena on STOCKMANN Oyj Abp hankkiman tilahallintajärjestelmän käyttöönoton ja räätälöinnin selvittäminen sekä perusteiden esittäminen kiinteistötietojärjestelmäkokonaisuuden muodostamiseksi.

Tutkimusmenetelminä työssä on käytetty kirjallisuustutkimusta, tiimityöskentelyä sekä omia, työn kautta saavutettuja kokemuksia. Kirjallisuutena on käytetty yleisesti tietojärjestelmien hankintaa, projektin kulkua sekä erityisesti kiinteistötietojärjestelmiä käsittelevää materiaalia.

Tehokas ja toimiva kiinteistötietojärjestelmä muodostuu pääperiaatteissaan tilahallintajärjestelmästä sekä kiinteistöjen perustietoja ylläpitävästä kiinteistörekisteristä. Tähän kokonaisuuteen on mahdollista tuoda kirjanpitojärjestelmän tuottamia kustannustietoja sekä liittää taulukkolaskenta- ja tekstinkäsittelyohjelmistoilla tuotettuja dokumentteja. Paikkatietopohjaisessa tilahallintajärjestelmässä on myös tärkeää kyetä hyödyntämään sähköisessä muodossa olevia pohjapiirustuksia. Näin muodostettu työväline mahdollistaa kiinteistöomaisuuden tehokkaan ja laajamittaisen tarkastelun.

Johtopäätöksinä voidaan todeta että madalletut kiinteistöorganisaatiot eivät ennätä miettiä miten jokapäiväisiä työtehtäviä voidaan helpottaa kiinteistöjärjestelmän avulla. Ongelmia aiheuttaa mm. se, että tietojärjestelmää voidaan vain harvoin hyödyntää vanhoihin työtapoihin, joten järjestelmän hankinta ja käyttöönotto edellyttävät organisaatiolta paneutumista tämänhetkisiin toimintamalleihin.

Kiinteistötietojärjestelmällä on laajat käyttömahdollisuudet, mutta tulee muistaa, että sillä ei voida korvata kiinteistöjohtajaa, joka tekee järjestelmän antaman tiedon perusteella kuhunkin tilanteeseen sopivat lopulliset päätökset.